Förvaltningen har idag flera samarbetsinitiativ som bidrar till utveckling inom digitaliseringsområdet. Dessa samarbeten sker både i form av nätverk, s.k. superanvändare med fokus på digitala verktyg, lokala digitaliseringsråd på skolan och områdesråd som diskuterar utvecklingsfrågor och identifierar gemensamma insatser. Genom samarbete mellan avdelningen för digitalisering och  stödfunktioner som t.ex. elevhälsa, studie- och yrkesvägledning och skolbibliotek skapas goda förutsättningar att tänka nytt. I samtal med ledningsgrupper och i utvärderingar som LIKA synliggörs utmaningar med att tänka nytt inom en arbetsorganisation. Det krävs tid och ekonomi men även kompetens för att tänka nytt och skapa innovativa lösningar. Initiativ för samarbete tas även genom regionala nätverket inom GR och i innovationsprojekt tillsammans med det lokala näringslivet och Göteborgs universitet. Utbildningsförvaltningen utvecklar även arbetssätt och nya digitala verktyg i pågående stadengemensamma projekt. 

Den period under våren 2020 där förvaltningen övergick till undervisning på distans synliggjordes att förutsättningarna för att tänka nytt är goda. Eftersom skolorna arbetade under hård press låg mycket av innovationsförmågan på lärarnivå. Vi ser nu behov av att hitta sätt att nyttja denna förmåga för att öka kvaliteten och likvärdigheten genom att arbeta tillsammans. 

UBF har sedan flera år 1 dator per elev för de allra flesta inom ungdomsgymnasiet. Undantag är vissa program inom gymnasiesärskolan. Studerande på vuxenutbildning använder i regel privat dator eller mobiltelefon (som lärplattform många gånger inte är anpassad för).

De främsta delarna av nuvarande lärplattform är Hjärntorget och Google Suite for Education. Ny lärplattform håller på att förberedas där Googles verktyg kommer att ingå. Flera skolor har under senaste året gått över från aktiviteter på Hjärntorget till att använda Google Classroom, men Aktiviteter i Hjärntorget används fortfarande på många skolor - och ibland används olika “rumsverktyg” inom samma skola.

Login till hjärntorget, GSFE, Office 365 och dator har förenklats genom samkörda lösenord för fast personal och elever. Däremot finns mycket kvar att göra för att förbättra kontohanteringen för vikarier, konsulter och tillfälligt anställda - samt inloggning till tjänster utöver de som nämns ovan.

Avsaknad av anvisad plats för lagring av känsliga personuppgifter för lärare och administrativ personal saknas - förutom vad gäller elevhälsa som hanteras i PMO. Detta skapar merarbete, osäkerhet och frustration. Det saknas också tydliga riktlinjer för kommunikation av känsliga eller integritetskänsliga uppgifter - även om många skolor, med stöd av huvudman, utarbetar kanalstrategier i väntan på tydligare besked om personuppgiftshantering i de större förvaltningsgemensamma systemen.

Tillgången till teknik för digitala möten och undervisning på distans har förbättrats under våren 2020 (Coronapandemin), men fortfarande finns det många önskvärda förbättringar. Den fysiska miljön är många gånger inte heller anpassad för digitala lärresurser, och vice versa.

Anskaffning av nya digitala tjänster har underlättats och förtydligats med tydliga rutiner och ett centralt stöd vid inköp - men det finns utrymme för ett större samarbete mellan skolförvaltningarna för att dra nytta av varandras erfarenheter och genomförda arbete.

Det systematiska kvalitetsarbetets planering och uppföljning utgår på UBF från verktyget Stratsys, där rektorer skriver in verksamhetsplaner och uppföljningsrapporter. Där finns  “IKT” med som en särskild avdelning, där rektorerna under hösten skriver ner vilka mål de har för läsåret för att sedan följa upp detta i en uppföljningsrapport under våren. 

Digitalisering och innovation stödjer denna process genom att arbeta tätt med rektorerna, bland annat genom en självskattning av digitaliseringen på enheten. På denna självskattning deltar områdesstöd IKT från digitalisering och innovation samt rektor och personal från enheten. Självskattningen och den tillhörande diskussionen hjälper rektorn att utvärdera det föregående läsåret samt att sätta upp tydliga mål för enheten för kommande läsår.