Digitala Tjänster och lärresurser
Anskaffning/inköp
Anskaffning av digitala lärresurser som behandlar personuppgifter
Alldeles oavsett om du är lärare, rektor, inköpsansvarig eller har en annan roll på din skolenhet så ska anskaffning av digitala tjänster ske genom inköpsfunktionen på avdelningen för Digitalisering och innovation. Genom detta får vi alla bättre koll på vilka tjänster som används inom förvaltningen. Vi kan dela erfarenheter om tjänsterna, göra smarta volyminköp och hantera personuppgifter på ett tryggt sätt. En förutsättning för att starta en anskaffning är att nyttjande och/eller inköp är godkänt av ansvarig rektor/chef.
Ny lärresurs? Gör så här!
Om din enhet vill köpa in en digital lärresurs (eller använda en gratisresurs) behöver ni först svara på några frågor via följande formulär. Detta görs alldeles oavsett om tjänsten finns med som godkänd digital tjänst eller inte.
Vår rekommendation är att innan beställningen görs (skickas in) till oss är att kolla på redan Godkända lärresurer
Inköp av fysiska läromedel via GR-läromedel görs som tidigare direkt av skolan.
I de fall där den fysiska boken innehåller en digital del, kontakta avdelningen för Digitalisering och innovation så hjälper vi till med att bedöma om inköp kan göras direkt eller ska ske via anskaffningsprocessen. I vår lista med godkända digitala verktyg och tjänster finns de tjänster som förvaltningen har avtal med. Godkända Digitala Lärresurser UBF
Hur sker anskaffningen av en digital tjänst?
Steg 1
Verksamheten ser ett behov av en digital lärresurs och lägger en beställning via följande formulär. Vid frågor hur fylla information skicka mail till syspro@educ.goteborg.se eller använd hjälprutan.
Steg 2
Lärresurs förfrågan kommer till avdelningen Digitalisering och innovation som kvalitetssäkrar och granskar lärresursen. Tillsammans med informationssäkerhetssamordnare upprättas vid behov ett Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med leverantören.
Steg 3
Verksamheten informeras om lärresursen är godkänd eller ej. Inköp görs sedan via oss till ATEA.
Steg 4
Skolan/verksamheten ansvarar för att vid behov utbilda den personal och elever som ska använda lärresursen.
Vanliga frågor
Vad är Tjänsteavtal?
Alldeles oavsett om tjänsten är kostnadsfri eller har en kostnad så krävs det i de allra flesta fall ett tjänsteavtal. Utbildningsförvaltningen utgår från två RAM-avtal som finns i staden när en digital tjänst ska köpas in. Dessa avtal är med ATEA och med GR-utbildning. I undantagsfall tecknas avtal direkt med leverantör genom upphandling.
Vad är Personuppgiftsbiträdesavtal
I syfte att säkerställa att alla personuppgifter i digitala tjänster hanteras på ett säkert sätt för våra användare skriver UBF alltid personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med de leverantörer som hanterar personuppgifter. Eftersom utbildningsnämnden ytterst är ansvarig för denna hantering, skrivs dessa avtal alltid centralt. En skola kan inte själv underteckna ett PUB-avtal då grundskolenämnden är ytterst ansvarig för denna hantering.
Vad innebär Registeransvar?
Inom varje skolenhet, skola eller gymnasieområde finns en person som har rollen som registeransvarig för tjänsten på skolan. Det är i de flesta fall rektor för det program/enhet som kommer att använda tjänsten. Registeransvarig behöver få information om att tjänsten köps in, vilket anskaffningsprocessen säkerställer. Det är avdelningen för Digitalisering och innovation som uppdaterar vilka tjänster som används och var dom används.
Systemförvaltare/Lokal systemadministratör - vad är det och när behövs det?
Inom skolenheten, skola eller gymnasieområde måste det även finnas en utpekad systemadministratör som har rättighet att ta bort och lägga till användare i tjänsten. Detta krävs för att vi som förvaltning t.ex. ska kunna möta kraven på att skyndsamt ta bort en användare på begäran eller göra de förändringar som krävs för att följa GDPR. Verksamheten har ett ansvar för att se till att det finns en utsedd lokal systemadministratör samt att det vid byte av person åligger verksamheten att meddela avdelningen för Digitalisering och innovation.
Vilka digitala lärresurser är redan granskade/godkända?
På denna sidan Godkända lärresurser listas de lärresurser som redan är granskade och godkända. För att läsa mer, klicka på respektive lärresurs. På sidan Skolans appar presenteras vilka appar som är granskade och godkända.
Google, Vklass och Office365 - vad behöver jag veta?
Besök sidan "Digital kompetens - riktlinjer och information" som beskriver hur våra stora gemensamma digitala tjänster får användas. På sidan "Digital kompetens" finns manualer och stödmaterial för de olika verktygen i dessa tjänster.
Första steget till en ny lärresurs
Om din enhet vill köpa in en digital lärresurs (eller använda en gratisresurs) måste ni först svara på några frågor via följande formulär. Detta görs alldeles oavsett om tjänsten finns med som godkänd digital tjänst eller ej.
Kontakta oss på avdelningen för Digitalisering och innovation, så hjälper vi er att gå igenom anskaffningsprocessen för att säkerställa informationsbehandling och avtal.