Etter noen tiår med spådommer om papirfrie kontorer, var det mange som påsto hardnakket at det papirfrie kontor var like utopisk som det papirfrie toalett (selv om mine personlige erfaringer fra offentlige toaletter viste at slike hadde betydelig utbredelse).
print e-business report skriver i oktober 2000:
“Gurus predicted that secretaries and clerks would become obsolete. It began, we think, with a 1979 article in U.S. News & World Report that said the 1980s “will be a decade of unrest in the American workplace” and predicted that “technology will play its part by upsetting the present occupational mix. Many factory jobs will be lost to automation, and employment will grow in white-collar fields. Computers will create a “paperless office,” and some workers may lose their jobs to robots.” That is the only substantial reference we can find to the derivation. Probably pundits and vendors initiated the term.
In 1982, an article in The Economist began: “The vision of the paperless office is future-gazing nonsense. Even computer giant IBM believes paper will be found amidst the micro-electronic wonders in the office of the future.”
In 1983 Wang Labs had introduced a system that could scan images and store them in memory. They predicted paperless offices. Today offices are wangless.
In 1985 the Wall Street Journal had a short quote that said there would be “a paperless office when there is a paperless bathroom.”
I 1993 fikk jeg være med på oppstarten av et nytt forskningsprogram ved det daværende Universitetet i Trondheim (UNIT). Programmet fikk kortnavnet PAKT (Program for Anvendt Koordineringsteknologi), og skulle sette tverrfaglige søkelys på nye organiseringsformer bygd på ny informasjonsteknologi.
For at dette ikke skulle bli bare preik, bestemte jeg meg for å sette ideer ut i praksis, og kunngjorde mitt nye kontor som papirfri sone med oppslag herom på døra. Til å begynne med var det mye prakk, plunder og heft med å få datautstyr og kommunikasjonslinjer til å fungere, men etterhvert begynte velbehaget å innfinne seg. Ved å sette meg selv i denne situasjonen, ble jeg automatisk ganske bevisst og reflektert i forhold til papir (og annen informasjon) som tilfløt meg; hva skulle jeg gjøre med det? Jeg lærte forholdsvis raskt betydningen av å skille mellom det som var viktig og krevde min fulle oppmerksomhet fra det som var uvesentlig og kunne kastes rett i papirkurven.
Til den første kategorien hørte alle saker som angikk studenter og undervisning, mens i den andre havnet alt byråkratisk vås som for eksempel "Retningslinjer for avvikling av ferie". Jeg har en mistanke om hva alle mine kolleger gjorde med dette rundskrivet: først forsøkte de samvittighetfullt å sette seg inn i hva som faktisk sto der (ikke alltid like lett å tolke meningen i de byråkratiske snurrepiperier...), deretter ville de snu seg mot bokhylla for å se etter en passende perm for oppbevaring av rundskrivet (til evig tid?). Når en slik perm ikke fantes allerede, var neste skritt å finne en ny perm og et nytt sett med skilleark for sikkerhets skyld. Dernest skulle det lages hull i papirbunken, som etter effektiviseringer hadde kommet opp i 80 sider og derfor ikke gikk inn i hullemaskinen. Altså; ut med stiften, hulling av passende småbunker etter tur, ny stift, innsetting i perm etter påskrift på skillearkets fane, eventuelt også permens ryggetikett, for til sist å rydde plass i bokhylla for plassering av permen. Dette antar jeg foregikk på samtlige ansattes arbeidplass unntatt min, der rundskrivet gikk rett i papirkurven.
Jeg begynte å interessere meg for papirfrie organisasjoner, og kom tilfeldigvis over et dansk firma som heter Oticon. Firmaet ble stiftet i 1904, og produserer høreapparater.
I en artikkel med tittelen "Organisasjon uten grenser" kunne jeg lese at direktør Lars Kolind hadde gått i spissen for en organisasjon kjennetegnet ved:
Ingen avdelinger
Ingen personlige kontorer
Prosjekt som arbeidsform
Ansatte kan inneha flere stillinger
Ny kontrollfilosofi
Nye lederroller
Papirfritt kontor
Papirfritt kontor var ikke noe mål i seg selv, men et middel til å oppnå den organisatoriske frihet som var nødvendig for at menneskene i organisasjonen skulle kunne utnytte sin faglige ekspertise til i fellesskap å utvikle banebrytende produkter som det første heldigitale høreapparat. Historien er godt beskrevet i Fast Magazine.