Fallgrop 2(12): Det räcker med utbildning!

Förändring och förbättring bör vara en del av vardagen. Det finns en del fallgropar som man bör undvika. Jag har samlat 12 vanliga fallgropar som jag beskriver och föreslår hur man undviker dem samt förslag på hantering om det redan inträffat:

Fallgrop 1(12): Tro att systemlösningar och metoder räcker!

Fallgrop 2(12): Det räcker med utbildning!

Ibland känner jag att det finns en övertro på utbildning. Om vi skickar er på kurs så löser ni problemen sedan. Tyvärr har jag ett antal saker som talar emot detta. Många människor är styrda av vanor vilket gör att ‘När kursen är slut så är allt som förut!’ om man inte tar tid att ändra vanor eller lära in ett nytt beteende så kommer man att fortsätta som förut av “gammal vana”, forskning säger att man behöver mellan 18 och 254 dagar att ändra en vana beroende på svårighetsgraden. Det räcker inte med en eller två repetitioner under kursen man behöver fortsätta minst 18 dagar innan man gör det “av vana”. Jag vill också peka på den forskning som Dr. W. Edwards Deming gjorde vilken summerades i hans 94/6 regel: 94% av problemen härstammar från systemen^*1 och endast 6% från människorna. Det vill säga hur mycket vi än utbildar så kommer vi inte att komma åt mer än 6% av problemen om vi inte också ändrar på förutsättningarna för människorna att verka, det vill säga systemet^*1. Så länge man placerar nyutbildad personal tillbaka i gamla system^*1 så kommer man att göra som man alltid gjort. Om Man ska ta hand om sin grod-damm är det ju inte så mycket värt att tvätta av grodor från en smustig damm och lägga tillbaka dem, de blir ju smutsiga direkt, man behöver ju städa och rensa dammen också, helst samtidigt!

För att nå en hållbar förändring hävdar jag att utbildning måste följas upp med förändring av system och även stöd i att använda den nya kunskapen. Utbildningen är nödvändig men det gäller att utbildningen är gjord på ett sådan sätt att den går att ta till sig. Man kan ta exemplet ur ‘Karate Kid’ där pojken tränade in en rörelse, som sedan sattes i sitt sammanhang av läraren, först då blir det klart vad som lärts in. Detta tankemönster vill jag nu överföra till utbildning av organisationer. Vi behöver utbilda alla i nya sätt att agera och tänka så att det känns naturligt, för att sedan öva på dessa nya sätt i rätt miljö att det “nya” blir det “naturliga”. Då behövs det både stöd så att ingen faller tillbaka i gamla beteendemönster och samtidigt som man helst tar bort möjligheten att göra som man gjorde förr. men jag tror inte vi har tid att upprepa övningar som inte har med arbetet att göra som i ‘Karate Kid’ (“wax-on, wax-off” i originalfilmen eller “hang upp jacket” i den nyinspelade) utan behöver etablera lärandet i vardagen genom coachning och uppföljning.

Men om utbildningen redan är genomförd eller påbörjad så är det viktigt att säkerställa att uppföljning och coachning är inplanerad samt att systemen stödjer den nya kunskapen för att få nytta av den utbildningsinsats som är gjord. I vissa fall kan förändringar i systemlösningar och metoder behöva påskyndas för att inte utbildningen skall tappa i värde. (Läs mer i Fallgrop 1)

Summering: Utbildning är viktigt, men den skall vara värdefull för organisationen och system kan ofta behöva anpassas. Glöm inte att planera med stöd till användarna så att de kan etablera vanor och bli trygga i det nya. Jag vill gärna dela med mig av ytterligare ett tips inann jag slutar:

Låt medarbetarna utbilda varandra, man lär sig aldrig så mycket som när man ska lära ut, att tänka efter och svara på andras frågor kan ge insikter man aldrig når annars.

Bättre och bättre dag för dag. (Sjöng Ernst Rolf 1923) // Kanske något att ha som måtto i vardagen även idag! - Små steg gör stor skillnad

Hans Prag, hans.prag@pdla.se

Not*1 Med system menar Deming verktyg, metoder och processer.