Fallgrop 1(12): Tro att systemlösningar och metoder räcker!
Post date: May 3, 2014 4:58:07 AM
Förändring och förbättring bör vara en del av vardagen. Det finns en del fallgropar som man bör undvika. Jag har samlat 12 vanliga fallgropar som jag beskriver och föreslår hur man undviker dem samt förslag på hantering om det redan inträffat:
Fallgrop 1(12): Tro att systemlösningar och metoder räcker!
Jag upplever att det finns en övertro att nya systemlösningar och metoder kan lösa problem och hinder. Det är kanske så att det är lättare att köpa en ny systemlösning än att söka svaret på frågorna “Varför?” och "Vem?" Det kan vara lockande att enkelt “få” en lösning genom att köpa systemlösningen och se om det löser i alla fall en del av problemet. Jag skulle vilja jämföra detta med att sätta ett nytt bandage på ett smutsigt sår, det ser fint ut en stund men under den fina ytan så växer problemen som inte vinner på lagring. Människans roll i arbetet är mycket viktigare eftersom acceptansen av en lösning borgar för att den används (mer om detta i Fallgrop 10 längre fram).
För att undvika denna fallgrop så behöver både ledare och personal vara överens om att det finns ett behov av att arbeta långsiktigt även med värderingar, attityder och beteenden dvs kulturen. Arbete med kulturen innebär att den ska anpassas till såväl organisationens syfte och mål, som att den ska byggas upp av individerna i organisationen. Här gäller det att balansera på knivseggen, leda förändring men också låta förändringen bli skapad. Om jag vill uppnå är en effektivisering så kan det göras på flera sätt. Om jag tar likheten med det smutsiga såret igen så vill jag tvätta av såret och låta det andas en stund för att se hur vi ska göra. Det kanske räcker med ett litet plåster när vi ser hur såret egentligen ser ut och vi kan slippa det stora bandaget! Likadant kan det vara i en organisation, om vi tar tag i frågan varför, så kanske behov av nya systemlösningar och metoder ser annorlunda ut. å ett smutsigt sår, det ser fint ut en stund men under den fina ytan så växer problemen, och problem, liksom smutsiga sår brukar inte vinna på lagring.
Om arbetet med systemlösningar och/eller metoder redan är startat, hur gör vi då? Är det bortkastat? Mitt tips är att stanna upp för att kontrollera det arbete som påbörjats. Lyft blicken och se hur effektiviseringen verkar på längre sikt. Då kan man välja att förtsätta eller förändra arbetet utifrån rätt förutsättningar. Det är som att tvätta såret för att se hur det ser ut under smutsen för att sedan arbeta fram det som kan stödja effektiviseringen man vill åstadkomma. Jag har i vissa fall med små medel kunnat ändra på ett påbörjat arbete så att systemlösningar eller metoder blir till nytta även på längre sikt.
Summering: Ducka inte för långsiktigt tänkande utan kontrollera nya systemlösningar och metoder mot mål och visioner. Låt även nya systemlösningar eller metoder bli en del av er kultur-resa. Då kan nyttan av de nya verktygen och metoderna bli mycket större i organisationen. Se till att människornas roll i förändringen blir tydlig och att systemlösningar anpassas till användrana.
Om nu inte är en del av Kraftwerk som hävdar We are the Robots så hylla olikheten och tänkandet.
Hans Prag, hans.prag@pdla.se
