Premie
Programa de mejora de la gestión para pequeñas empresas
PREMIE es un programa del Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia, que facilita, desde 1995, que las pequeñas empresas del territorio histórico de Bizkaia reflexionen y actualicen su sistema de gestión de acuerdo con una metodología, que toma como referencia el modelo EFQM, y que pretende dotar a las organizaciones de un sistema de gestión que integre las actividades de la empresa que de coherencia al sistema organizativo.
El modelo europeo de excelencia EFQM recoge las características que definen a una empresa que se esfuerza de manera continua en mejorar de acuerdo a los principios de la Calidad Total:
Orientación al cliente.
Orientación hacia los resultados.
Desarrollo e implicación de las personas.
Liderazgo y constancia en objetivos.
Gestión por procesos.
A lo largo de 2013 se ha elaborado un prototipo con una metodología actualizada de Premie que será testada durante 2014. Por ello durante este año las empresas tendrán una doble opción: solicitar Premie de acuerdo con la metodología tradicional, de la mano de una persona homologada, o solicitar Premie de acuerdo con este nuevo prototipo, asistidos por una persona capacitada en esta nueva versión de Premie.
Normativa
DECRETO FORAL de la Diputación Foral de Bizkaia 16/2014, de 18 de febrero por el que se aprueban las bases reguladoras y primera convocatoria del Plan para la mejora de la gestión y la participación. (BOB nº 36, viernes 21 de febrero de 2014).
Cuantía de la subvención
En el caso de la implantación del programa Premie, el porcentaje de ayuda es del 60% con un límite del importe apoyable de 6.000 euros.
En el caso de la implantación Premie el 40% de la subvención otorgada (2.400 euros como máximo) estará condicionada a la obtención del diploma Premie tras la superación de la auditoría correspondiente. No realizar o no superar la auditoría será causa suficiente para reducir la ayuda adjudicada en el importe mencionado.
En el caso de la auditoría Premie posterior a la implantación del programa, no se considera hecho subvencionable.
La subvención para la fase de consolidación del programa Premie, para aquellas empresas que hayan implantado anteriormente Premie, es del 60%, con un límite máximo de 4.800 euros.
Las subvenciones correspondientes se entregarán a través de Beaz, S.A.U., de la siguiente manera:
— implantación Premie: el 60% de la ayuda otorgada (máximo 3.600 euros) de forma anticipada tras la adjudicación de la ayuda y el restante 40% (máximo 2.400 euros) tras la justificación de la ayuda y de la obtención del diploma Premie.
— para el caso de consolidación Premie, la totalidad de la ayuda otorgada se abonará de forma anticipada tras la adjudicación de la ayuda.
Plazo de presentación de las solicitudes
El plazo de presentación de solicitudes se inicia el 1 de abril de 2014 y finaliza el 30 de septiembre de 2014.
Beneficiarios
Serán beneficiarias las empresas con personalidad jurídica propia cuya actividad principal se encuadre en industria, construcción, transporte, servicios conexos con la industria y comercio al por mayor, que tengan su domicilio social y fiscal en el territorio histórico de Bizkaia, que al menos un centro productivo o de alto valor añadido esté ubicado en el territorio histórico de Bizkaia y que su plantilla esté comprendida entre 6 y 100 personas.
En el anexo I del Decreto Foral se recogen con detalle las actividades subvencionables, dentro de los epígrafes de la C.N.A.E. 2009, - Clasificación Nacional de Actividades Económicas.
Además podrán presentarse las entidades sin ánimo de lucro cuyos fines estén directamente relacionados con la mejora de la competitividad de las empresas. Esta condición se entenderá cumplida cuando pertenezcan al menos a uno de los siguientes colectivos:
— Asociaciones empresariales.
— Entidades que operen en los mismos mercados que las empresas potencialmente beneficiarias en el marco del
decreto foral.
— Entidades que trabajen en el ámbito de la inserción laboral.
Quedan excluídas para todas las áreas las Sociedades Públicas, Entidades de Derecho Público, las comunidades de bienes y
las sociedades civiles.
Presentación de las solicitudes
La solicitud, debidamente cumplimentada en todos sus términos, deberá presentarse por Internet, en la página web del Departamento de Promoción Económica (www.bizkaia.net/sustapena), en el apartado correspondiente a su oficina virtual.
La presentación telemática de las solicitudes exigirá que, con carácter previo, las interesadas dispongan de firma electrónica, o se den de alta en el servicio BizkaiBai, en el Departamento de Promoción Económica sito en la calle Obispo Orueta, número 6, de Bilbao. Para la presentación de la solicitud será requisito que la entidad figure dada de alta en el registro de entidades del Departamento de Promoción Económica.
Programa Premie (metodología tradicional)
La realización de las actividades que le propone PREMIE le permitirá obtener mejoras sensibles en las diversas áreas, departamentos o procesos en los que se fundamenta su empresa, como:
Distribuir y asignar las tareas a las personas apropiadas.
Mejorar las metodologías de trabajo y su eficacia.
Establecer diagramas de flujo de los procesos y procedimientos de trabajo.
Análisis y seguimiento de problemas.
Ordenar internamente, analizando las cosas de manera más estricta (3S, 5S, …).
Conseguir la participación e implicación del personal.
Lograr un sistema organizado de gestión y calidad.
Enfocar toda su empresa hacia las necesidades del cliente.
Satisfacción del cliente.
Evaluación de proveedores.
Tener un mayor control del gasto.
Análisis DAFO.
Profesionalizar la actividad empresarial.
Tomar decisiones basadas en datos, registrados en el Manual de gestión.
El resultado de la aplicación de PREMIE es el Manual de gestión integrado por los diferentes formatos que se generarán a la vez que avance en la implantación y servirán de base para la toma de decisiones que facilitarán la gestión de su empresa.
PREMIE se estructura en dos Fases: Implantación y Consolidación.
La fase de implantación tiene por objetivo elaborar, en un año de trabajo, un manual de gestión donde se recojan una serie de prácticas de gestión y documentos orientados a la mejora continua, con especial atención al cambio de cultura, a la orientación al cliente y al establecimiento de herramientas que contribuyan a la gestión eficaz de la empresa.
Tras la implantación del programa se podrá solicitar una auditoría del sistema de gestión de la empresa lo que podrá dar acceso al Diploma PREMIE y a la inscripción en el Registro de empresas PREMIE, con una validez de 3 años, al cabo de los cuales podrá volver a solicitar una nueva auditoría para su renovación.
La fase de consolidación tiene por objetivo profundizar en la aplicación de las dinámicas establecidas en la fase de implantación, con especial atención a las personas, a la mejora del estilo directivo y a las dinámicas de mejora continua. Esta fase solo estará disponible para aquellas empresas que previamente hayan obtenido el diploma PREMIE, tras la correspondiente auditoria.
La empresa elegirá entre las personas consultoras homologadas oficiales, cuya lista se publica en la página web del programa Premie del Departamento de Promoción Económica (www.programapremie.net).
Las fases de implantación de PREMIE son:
Programa Premie (Prototipo 2014)
Las organizaciones deciden cómo desarrollar sus productos o prestar sus servicios, cómo relacionarse internamente con las personas y externamente con sus clientes, cómo aprovechar sus recursos y desarrollar su potencial, cómo estar informadas de lo que pasa en el entorno, etc. ¿Y para qué? Fundamentalmente, para alcanzar los resultados que desean.
A ese conjunto de cómos es lo que llamamos sistema de gestión. Hay organizaciones que se deciden por modelos de referencia como el Modelo EFQM, otras apuestan por sistemas de gestión donde las personas son las protagonistas, otras por sistemas de gestión basados en normas internacionales (ISO 9001), etc. La propuesta de PREMIE es que la organización construya su propio sistema de gestión.
Para guiarle, plantea cuestionar, trabajar y profundizar en los CONCEPTOS que, tras la experiencia de estos años, las organizaciones han considerado valiosos e imprescindibles abordar para dar un salto cualitativo en la gestión, y que les ha permitido aprender, organizar, sistematizar y, adquirir una visión global de todo aquello que es relevante gestionar más allá de las actividades y urgencias del día a día. Estos conceptos son Clientes, Personas, Recursos, Procesos, Estrategia e Innovación y Resultados; y se sugiere para cada uno de ellos:
Clientes: conocer cómo evolucionan sus necesidades, sus problemas, sus expectativas, qué les ofrece la organización (propuesta de valor), qué tipo y nivel de relación mantiene con ellos,… en definitiva cultura orientada al cliente, para proporcionarle soluciones de máximo valor.
Personas: tomar conciencia del tipo de liderazgo se practica en la organización, de cómo se relacionan internamente las personas, cómo se generan contextos de confianza y de participación, qué estructura es la adecuada para conseguir alcanzar los resultados,…
Recursos: averiguar qué hace que la organización sea diferente y única (competencias nucleares), cómo obtener el mayor rendimiento de sus recursos y capacidades,...
Procesos: qué actividades son clave, cómo se gestionan los procesos, cómo se analizan para ajustarlos a las nuevas necesidades y oportunidades que surgen, cómo apoyan a la consecución de la estrategia,...
Estrategia e innovación: diseñar un futuro que permita a la organización continuar siendo competitiva,…
Resultados: conseguir generar buenos resultados, no sólo a corto plazo, sino buscando una sostenibilidad en el futuro,…
PREMIE propone abordar cada concepto anterior a partir de unas CUESTIONES CLAVE que provocan la reflexión previa a su desarrollo (reflexión – acción). Son las siguientes:
CLIENTES
CLI-1 ¿Qué vendemos? ¿Por qué lo vendemos?
CLI-2 ¿Quiénes son nuestros clientes? ¿Por qué nos compran?
CLI-3 ¿Cómo nos relacionamos con nuestros clientes?
PERSONAS
PER-1 ¿Cómo aprendo a ser mejor líder?
PER-2 ¿Cómo reforzamos la comunicación y la participación?
PER-3 ¿Cómo realizar reuniones eficaces?
PER-4 ¿Cómo desarrollamos un proyecto trabajando en equipo?
PER-5 ¿Cómo gestionamos y resolvemos los problemas?
PER-6 ¿Cómo mejoramos el entorno físico del trabajo?
PER-7 ¿Cómo nos organizamos?
PER-8 ¿Cómo utilizar herramientas de creatividad?
RECURSOS
REC-1 ¿Cuáles son nuestras capacidades y recursos clave?
REC-2 ¿Cuál es la situación económica del negocio?
PROCESOS
PRO-1 ¿Cuáles son los procesos y actividades clave de la organización?
PRO-2 ¿Cómo analizamos un proceso?
PRO-3 ¿Cómo gestionamos un proceso?
ESTRATEGIA E INNOVACIÓN
EST-1 ¿En qué entorno nos movemos?
EST-2 ¿Cuál va a ser la estrategia de la organización?
RESULTADOS
RES-1 ¿Qué indicadores de gestión debemos tener en cuenta?
RES-2 ¿Cuáles son los resultados de la organización?
Además, el Modelo de gestión PREMIE plantea un conjunto de PROPUESTAS DE ACCIÓN para trabajar las cuestiones anteriores. Cada organización debe indagar de qué manera le conviene contemplar los conceptos anteriores en su gestión. PREMIE les proporciona pistas a través de estas propuestas con el objetivo de propiciar una reflexión, desencadenar diversas acciones y alimentar el aprendizaje.
El resultado de las distintas Propuestas de acción queda documentado en un conjunto de FORMATOS que componen el Manual de gestión de la organización.
Este nuevo proceso de implantación de PREMIE también ha sido resultado, principalmente, del análisis de las experiencias de las organizaciones que han implantado el programa durante estos años así como de las opiniones y observaciones de las personas consultoras que les han asesorado. En concreto, se han reforzado diversos puntos para facilitar a las organizaciones que:
Inviertan tiempo en el ciclo reflexión – acción - aprendizaje
Conecten la mejora de la gestión con sus retos y estrategias
Consigan resultados tangibles a corto plazo
Visualicen desde el primer momento qué es PREMIE y en qué consiste
Comprendan el para qué de cada una de las Propuestas de acción
Trabajen la adaptación de los formatos a sus necesidades y características
Tengan al menos, una experiencia de trabajo en equipo
La implantación se estructura en 2 fases que se prolongan en el tiempo lo suficiente como para que la empresa se adapte sin problemas a la nueva forma de trabajar, sin tener que soportar cambios traumáticos. Se estima una duración de 12 meses.
Punto de partida: evaluación inicial
El proceso de implantación de PREMIE comienza con un cuestionario Guía de evaluación que tiene un triple objetivo:
Comprender qué engloba PREMIE: una visualización de todas las cuestiones clave y propuestas de acción, que se van a trabajar y cómo
Primera aproximación del nivel de gestión de la organización (persona consultora – gerencia)
Provocar una primera reflexión sobre qué se pretende con la implantación de PREMIE, qué estamos dispuestos a hacer para conseguir un buen resultado, quiénes vamos a participar, etc. Resolución de dudas por parte de la persona consultora.
En este momento, la gerencia asume el compromiso con el programa y es consciente de la responsabilidad adquirida al impulsar un cambio en la organización y del esfuerzo que hay que realizar en dedicación durante la implantación.
Fase 1 - Reflexionamos sobre el presente y diseñamos el futuro
Una vez aclaradas todas las posibles dudas y decidido quién va a participar durante el proceso, comienza la implantación del Modelo de gestión PREMIE, abordando las Propuestas de acción que van a proporcionar a la organización datos objetivos sobre su situación actual (PRESENTE) y que abarcan todos los conceptos (Clientes, Personas, Recursos, Procesos, Estrategia e Innovación y Resultados).
En concreto, se propone analizar la cartera de clientes, las líneas de actividad de la empresa, la situación económica del negocio, cuáles son los procesos y actividades clave, cómo es la comunicación y la participación en la organización, su estructura, etc. Se trata de reflexionar sobre diversas cuestiones, obtener ideas y conclusiones para diseñar la estrategia (¿Cómo mejoramos nuestra posición competitiva?), y para establecer acciones concretas (lo que llamamos “Compromisos de acción”) que se irán trabajando a lo largo de la implantación.
La gerencia puede trabajar de forma individual con la persona consultora, pero se insiste en abrir el proceso a más personas, ya que cuantas más participen en la implantación de estas Propuestas de acción, las reflexiones, los análisis, las conclusiones que se obtengan tendrán mayor valor al incorporar diferentes puntos de vista, conocimientos, experiencias, etc.
La duración estimada de la etapa es de unos 6 meses, de forma que en ese intervalo de tiempo, se dispongan de los datos suficientes para empezar a tomar decisiones y diseñar el futuro de la organización.
Fase 2 - Mejoramos la gestión y construimos el futuro
En esta fase, que tiene una duración y dedicación mayor, se anima a la organización a trabajar en paralelo en el corto y medio plazo: mejorando la gestión a la vez que se trabajan acciones concretas ligadas con EL FUTURO (retos, proyectos, etc.).
Se propone crear al menos, un equipo de trabajo para abordar alguno de los proyectos priorizados de la estrategia definida. Es clave que este proyecto se haga en equipo para incluir diferentes puntos de vista y para aumentar el sentido de pertenencia.
Y a la vez, se irán implantando tanto los “Compromisos de acción” definidos en la fase anterior, como el resto de Propuestas de acción del Modelo de gestión PREMIE: análisis de las competencias de las personas, gestión de los procesos, medida de la satisfacción de los clientes, etc.