OHSAS 18001

OHSAS 18001:2007. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo


      

Requisitos

4.1. Requisitos generales
4.2. Política de SST
4.3. Planificación
4.3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos
4.3.3. Objetivos y programas
4.4. Implementación y operación
4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia
4.4.3. Comunicación, participación y consulta
4.4.4. Documentación
4.4.5. Control de documentos
4.4.6. Control operacional
4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias
4.5. Verificación
4.5.1. Seguimiento y medición del desempeño
4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal
4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4.5.4. Control de los registros
4.5.5. Auditoría interna
4.6. Revisión por la dirección


Ventajas generales en la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud según el estándar OHSAS 18001

  • Mejora en el compromiso de la organización con los aspectos relacionados con la seguridad y salud.
  • Realización de un diagnóstico inicial previo a la documentación e implantación del sistema de gestión.
  • Mejora en la identificación, control y cumplimiento de la legislación de aplicación, reforzando la función de vigilancia y control.
  • Control de la documentación acreditativa de la legalización y de las actas de pruebas periódicas de las instalaciones sometidas a legislación industrial.
  • Mayor control de la evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva.
  • Procedimiento de adecuación y control de equipos de trabajo.
  • Procedimiento para la manipulación de sustancias y preparados peligrosos.
  • Incremento del control operacional y de la frecuencia de inspecciones de seguridad y salud.
  • Realización de verificaciones programadas.
  • Minimización de los riesgos y alcance de un alto nivel de seguridad en las actividades desarrolladas.
  • Realización de auditorías internas.
  • Realización de auditorías externas.
  • Reducción de la posibilidad de fallos no detectados.
  • Aporta una mejora continua en la gestión, mediante la integración de la prevención en todos los niveles organizativos y la utilización de metodologías, herramientas y actividades de mejora.
  • Identificación de responsables de las actividades.
  • Refuerzo de la motivación de los trabajadores, a través de la creación de un lugar y un ambiente de trabajo más ordenado y seguro y de su implicación y participación en los temas relacionados con la prevención, mediante el fomento de la cultura preventiva.
  • Proporciona herramientas para disminuir los incidentes y accidentes laborales.
  • Evita las sanciones o paralizaciones de la actividad, causadas por el incumplimiento de la legislación en materia de prevención de riesgos laborales.


Ventajas específicas en relación con situaciones de emergencia:

  • Existencia de un plan de emergencia.
  • Existencia de manuales de autoprotección.
  • Procedimiento de actuación en situaciones de emergencia y en situaciones de riesgo grave e inminente.
  • Establecimiento de la coordinación funcional de los medios humanos de actuación en caso de emergencia.
  • Programas de revisión de los equipos materiales de detección y extinción de incendios, que garantizan el correcto estado, funcionamiento y eficacia en la actuación en caso de emergencia.
  • Realización de simulacros de emergencia periódicos, con objeto de verificar el correcto funcionamiento del plan de emergencia y de los medios humanos y técnicos.
  • Formación y entrenamiento de los medios humanos para la actuación en caso de emergencia
  • Sistemas de alarma para el control y respuesta ante cualquier situación de emergencia.
  • Señalización de las vías principales de evacuación, las salidas de emergencia y la zona de concentración o punto de reunión en caso de emergencia.

Fases en la elaboración de la documentación y apoyo en la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud según el estándar OHSAS 18001

Las fases que se contemplan son:
  • 1. Diagnóstico inicial previo a la documentación e implantación del sistema de gestión.
  • 2. Elaboración de la documentación del sistema de gestión .
  • 3. Apoyo a la implantación del sistema de gestión .
  • 4. Auditoría final y ajuste del sistema de gestión .

1. Diagnóstico inicial previo a la documentación e implantación del sistema de gestión.

1.1. Reunión inicial

Previo al inicio de los trabajos de diagnóstico será necesaria una reunión con las personas responsables en materia de seguridad designadas por la organización en cada una de las áreas de trabajo con el fin de programar y coordinar los trabajos posteriores, así como conocer la situación actual de la organización  en cuanto a la prevención de riesgos laborales.

1.2. Revisión de la documentación existente

Se procederá a la revisión de la documentación existente en materia de:
  • Organización interna de la prevención.
    • Modalidad del servicio de prevención.
    • Comité de seguridad y salud.
    • Delegados de prevención.
    • Trabajadores designados por la empresa con responsabilidades en prevención.
    • Convenio colectivo (revisión en materia de prevención).
  • Seguridad industrial.
    • Documentación acreditativa de la legalización de las instalaciones sometidas a legislación.
    • Actas de pruebas periódicas de equipos e instalaciones.
    • Plan de emergencia interior.
    • Plan de emergencia exterior (si procede).
    • Manuales de autoprotección.
  • Seguridad Laboral.
    • Catálogo de riesgos en cada puesto de trabajo.
    • Evaluaciones de riesgos laborales.
    • Planificación preventiva.
    • Equipos de protección individual.
    • Equipos de trabajo. Manuales de uso y mantenimiento.
  • Higiene Laboral.
    • Evaluaciones higiénicas: ruidos, vibraciones, atmósfera ambiental.
    • Procedimientos para la manipulación de sustancias y preparados peligrosos.
    • Programa de planificación preventiva.
  • Salud Laboral.
    • Mutua de accidentes laborales.
    • Servicios médicos internos.
    • Estadísticas de accidentes, bajas laborales, etc.
  • Ergonomía.
    • Análisis ergonómicos de los puestos de trabajo.
  • Formación.
    • Cursos de formación internos.
    • Cursos de formación externos.
  • Información.
    • Procedimiento interno de comunicación.
    • Procedimiento de comunicación a la administración.
La revisión de la documentación existente se realizará en las instalaciones de la organización .

1.3. Toma de datos

Se realizará mediante visitas a las instalaciones en las que se evaluarán las actividades con el fin de obtener los datos necesarios para confrontarlos con los ya existentes. Con ello se podrá determinar los documentos a elaborar y los documentos a modificar de los ya elaborados. Así mismo se mantendrán entrevistas con los responsables de todas las áreas que realicen actividades que afecten a la seguridad, atendiendo a:
  • riesgos de incendios
  • riesgos mecánicos
  • movimiento de cargas
  • riesgos eléctricos
  • riesgos higiénicos
  • almacenamiento de productos químicos
  • manipulación de productos químicos
  • interferencias entre trabajos
  • señalización de seguridad
  • equipos de protección individual
  • seguridad industrial

1.4. Informe de diagnóstico

Se confeccionará un informe global de diagnóstico, en el que se presentarán las desviaciones o no conformidades detectadas, se propondrán acciones correctivas y se concluirá sobre de la situación de la organización respecto de la implantación del sistema de gestión.

1.5. Reunión final

Al finalizar el diagnóstico se celebrará una reunión final cuyo objeto será:
  • Presentación del informe de diagnóstico. Conclusiones.
  • Aclaración de cualquier duda surgida.
  • Exposición de desviaciones y puntos débiles detectados.
  • Propuesta del programa de trabajo para las fases posteriores: elaboración de la documentación e implantación del  sistema de gestión.

2. Elaboración de la documentación del sistema de gestión.

En esta etapa se procederá a la elaboración de la documentación que describa el sistema de gestión de la empresa.

2.1. Elaboración de la documentación básica del sistema de gestión

En esta etapa el asesor elaborará la documentación básica del SGPRL de la organización de acuerdo a los requisitos establecidos en la especificación técnica OHSAS 18001. La documentación podrá considerar los siguientes aspectos:
  • Requisitos generales
  • Política de seguridad y salud en el trabajo
  • Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
  • Requisitos legales y otros requisitos
  • Objetivos y programas
  • Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
  • Competencia, formación y toma de conciencia
  • Comunicación, participación y consulta
  • Documentación
  • Control de los documentos
  • Control operacional
  • Medidas de emergencia
  • Medición y seguimiento del desempeño
  • Evaluación del cumplimiento legal
  • Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
  • Control de los registros
  • Auditoría interna
  • Revisión por la dirección
  • Equipos de trabajo
  • Instalaciones y equipos de seguridad industrial
  • Vigilancia de la salud
En base a los resultados del diagnóstico realizado en la etapa anterior, el asesor recopilará toda la información necesaria para la elaboración del borrador del Manual que incluirá, como mínimo, la política, organización, reglas generales de actuación y responsabilidades dentro del sistema de gestión.

La declaración de política de prevención y el establecimiento de los objetivos a conseguir podrán ser redactados en documentos anexos, destinados a ser puestos en conocimiento de las personas de la organización.

En esta fase se tendrá en cuenta toda la documentación, registros, formatos, etc., utilizados en la empresa, a fin de aprovechar al máximo la sistemática de trabajo existente.

2.2. Elaboración de los procedimientos generales de prevención.

El asesor elaborará, en colaboración con el personal de la empresa, los procedimientos generales que desarrollen el Manual de Gestión, que serán algunos de los siguientes:
  • Procedimiento de evaluación de riesgos laborales.
  • Procedimiento de planificación de la acción preventiva.
  • Procedimiento de establecimiento y actualización de medidas de prevención y protección.
  • Procedimiento de control e inspección de equipos de protección.
  • Procedimiento de control de equipos de trabajo.
  • Procedimiento de control periódico del ambiente laboral.
  • Procedimiento de control periódico de la salud y aptitud física de los trabajadores.
  • Procedimiento de registro de accidentes y enfermedades profesionales.
  • Procedimiento de registro de los medios de protección disponibles.
  • Procedimiento de registro de los controles de salud realizados.
  • Procedimiento de actuación en situaciones de emergencia.
  • Procedimiento de actuación en situaciones de riesgo grave e inminente.
  • Procedimiento de planificación de la formación de materia de prevención de riesgos.
  • Procedimiento de notificaciones a la autoridad laboral.
  • Procedimiento de control y registro de las inspecciones reglamentarias.
  • Procedimiento de planificación y ejecución de auditorias.
  • Procedimiento de comunicación interna.
  • Procedimiento de revisión del SGPRL.
  • Procedimiento de actuación ante no conformidades.
  • Procedimiento de verificación del cumplimiento de objetivos.

3. Apoyo a la Implantación

De acuerdo al programa de actividades establecido en la etapa de diagnóstico, se iniciarán las actividades de apoyo a la implantación del sistema de gestión. El apoyo se realizará mediante visitas periódicas a sus instalaciones, en las que se realizará el seguimiento del sistema de gestión diseñado con objeto de motivar a las personas en su implantación y evitar interpretaciones erróneas.

De esta forma, en el caso de detectarse anomalías en el desarrollo e implantación del sistema de gestión se podrán efectuar las correcciones oportunas que permitan reconducir las actividades. Se determinará conjuntamente con la empresa, en función de sus necesidades, las fechas y las actividades a realizar en las visitas de apoyo. Se indican a continuación las posibles actividades a realizar:
  • Explicar a las personas afectadas mediante ejemplos, casos prácticos, etc., la manera de aplicar los procedimientos, los cambios con respecto a la situación anterior y la importancia de su aplicación.
  • Supervisar desde el punto de vista de la seguridad laboral y prevención de riesgos, la elaboración de documentos complementarios (registros, formatos, instrucciones, etc.).
  • Supervisar la aplicación de los procedimientos, detectando posibles errores de interpretación o requisitos incorrectos.
  • Impartir charlas de motivación de seguridad laboral y prevención de riesgos.
Las actividades de apoyo a la implantación deberán iniciarse transcurrido un tiempo prudencial de al menos cuatro semanas desde la emisión de los documentos base del sistema de gestión (manual y procedimientos generales). El número de visitas a realizar será en función de las dificultades de implantación de los diversos departamentos, así como del grado de amplitud de los objetivos a alcanzar. En base a la experiencia se estima que las visitas de apoyo deberán prolongarse por un plazo máximo de quince semanas, desde la primera visita de implantación.

4. Auditoría final y ajuste del SGPRL

Se propone realizar una auditoría final cuyo objetivo es asegurar que la organización se encuentra en condiciones de superar con éxito todos los requisitos legales en materia de seguridad y salud laboral, que el sistema de gestión se encuentra implantado de forma satisfactoria y que está en condiciones de superar con éxito una auditoría externa por entidad de certificación respecto de la especificación técnica OHSAS 18001. La auditoría se realizará en las siguientes etapas:

a) Reunión inicial

Tendrá como objeto presentar el equipo auditor y deberá realizarse con la asistencia de los responsables de la organización. En esta reunión se reconfirmará el objeto, alcance y programa de la auditoría.

b) Ejecución de la Auditoría

Se realizará mediante visitas a sus instalaciones y entrevistas con los responsables de las actividades. Durante la misma se comprobará:
  • La existencia de un  sistema de gestión documentado, para lo cual se evaluarán por nuestro, los distintos documentos del  sistema de gestión.
  • La correcta implantación del  sistema de gestión, evaluándose los registros que evidencian dicha implantación.

c) Reunión final

Se realizará al término de la auditoría con la participación de los mismos asistentes de la reunión inicial. Esta reunión tiene como objeto presentar los resultados de la auditoría, las no conformidades detectadas y las conclusiones con respecto al resultado de la misma.

d) Informe

Se entregará a la organización un informe final en el que se reflejarán las no conformidades detectadas y las conclusiones de la auditoría, indicando todas las acciones necesarias para el ajuste del sistema de gestión .

Si el objetivo de la empresa es la certificación final de su sistema de gestión por entidad certificadora acreditada respecto de la especificación técnica OHSAS 18001, tras el desarrollo de la auditoría externa y a petición de la empresa también se asesoraría en la resolución de las no conformidades que pudieran originarse objeto de la misma.

Se estima el plazo total de implantación del sistema, desde el diagnóstico inicial hasta la realización de la auditoría interna, de un mínimo de entre cinco o seis meses.

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