Sistem Fail dan Rekod

1.0 Objektif

Sistem Fail dan Rekod dalam konteks mana-mana organisasi, termasuk institusi keagamaan seperti masjid atau surau, adalah penting untuk pengurusan maklumat yang berkesan dan penyelenggaraan data yang teratur. Beberapa objektif utama sistem fail dan rekod termasuk:

• Penyusunan yang Teratur: Memastikan fail dan rekod disusun secara sistematik dan teratur. Ini termasuk penggunaan sistem pengekalan fail yang sesuai, label yang jelas, dan struktur yang mudah difahami.

• Ketersediaan Maklumat: Memastikan maklumat yang diperlukan boleh diakses dengan mudah oleh mereka yang berkepentingan, seperti pentadbir, staf, atau ahli komuniti.

• Kebolehpercayaan Data: Memastikan kesahihan, ketepatan, dan kebolehpercayaan maklumat yang disimpan dalam sistem fail. Ini penting untuk membuat keputusan yang tepat dan mengelakkan kesilapan data.

• Keselamatan Maklumat: Menjaga keselamatan maklumat, termasuk data sensitif atau peribadi, dengan mengamalkan langkah-langkah keselamatan yang sesuai seperti penggunaan kata laluan, kawalan akses, dan pengekalan rekod yang terjamin.

• Kepatuhan dengan Peraturan dan Dasar: Memastikan sistem fail dan rekod mematuhi peraturan undang-undang yang berkaitan seperti undang-undang privasi data, dan juga dasar-dasar dalaman organisasi.

• Penyediaan Maklumat bagi Pelaporan dan Analisis: Membangunkan sistem fail yang membolehkan pengeluaran maklumat secara efisien untuk tujuan pelaporan, analisis prestasi, atau perancangan masa depan.

• Kesederhanaan Pengurusan: Menjimatkan masa dan sumber dalam pengurusan fail dengan menggunakan sistem fail yang efisien dan proses rekod yang mudah difahami.

Objektif ini membantu dalam membangunkan dan memelihara sistem fail dan rekod yang berkesan, memberi manfaat kepada organisasi dalam pengurusan maklumat yang berterusan serta memastikan penyimpanan dan capaian data yang diperlukan dengan lancar dan efisien.

2.0 Senarai Fail dan Rekod - Lokasi Fail dan Rekod

1. Fail Minit Mesyuarat

1.1 Rekod kehadiran mesyuarat 2024
1.2 Mesyuarat Agung Bagi Tahun Berakhir 2022
1.3 Usul dan Cadangan

2. Fail Daftar Anak Kariah

3. Fail Aktiviti Biro Lajnah

3.1 Aktiviti Tadarus Al-Quran

4. Fail Penceramah

4.1 Rekod Tauliah Penceramah (Surat atau Kad Tauliah MAIS)

5. Fail Pekeliling Arahan / Aduan

6. Fail Kewangan

7. Fail Aset

1.0 Aset Biro Kebajikan
2.0 Daftar Aset Surau

8. Fail Penyelenggaraan Dan Pembangunan

9. Fail Asnaf Fakir Miskin Anak Yatim

10. Rekod Daftar Fail

11. Fail Laporan Tahunan

11.1 Laporan Tahun 2022
11.2 Laporan Tahun 2023
11.3 Laporan Tahun 2024