Boîtes aux lettres

La gestion des boîtes aux lettres peut poser question : qui doit les gérer ? un copropriétaire peut-il choisir son étiquette ? qui doit payer quoi ?

LES BOITES À LETTRES SONT DES ÉLÉMENTS PRIVATIFS ? OUI

Bien que placées dans les parties communes, il s’agit d’équipements privatifs hormis pour de très rares exceptions prévues par certains règlements de copropriété, et il appartient à chacun d’assurer le changement de sa serrure si elle est cassée, comme d’entretenir « sa boîte ».

La répartition des coûts afférents à la mise en place de boites aux lettres n’est d’ailleurs pas définie par la loi de 1965, et il est donc possible de les imputer :

• • . aux tantièmes entre les lots titulaires d’une boîte, en application du critère de l’utilité

  • . à la refacturation unitaire aux lots qui disposeront d’une boîte quelle que soit la taille du lot

JE PEUX METTRE LE MODÈLE D ÉTIQUETTE DE MON CHOIX ? NON

Bien que les boîtes aux lettres soient privatives, elles sont situées dans les parties communes et doivent donc respecter l’harmonie générale de l’immeuble, donc du hall et de l’ensemble des boîtes.

Pas question de repeindre votre porte de boîte aux lettres en rose, ni de décider d’un modèle d’étiquette à pois, vous devez vous conformer à ce qui a été décidé par l’assemblée générale à ce sujet.

DES NORMES IMPOSENT DES FORMATS PRÉCIS DE BOITES ? OUI ET NON

• • Tous les immeubles collectifs, dont la demande de permis de construire a été déposée après le 12 juillet 1979, doivent être équipés de boîtes normalisées qui répondent en effet à un cahier des charges, ce qui permet une distribution du courrier plus facile pour les facteurs et une accessibilité simplifiée pour l'usager, qui pourra récupérer une grande partie de ses colis.

  • Pour les immeubles datant d’avant 1979, largement majoritaire dans nos grandes villes, aucune norme n’est imposée (sauf si des travaux d’envergure du type surélévation ou extension interviennent à la suite et dans ce cas le régime des immeubles d’après 1979 s’applique).

Il existe cependant une norme datant de 1971 et retenue par l’ensemble des fabricants qui reste la référence, ce sont ces boîtes de faible encombrement que l’on retrouve en général dans les copropriétés disposant d’un hall exigu, elles sont complétées d’une « grosse boîte » destinée à recevoir journaux et colis.

L’ ÉTIQUETAGE EST OBLIGATOIREMENT FAIT PAR LE SYNDIC ? NON

S’agissant d’un élément privatif, le syndic n’a donc pas d’obligation d’assumer la gestion de vos boîtes aux lettres, et se chargera seulement du suivi de travaux complets de remplacement de toute la batterie desdites boîtes.

Qui a donc la charge de commander et apposer les étiquettes ? Le conseil Syndical peut décider d’avoir un vrai rôle à jouer, dans le cadre de sa mission d’assistance au Syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965).

Il est en effet plus simple d’éviter que les occupants s’adressent directement au syndic qui n’a pas d’obligation, mais se retrouve souvent en charge de ce sujet, et va commander au fil de l’eau auprès d’un fournisseur spécialisé puis refacturer individuellement, en créant un flux inutile et en augmentant une dépense qui devrait être minime.

De surcroît, le temps de traitement et le coût incitent nombre des occupants à apposer eux même une étiquette, papier, collée pour un résultat souvent désordonné.

Les solutions à privilégier peuvent être les suivantes, avec l’accord du syndicat des copropriétaires :

• • 1) Passer un accord avec une serrurerie de proximité à qui une étiquette type aura été fournie (dimensions, coloris, police) pour que les occupants puissent aller acheter directement une étiquette conforme à celle choisie. Les coordonnées du serrurier en question seront affichées dans le hall sur le tableau d’affichage dédié.

  • 2) Le conseil syndical achètera une étiqueteuse électronique pour fabriquer des bandes imprimées aux noms des nouveaux occupants. La dépense sera à répartir en charges générales, et il sera facturé une somme symbolique pour chaque étiquette (de 2 à 5 euros) qui viendra progressivement couvrir la dépense engagée, ainsi que l’achat de nouveaux rouleaux.

  • 3) Le conseil syndical fabriquera les étiquettes simplement en définissant une police et une couleur, et en les imprimant au format des porte-étiquettes de la batterie de boîtes. Cette dernière option est quasi sans frais, mais nécessite que le Conseil tienne à jour la liste des occupants.