2024. május 14.
Egy új munka elkezdése elsőre egyszerre lehet feldobó és ijesztő, és egy új munka megkezdése belső ellenőrként sem különbözik ettől. A belső ellenőrzés egy különleges és folyamatosan fejlődő szakma, ahol a belső ellenőrök kritikus szerepet játszanak egy szervezet működésében és felelős irányításában. A belső ellenőrök tapasztalatukat és a törvényekkel, szabályzatokkal és szervezeti irányelvekkel kapcsolatos ismereteiket arra használják, hogy megvizsgálják és elemezzék a szervezet pénzügyi adatait, és azonosítsák a szervezetet érintő esetleges meg nem feleléseket, pénzeszközökkel való visszaéléseket és egyéb kockázatokat. Belső ellenőrnek lenni kifizetődő, és nagyszerű lehetőség a szakmai fejlődésre, valamint az előrelépésre. Íme, mit kell tennie az új belső ellenőröknek ahhoz, hogy sikeres legyen a karrierjük.
Minden belső ellenőrnek, akár ez az első éve belső ellenőrként, akár több mint 25 éves ellenőrzési tapasztalattal rendelkezik, hasznára válhat, ha van egy mentora. A mentorok segítenek a belső ellenőröknek megérteni a szakmájukat és a karrierlehetőségeket. Fontos, hogy olyan megfelelő mentort találj, aki több ágazati tapasztalattal rendelkezik, hasonló értékeket vagy célokat vall, és akit tisztelsz. A megfelelő mentornak a legnagyobb szövetségesednek kell lennie, és szenvedélyesen kell tanítania, miközben lehetővé kell tennie, hogy önmagad szószólója lehess.
Ahhoz, hogy ezen a területen kezdj, meg kell tanulni a folyamatot szabályozó normákat. Az IIA teljesítményre vonatkozó normái elmagyarázzák a vizsgálati megbízások tervezésének, végrehajtásának, jelentésének és nyomon követésének folyamatait. Minél hamarabb megismerkedsz ezekkel a fogalmakkal, annál gyorsabban képes leszel megérteni és alkalmazni ezt a tudást a belső ellenőrzések tervezése és végrehajtása során.
Egy új munka megkezdésekor a belső ellenőrök hajlamosak hatalmas nyomást gyakorolni magukra, hogy tökéletesek legyenek. A belső ellenőrzés arról ismert, hogy meredek tanulási görbével rendelkezik, ezért az új ellenőröknek érdemes mély levegőt venniük, megnyugodniuk, és tudni, hogy nincsenek egyedül. Lesznek más ellenőrök, vezetők és igazgatók, akik segítenek megtanulni a részlegük eljárásait, és válaszolnak minden kérdésre.
Az egyik legnehezebb dolog, amit az új belső ellenőröknek meg kell tanulniuk, hogy mikor kell megszólalniuk és segítséget kérniük. Az ellenőrzés erősen technikai jellegű, és nagyon valószínűtlen, hogy egy új belső ellenőr egyik napról a másikra megfelelési, számviteli vagy csalási szakértővé váljon. Ne tölts órákat azzal, hogy egyedül próbáld kitalálni a dolgokat. Inkább kérj útmutatást egy tapasztaltabb kollégától, aki tud segíteni. Ha ismered a határaid, és tudd, mikor kell segítséget kérni, időt takaríthatsz meg, és csökkentheted a frusztrációt és a félreértéseket.
Belső ellenőrként sokféle folyamatot elemzünk, és mindenféle szintű alkalmazottal, illetve szakterületi szakértővel kapcsolatba kerülünk. Ne félj olyan kérdéseket feltenni, amelyek segítenek megérteni azt, amit ellenőrzöl. Ahogy telik az idő, és egyre több tapasztalatot szerzel, meg fogod tanulni, hogy a belső ellenőrzés a nagy egész megértése és az apró részletekre való összpontosítás közötti egyensúly megteremtéséről szól. Ha jól ismered a szervezeted irányelveit, eljárásait és kockázatait, akkor kiemelkedő belső ellenőr leszel.
Bár a kommunikációs készségek minden munkakörben elengedhetetlenek, a belső ellenőrzés két kulcsfontosságú készség fejlesztését igényli: a hatékony íráskészséget és a hatékony interjúkészítést. A belső ellenőr írásainak tárgyilagosnak és világosnak kell lenniük, meggyőző érvekkel, amelyek hatékonyan mutatják be az ellenőrzési eredményeket. A sikeres interjúkhoz a belső ellenőröknek felkészültnek kell lenniük, fel kell tenniük a megfelelő kérdéseket, meg kell hallgatniuk a válaszokat, jó jegyzeteket kell készíteniük, és meg kell bizonyosodniuk az ellenőrzött folyamatok és kontrollok megértéséről. Az is rendkívül fontos, hogy az interjú ne legyen egyoldalú, hanem mindkét oldalról természetesen folyjon.
Belső ellenőrként lehetőséged lesz arra, hogy a munkavállalók minden szintjével kapcsolatba lépj, és tanulj tőlük, beleértve a gyakornokokat, munkatársakat, vezetőket, alelnököket és igazgatókat. Mindenkitől tanulhatsz valamit, akivel találkozol, ezért légy nyitott és befogadó. Figyeld meg, hogy mások milyen értékes készségekkel rendelkeznek, például kommunikációs, szervezési, vezetői és kapcsolatépítési készségekkel, és tanulj tőlük.
Az új belső ellenőröket általában többféle ellenőrzési feladatra osztják be, mielőtt elkezdenének bizonyos területekre specializálódni, vagy szakértővé válnának. Tanulj meg minél többet a különböző megbízásokból, és jelentkezz önként olyan megbízásokra, amelyek nem olyan elbűvölőek, amelyekről semmit sem tudsz, vagy olyan témákról, amelyekről többet szeretnél tanulni. A különböző megbízások felfedezésével talán kedvet kapsz egy adott területhez, és lehetőséged nyílik arra, hogy egy adott témában szakértővel dolgozz együtt. Ha önként jelentkezel, hogy olyan területeken is részt veszel, amelyeket nem ismersz, a vezetőség és mások is felfigyelnek majd az erőfeszítésedre. Lehet, hogy szenvedélyed olyan helyen rejtőzik, amelyet nem fedeztél volna fel, ha nem erőlteted meg magad.
Fontold meg, hogy olyan hálózatokhoz vagy szervezetekhez csatlakozol, amelyek támogatják és kiszolgálják az érdeklődési körödet, a szakmai fejlődésedet és a fejlődésedet. Ezek a csoportok általában képzési lehetőségeket kínálnak a tagoknak, hogy segítsenek fejleszteni a készségeidet, és naprakésznek maradni az ellenőrzési hírekkel és kiadványokkal kapcsolatban. A hálózati csoportok vagy szervezetek tagjává válás segíthet abban is, hogy bővítsd szakmai kapcsolatrendszeredet, és megismerkedj más karrierlehetőségekkel.
Csak egy rövid időre lehetsz új belső ellenőr. A belső ellenőrzési tapasztalatok kezdetét meg kell ragadni, mert nincs még egy olyan időszak az ellenőrzési pályafutásban, amikor ilyen rövid idő alatt ennyi ismeretre tennénk szert. Az új tapasztalatok és a tanulási folyamat mellett az új ellenőrök csodálatos háttérrel és tapasztalatokkal rendelkező, különleges egyének széles skálájával találkoznak. Fogadd el a kialakuló kapcsolatokat és az útközben megtanulható dolgokat. De ami a legfontosabb, élvezd az utazást!
Natalie Harrison
CPA, MBA, a Rutgers, a New Jersey Állami Egyetem vezető ellenőre, korábban a KPMG-nél dolgozott vezető ellenőrként.
Forrás: https://acua.org/College-and-University-Auditor-Journal/Spring/Tips-for-New-Internal-Auditors