2024. október 3.
Az évek során számtalan külső minőségi és szakértői jelentést olvastam a belső ellenőrzési funkciókról. A jelentések jellemzően tartalmazzák annak értékelését, hogy az osztály megfelelt-e a megfelelő szabványoknak (akár az IIA normáknak, akár az általánosan elfogadott kormányzati ellenőrzési standardoknak). A jelentések eredményei gyakran informatívak és nagy érdeklődésre tartottak számot a belső ellenőrzési vezetők és mások számára. De gyakran csalódtam, mert nem foglalkoztak egy fontos, nem kézzelfogható dologgal: milyen volt a belső ellenőrzési osztály tekintélye a szervezeten belül?
A tekintély egy érdekes szó. Amikor egy személyre alkalmazzák, gyakran a fizikai megjelenésre (az egyén magasságára) utalva használják. De használják akkor is, amikor a „képesség vagy teljesítmény által szerzett jelentőségről vagy hírnévről” beszélünk. Ha így használjuk, akkor a termet egy egyénre vagy szervezetre is alkalmazható.
A belső ellenőrzés élethosszig tartó tanulmányozójaként mindig is lenyűgözött, hogy a belső ellenőrzési funkciók milyen változatos tekintélyt képviselhetnek. Egyes vállalatoknál/szervezeteknél a belső ellenőrzési funkciót a kockázatkezelési és ellenőrzési rendszer szükséges elemének tekintik. A funkciót hatékonynak, de nem figyelemre méltónak tartják. Más szervezetekben a belső ellenőrzésre tisztelettel tekintenek: elismerik és csodálják az általa nyújtott értéket. Ezek az ellentétes megítélések sok esetben annak ellenére léteznek, hogy a belső ellenőrzési részlegek gyakorlatilag azonos alapokmányok alapján működnek, ugyanazokat a belső ellenőrzési normákat követik, és ugyanannak a szintnek jelentenek a szervezeten belül. Akkor tehát miért van az egyiknek sokkal nagyobb a tekintélye, mint a másiknak?
Az évek során rájöttem, hogy a belső ellenőrzés tekintélyét kiérdemelte – nem pedig elnyerte! A tekintély nem a vezérigazgató vagy akár az auditbizottság rendelete alapján adományozott cím; a tekintély inkább az idő múlásával gyarapodik, amikor a belső ellenőrzés következetesen bizonyítja hatékonyságát, a szervezet számára nyújtott értékét és az érdekelt felek részére tanúsított tiszteletét. Egyetlen szervezet sem tiszteli a belső ellenőrzést az első naptól kezdve. A belső ellenőrökön múlik, hogy bizonyítsák értéküket. Akár egy multinacionális vállalat, akár egy kormányzati szerv, akár egy kisvállalat ellenőrzési funkcióját vezeti, itt vannak azok a módszerek, amelyekkel véleményem szerint kiépítheti és fenntarthatja a belső ellenőrzési funkció megérdemelt tekintélyét.
Gyakran használtam a következő mondatot: „Ha a belső ellenőrzést pusztán a vállalati rendőrségnek tekintik, soha nem fog tiszteletet kivívni”. A belső ellenőröknek nem csupán a megfelelőség ellenőrzését végző, hanem értékteremtő szerepükre kell gondolniuk. A cél nem egyszerűen az, hogy megtalálják a hibákat, hanem az, hogy olyan információkkal szolgáljanak, amelyek javulást és hatékonyságot eredményeznek.
A tisztelet kivívásához a belső ellenőröknek a „mi a baj” helyett a „mi lehetne jobb” gondolkodásmódot kell követniük. Az a belső ellenőr, aki valódi, mérhető értéket teremt, megbízható tanácsadóvá válik. Az a gondolkodásmód, amely a működési szempontokat az irányítás és a kockázatkezelés alapos ismeretével ötvözi, a vezetőség és az igazgatótanács figyelmét és tiszteletét is kivívja.
Az egyik leggyakoribb panasz, amit a vezetők részéről hallok a belső ellenőrökkel kapcsolatban, hogy „nem értik az üzletet”. A hitelesség megszerzéséhez a belső ellenőröknek folyékonyan kell beszélniük az általuk ellenőrzött üzletág nyelvét. Ez azt jelenti, hogy meg kell érteni a stratégiai célkitűzéseket, az előttük álló kihívásokat és a szabályozási környezetet, amelyben működnek.
A belső ellenőrzési vezetőknek biztosítaniuk kell, hogy csapataik ne csak a belső ellenőrzési módszertanban legyenek jártasak, hanem rendelkezzenek az iparág-specifikus ismeretekkel is, hogy releváns és hasznosítható észrevételeket nyújthassanak. El kell merülnünk az üzleti életben, részt kell vennünk a stratégiai üléseken, meg kell tanulnunk a működési árnyalatokat, és tájékozottnak kell maradnunk a felmerülő iparági kockázatokról. Ha az ellenőrzési javaslatok ezt a tájékozottságot tükrözik, akkor sokkal nagyobb valószínűséggel becsülik meg őket, és sokkal nagyobb a valószínűsége annak, hogy megfogadják a javaslatokat.
Az évek során megismert, nagyra becsült belső ellenőrzési részlegek leírásakor két szót használok újra és újra: függetlenség és objektivitás. Ezekről nem lehet tárgyalni. Függetlenség nélkül a belső ellenőrzés azt kockáztatja, hogy a vezetés kiterjesztése lesz. Objektivitás nélkül a belső ellenőrzés javaslatai elveszítik hitelességüket.
A tekintély építéséhez bátorság kell, hogy kimondjuk az igazságot, még akkor is, ha az kényelmetlen. A belső ellenőröknek magabiztosnak kell lenniük ahhoz, hogy semlegesek maradjanak, és elkerüljék a belső politizálást. Ez nem azt jelenti, hogy ellenségesnek kell lenniük, hanem azt, hogy objektívek, következetesek és átláthatóak kell lenniük mindenben, amit tesznek. A függetlenség az az alap, amelyre a belső ellenőrzés iránti tisztelet nagy része épül.
A belső ellenőrzés iránti tisztelet a kapcsolatokból nő ki - de itt a kulcs: ezek a kapcsolatok soha nem veszélyeztethetik az ön integritását. Ez egy vékony határvonal. Egyrészt a belső ellenőröknek erős kapcsolatokra van szükségük a vezetéssel, az igazgatótanáccsal és más érdekelt felekkel ahhoz, hogy hatékonyak legyenek. Másrészt, ha ezek a kapcsolatok elhomályosítják a függetlenségét, a hitelessége veszélybe kerül.
A szakmában eltöltött éveim során megtanultam, hogy azok a belső ellenőrzési vezetők élveznek tiszteletet, akik képesek egyensúlyt teremteni e kettős felelősség között. Azáltal, hogy megértik az üzletág igényeit, elősegítik az együttműködési kapcsolatokat, de soha nem engedik, hogy ezek a kapcsolatok gyengítsék a belső ellenőröktől megkövetelt objektivitást és szigort.
A hatékony belső ellenőr olyan kapcsolatokat épít ki, amelyek a bizalmon, nem pedig a kivételezésen alapulnak. A belső ellenőrzés egészséges tisztelete akkor jön létre, amikor a szervezetben dolgozók a belső ellenőröket a sikerhez vezető úton partnerként tekintik, nem pedig ellenfélként vagy „vállalati rendőrként”.
Semmi sem építi gyorsabban a tekintélyt, mint olyan eredményeket szállítani, amelyek számítanak az ostromlott vezetők számára. Az elmúlt évtizedben a belső ellenőrzésben bekövetkezett egyik legmélyrehatóbb változás az volt, hogy a hangsúlyt az eredményekre helyezték, nem pedig a kimenetekre. A valós, mérhető javulást eredményező belső ellenőrzési megbízások sokkal értékesebbek, mint a közmondásos polcon porosodó jelentések.
Minden ellenőrzés célja az kell, hogy legyen, hogy olyan javaslatokat tegyen, amelyek kézzelfogható javulást eredményeznek a folyamatokban, a kontrollokban és a kockázatkezelésben. A nagy tekintélynek örvendő belső ellenőrzési funkciók a problémák egyszerű feltárása helyett olyan megoldásokat kínálnak, amelyek gyakorlatiasak és megvalósíthatóak. Az ilyen eredményeket felmutató belső ellenőrök nemcsak hitelesek, hanem a fontos döntéshozatali megbeszéléseken is helyet kapnak az asztalnál.
Még a legjobb ellenőrzési meglátások is elveszítik hatásukat, ha nem kommunikálják hatékonyan. Azok a belső ellenőrök emelkednek a csúcsra, akik tudják, hogyan kell a megállapításokat úgy kommunikálni, hogy azok a hallgatóságukkal összhangban legyenek. Ez azt jelenti, hogy világosnak, tömörnek és konstruktívnak kell lenniük.
A vezetők és az igazgatóságok nem akarnak túlzott szakzsargont; tudni akarják, hogy mik a fő kockázatok, és hogyan lehet azokat csökkenteni. Az ellenőrzési jelentések megírásakor a belső ellenőröknek arra kell összpontosítaniuk, hogy úgy kommunikáljanak, hogy a javaslataik megvalósíthatóak legyenek. Ugyanilyen fontos az intézkedések nyomon követése annak biztosítása érdekében, hogy ezeket a javaslatokat végrehajtsák. A tekintélyt akkor lehet kivívni, ha a belső ellenőrzést a változás katalizátorának tekintik, nem pedig csak megfigyelőnek.
A modern belső ellenőrzés egyik legnagyobb kihívását az üzleti környezet folyamatos változása jelenti. Legyen szó a digitális átalakulás gyors üteméről, a változó szabályozási környezetről vagy olyan váratlan globális eseményekről, mint a COVID-19 világjárvány, a belső ellenőrzésnek agilisnak és alkalmazkodóképesnek kell maradnia.
Azt mondják, hogy „az agilitás a belső ellenőrzés éltető eleme a 21. században”. Azok a belső ellenőrök, akik a felmerülő kockázatok előtt járnak, és bizonyítják, hogy képesek alkalmazkodni ezekhez a változásokhoz, sokkal nagyobb valószínűséggel vívják ki társaik és vezetőik tiszteletét. Ez azt jelenti, hogy be kell fektetni a folyamatos tanulásba, fel kell karolni az új technológiákat, mint például az adatelemzés, és az ellenőrzési gyakorlatokat aktualizálni kell, hogy relevánsak maradjanak.
Azok a belső ellenőrök, akik nem alkalmazkodnak, azt kockáztatják, hogy elavultnak vagy jelentéktelennek tekintik őket. Azokat, akik elfogadják a változásokat, előremutatónak és a szervezet bizonytalanságon való átvezetésében nélkülözhetetlen partnernek tekintik.
A belső ellenőrzés tekintélye nagymértékben az etika iránti elkötelezettségén nyugszik. Azokban a szervezetekben, ahol az integritás alapvető érték, a belső ellenőrzést gyakran az etikus magatartás és irányítás kapuőrének tekintik. A belső ellenőröknek példát kell mutatniuk, minden tevékenységük során a legmagasabb etikai normákhoz kell ragaszkodniuk.
Amikor szabálysértést vagy etikai vétséget fedezünk fel, az, hogy hogyan kezeljük ezeket a felismeréseket, megalapozhatja vagy megtörheti a hitelességünket. Egy olyan belső ellenőrzési csapat, amely professzionálisan, diszkréten és az átláthatóság iránti elkötelezettséggel közelíti meg ezeket a helyzeteket, mindig a szervezet megbízható és lényeges részének fog tűnni.
Meg kell ismételni, hogy a belső ellenőrzésben a tekintélyt nem adják; azt következetes teljesítménnyel, hitelességgel és az értékteremtés iránti elkötelezettséggel érdemlik ki. A belső ellenőrök az eredmények elérésére, a függetlenség fenntartására, az üzleti tevékenység megértésére és az erős kapcsolatok ápolására összpontosítva kiérdemelhetik a vezetőség és az igazgatótanács részéről is a megérdemelt tiszteletet.
A belső ellenőrzés azon kevés szakmák egyike, ahol a megbecsülés egyenesen arányos az általunk nyújtott értékkel. Ha következetesen bizonyítani tudjuk alkalmasságunkat, objektivitásunkat és az értelmes változások ösztönzésére való képességünket, akkor a szervezeten belül természetes módon nőni fog a tekintélyünk.
A belső ellenőrzés tekintélyének megszerzéséhez vezető út végül is folyamatos, de a megfelelő megközelítéssel érdemes végigjárni.
Richard Chambers
Forrás: https://www.richardchambers.com/internal-audit-stature-is-earned-not-granted/