2024. november 27.
Mivel közel 50 éve vagyok belső ellenőr, volt részem sikerekben és mélypontokban egyaránt. Ügyfeleim túlnyomó többsége tisztelettel és elismeréssel fogadta az általunk végzett ellenőrzések által nyújtott betekintést. De volt egy maroknyi eset, amikor az ellenőrzési megoldási folyamat teljes körű „ételmérkőzéssé” változott. A csapataimat és engem a kedvezőtlen belső ellenőrzési jelentéstervezetek frusztrált címzettjei „tudatlanoknak”, „szakszerűtleneknek”, sőt „bohócoknak” neveztek. Voltak olyan ügyfeleim, akik megkerültek engem és felettem próbáltak elhallgattatni kedvezőtlen belső ellenőrzési eredményeket. Könnyű lett volna elveszíteni a hidegvéremet, de pályafutásom korai szakaszában megtanultam, hogy a higgadtság és a professzionalizmus megduplázása a legjobb válaszstratégia.
Az erős, hatékony kapcsolatok kialakítása a szervezeten belül alapvető fontosságú a belső ellenőrök hosszú távú sikere szempontjából. Az ügyfelekkel való kölcsönösen tiszteletteljes interakciók elősegítik az együttműködést, és olyan fejlesztésekhez vezetnek, amelyek végső soron a szervezet javát szolgálják. Mégis, még a legkooperatívabb környezetben is előfordulhat, hogy a belső ellenőrök a vezetőség frusztrációjának címzettjeként találják magukat.
Ahogyan azt már korábban is megjegyeztem, amikor a visszautasítás ellenségeskedéssé vagy megtorlássá fokozódik, úgy érezhetjük, hogy „a birodalom visszavág”. Ezek a pillanatok próbára teszik elszántságunkat és szakmaiságunkat. Tapasztalatom szerint a belső ellenőrzés és a vezetés közötti nézeteltérések nem ritkák; ezek az ellenőrzési folyamat természetes elemei. Ha professzionalizmussal, udvariasan és konstruktív párbeszéddel kezeljük ezeket a nézeteltéréseket, akkor jobb eredményekhez vezethetnek, és erősíthetik a belső ellenőrzésbe vetett bizalmat.
Amikor azonban a feszültségek fokozódnak, és az ellentétek vitába torkollnak, a belső ellenőröknek szorgalmasan kell dolgozniuk a helyzet enyhítésén. Az alábbiakban néhány olyan forgatókönyvvel találkozhat, amikor a vezetőségi ellenállás jelentősebb kihívássá válik, valamint az én ajánlásaimmal arra vonatkozóan, hogyan lehet ezeket a pillanatokat higgadtan és integritással kezelni.
Ahogy már többször figyelmeztettem, a belső ellenőröknek fel kell készülniük a visszautasításokra, különösen akkor, ha az ellenőrzési megállapítások súlyos hatékonysági hiányosságokat, megfelelési hiányosságokat vagy csalást tárnak fel. Ezek a megállapítások, bármennyire is tisztességesen kerülnek bemutatásra, erős reakciókat válthatnak ki.
Ilyen esetekben kritikus fontosságú, hogy meghallgassuk a vezetés által felvetett aggályokat, és biztosítsuk, hogy megállapításainkat objektíven mutattuk be. A megállapítások tisztességes bemutatása azonban nem jelenti a tények elkendőzését vagy a konfliktusok elkerülése érdekében az üzenet enyhítését. Belső ellenőrként hitelességünk attól függ, hogy képesek vagyunk-e kiegyensúlyozottan és egyértelműen megfogalmazni a kockázatokat és a következményeket.
Ideális esetben a konstruktív párbeszéd és az észszerű kiigazítások feltárására való hajlandóság segíthet eloszlatni a vezetőség aggályait. De ha a megoldás továbbra is elérhetetlen, a belső ellenőröknek fel kell készülniük arra, hogy határozottan kiálljanak. Nem az a feladatunk, hogy népszerűségi versenyt nyerjünk, hanem hogy biztosítsuk, hogy a szervezet rendelkezzen a megalapozott döntések meghozatalához szükséges információkkal.
Magától értetődik, hogy soha nincs rendben, ha egy ellenőrzési ügyfél személyes támadásokba bocsátkozik. Azon ritka alkalmakkor, amikor ez megtörtént, nem toleráltam. Ha például egy kilépési megbeszélésen elfajultak a dolgok, általában „időt kértem”. Egy korai mentoromtól megtanultam, hogy ilyen esetekben a legjobb stratégia az értekezlet elnapolása. Lehet, hogy azt mondtam volna: „úgy tűnik, hogy nagyon határozott véleményetek van erről az ellenőrzésről, úgyhogy újból összegyűlünk, és a későbbiekben egy másik megbeszélést tűzzünk ki”.
Hiábavaló lehet tárgyalni valakivel, akin az érzelmei uralkodnak. Belső ellenőrzési vezetőként általában egy megszakított megbeszélés után visszamennék, hogy világossá tegyem, hogy az ügyfél viselkedése elfogadhatatlan. Azt is világossá teszem, hogy a jövőbeni megbeszéléseknek konstruktívabbnak kell lenniük. Soha nem fordult elő velem, hogy egy ügyfél átlépte volna a határt, és faji, etnikai vagy nemi jellegű személyes sértést vágott volna a fejemhez. Ha ez megtörtént volna, akkor „vége a játéknak!”. Visszautasítottam volna a további együttműködést, és követtem volna a vállalati irányelveket a jogsértővel való bánásmód során.
Alkalmanként a vezetéssel az ellenőrzési eredményekkel kapcsolatos nézeteltérések a felső vezetés vagy az auditbizottság felé eszkalálódhatnak. Ez akkor fordulhat elő, ha a sértett vezető a bevett protokollokat megkerülve igyekszik befolyást szerezni.
Az ilyen forgatókönyvek kihívást jelenthetnek, és időnként vakvágányra vezethetnek. Ilyenkor azt tanácsolom, hogy maradjon nyugodt, és összpontosítson a tények világos és szakszerű bemutatására. Kerülje a védekezést; hagyja, hogy munkájának minősége és az eljárás tisztességes volta önmagáért beszéljen.
Végső soron előfordulhat, hogy az auditbizottságnak kell végső hatóságként eljárnia az ellenőrzési megállapításokkal kapcsolatos viták rendezésében. Ha a tények az Ön oldalán állnak, és az Ön eljárása megfelelő, akkor magabiztosan közelítheti meg ezeket a helyzeteket.
A vezetőségi nyomásgyakorlás legaggasztóbb formája a megtorlás. A megtorlás nemcsak az ellenőrzési funkciót, hanem a szervezet etikai alapjait is aláássa. Ennek számos formája lehet: az ellenőrzési funkciót érintő költségvetési megszorítások, az egyes ellenőrökre irányuló negatív teljesítményértékelések, vagy akár a hozzá nem értés vagy a helytelen magatartás megalapozatlan vádjai.
A megtorlás soha nem elfogadható. A belső ellenőröknek fel kell készülniük arra, hogy megvédjék munkájukat és sérthetetlenségüket. Ez azzal kezdődik, hogy biztosítjuk, hogy erős pozícióból működjünk - a legmagasabb etikai normák betartásával, aprólékos dokumentációval és minden olyan viselkedés elkerülésével, amely alááshatja hitelességünket.
Belső ellenőrökként soha nem szabad kompromisszumot kötnünk a szakmaiság vagy az etikus magatartás terén, még ellenségeskedés esetén sem. A feddhetetlenség hírneve a legnagyobb értékünk, és ez kritikus fontosságú a vitás helyzetekben való eligazodáshoz.
Emberi válasz a nehéz hírekre
Fontos felismerni, hogy a vezetőség negatív reakciói gyakran az emberi természetben gyökereznek. A viselkedéspszichológusok megjegyzik, hogy a düh és a tagadás természetes reakciók a rossz hírek fogadására. Belső ellenőrként el kell választanunk az érzelmi reakciókat a nézeteltérés lényegétől, és türelmesnek és szakszerűnek kell maradnunk.
Előfordulhat, hogy az ellenségesnek tűnő viselkedés egyszerűen csak az ügyfél reakciója az információ feldolgozására, vagy arra, hogy időre van szüksége, hogy lehiggadjon. Amikor ez megtörténik, akkor lehetőségünk van empátiát tanúsítani, miközben megerősítjük az ellenőrzési folyamat objektivitását és értékét.
A belső ellenőrzési megbízások legtöbbször pozitív eredményekhez és szakmai interakciókhoz vezetnek. Az időnkénti visszautasítás azonban elkerülhetetlen. A kiváló belső ellenőr nem abban mérhető, hogy vannak-e nézeteltérései, hanem abban, hogy hogyan reagál ezekre a pillanatokra.
Richard Chambers
Forrás: https://www.richardchambers.com/when-the-audit-resolution-process-turns-into-a-food-fight/
Asszisztált fordítás a DeepL segítségével.