2025. július 27.
2009-ben indított blogomban több mint 800 cikket írtam a belső ellenőrzésről, a kockázatkezelésről és az irányításról. De ha csak egyet kellene megneveznem, amely kiállta az idő próbáját – és több százezer olvasó kritikus szemét –, az a „10 dolog, amit nem szabad megemlíteni egy ellenőrzési jelentésben” című cikk lenne. Ez a cikk, amelyet először 2011-ben publikáltam, majd 2017-ben frissítettem, továbbra is a legolvasottabb bejegyzésem.
Miért talált ez a téma ilyen széles körű visszhangra? Mert a mi szakmánkban a kommunikációnk ugyanolyan fontos lehet, mint az, amit feltárunk. Ezt karrierem elején tanultam meg, amikor bemutattam egy tényeken alapuló, de hangnemileg érzéketlen ellenőrzési jelentés tervezetet. Az ügyfél nem értett egyet az összes megállapításommal, de minden ajánlásommal egyetértett. Amikor megkérdeztem, miért, azt mondták: „Nézze meg, hogyan írt rólunk.” És igazuk volt. Hangnemem szükségtelenül kemény volt, és ez az egy hibás lépés majdnem tönkretette az egész munkát.
Egy jól megírt ellenőrzési jelentés pozitív változások katalizátora lehet. A rosszul megírt jelentés zavart, tétlenséget, sőt akár a kapcsolatok megromlását is okozhatja. Ezért úgy gondolom, itt az ideje, hogy felülvizsgáljam és frissítsem a listát, nem csak a saját tapasztalataim alapján, hanem az évek során kapott visszajelzések és az új kutatási asszisztensemtől, a ChatGPT-től szerzett ismeretek alapján is. Kiderült, hogy még az AI is egyetért azzal, hogy egyes kifejezéseket jobb kihagyni a jelentéseinkből.
Íme tehát a „10 dolog, amit nem szabad megemlíteni egy belső ellenőrzési jelentésben” című cikkem 2025-ös kiadása, amely a mai belső ellenőrzési környezetnek megfelelően frissült:
Ez a kifejezés gyengíti ajánlásának sürgősségét. Ha azt javasolja, hogy a vezetés csak fontolja meg valamit, ne lepődjön meg, ha csak fontolóra veszik, és ennél többet nem tesznek. Legyen egyértelmű és határozott a nyelvhasználatában: „A vezetésnek végre kell hajtania”, „ki kell dolgoznia” vagy „felül kell vizsgálnia” erőteljesebb, cselekvésre ösztönző üzenetet közvetít.
Az olyan kitérő kifejezések, mint „úgy tűnik”, „úgy látszik” vagy „a véleményünk szerint” bizonytalanná tehetik a jelentését, még akkor is, ha a bizonyítékai szilárdak. A vezetésnek tudnia kell, hogy megbízhat a megállapításaiban. Ha biztos a tényekben, írjon világosan és meggyőzően – ne homályosan.
Olyan szavak, mint „egyértelműen”, „nagyon” vagy „jelentősen” erőteljesnek tűnhetnek, de gyakran homályosak és szubjektívek. Az a „egyértelmű” olvasó számára egyértelmű lehet, de egy másik számára nem. Hagyja, hogy az adatok beszéljenek.
Az olyan szavak, mint „egyértelműen”, „nagyon” vagy „jelentősen” erőteljesnek tűnhetnek, de gyakran homályosak és szubjektívek. Ami az egyik olvasó számára „egyértelmű”, az a másik számára nem feltétlenül az. Hagyja, hogy az adatok beszéljenek. Ahelyett, hogy „jelentős veszteséget” írna, adja meg a tényleges számot. A pontosság mindig felülmúlja a túlzást.
Kerülje a túlzó kijelentéseket. Az a kijelentés, hogy a vezetés soha nem végez kontrollt, vagy mindig elmulaszt valamit dokumentálni, vitát vált ki. Ehelyett alapozza meg észrevételeit bizonyítékokkal: „A 15 vizsgált tranzakció közül egy sem volt megfelelően engedélyezve” – ez nehezebben vitatható és konstruktívabb. Ráadásul, ha a vezetés egy példát is előás, a „soha” állítása hiteltelenné válik.
Az „hatástalan” és „eredménytelen” szavak gyakran megjelennek a belső ellenőrzési jelentésekben. Ha azonban ezek a kifejezések nem kapcsolódnak egyértelműen konkrét kritériumokhoz, gyakran a vezetőség ellenállását váltják ki. A címkézés helyett inkább arra kell összpontosítanunk, hogy olyan módon írjuk le a helyzetet, amely lehetővé teszi az olvasó számára, hogy saját következtetéseket vonjon le arról, hogy a műveletek hatástalanok vagy eredménytelen voltak-e.
A jelentésnek a kiváltó okokat kell azonosítania, nem pedig bűnbakokat keresnie. Kerülje az olyan kifejezéseket, mint „a vezetés elmulasztotta…” vagy „az osztály elhanyagolta…”. Inkább a hibákra koncentráljon: „A kontrollok nem kerültek végrehajtásra” vagy „A folyamatok nem feleltek meg a szabályzat elvárásainak”.
Ez a kifejezés már nem divatos, de még mindig meglep, hogy milyen gyakran használják. Passzív vizsgálati alanyra utal, nem pedig együttműködő partnerre. Fontolja meg az „ellenőrzési ügyfél”, „folyamattulajdonos” vagy „vezetés” kifejezések használatát – ezek a kifejezések jobban tükrözik az együttműködési kapcsolatot.
A szakszerű ellenőrzési nyelvhasználat lenyűgözheti a többi ellenőrt, de elidegenítheti az üzleti vezetőket. Ha a közönsége nem jártas az ellenőrzési szakzsargonban, egyszerűsítse a kifejezéseket. Ha olyan kifejezéseket kell használnia, mint „kompenzáló kontrollok” vagy „lényeges gyengeségek”, akkor határozza meg őket. Az ellenőrzési jelentésnek a vezetőknek kell érthetőnek lennie, nem csak az ellenőröknek.
Az ilyen szavak leereszkedőnek vagy szarkasztikusnak tűnhetnek. Még ha a probléma önnek nyilvánvalónak is tűnik, kerülje el azt a benyomást, hogy a vezetés elmulasztott valami nyilvánvalót. Hagyja, hogy a tények magukért beszéljenek – tisztelettel és objektíven.
Az olyan kifejezések, mint „megállapítottuk”, „úgy véljük” vagy „a belső ellenőrzés megállapította”, önelégültségnek tűnhetnek – vagy ami még rosszabb, vádaskodásnak. Ehelyett használjon semleges, harmadik személyű nyelvet: „A felülvizsgálat megállapította…” vagy „Az elemzés kimutatta…” segít a problémára összpontosítani, nem pedig a belső ellenőrökre.
Ha valaha is bizonytalan abban, hogy írása hogyan fog hatni, próbálja ki azt, amit én középiskolai tesztnek nevezek: ha egy okos hetedik osztályos diák nem érti a jelentését, akkor az feleslegesen bonyolult lehet. Íme egy valós példa arra, hogy mit ne írjon:
„A belső ellenőrök által végzett, fent említett számlák vizsgálata során a csapat értékelte az egyes, önmagukban jelentéktelen tételek kumulatív hatását, és ennek során abból a feltételezésből indult ki, hogy helyénvaló megvizsgálni, hogy ezek a hatások egymást kioltják-e, vagy éppen ellenkezőleg, ugyanabba az irányba mutató kumulatív hatást eredményeznek, és így jelentős összegre halmozódnak fel.”
Mondjuk egyszerűen: ha a lényeg az, hogy „sok apró dolog összeadódhat”, akkor mondja ezt.
A belső ellenőrzési jelentések munkánk hangja. Nemcsak azt tükrözik, amit találtunk, hanem azt is, hogy hogyan látjuk magunkat – megbízható tanácsadókként, kommunikátorokként és változás előmozdítóiként. Soha nem tartottam magam belső ellenőrzési jelentések írásának szakértőjének. Azok számára, akik több hasznos tanácsot szeretnének kapni a jobb belső ellenőrzési jelentések írásához, legalább két kiváló tanácsadót/trénert ajánlok:
Sara I. James: Getting Words to Work
Margie Bastola: Margie Bastolla Facilitations
Végül ne feledje, hogy a szavak, amelyeket választunk, ajtókat nyithatnak meg vagy elzárhatják az elmét. Válasszon okosan.
Mint mindig, örömmel fogadom véleményét.
Várjuk észrevételeit a LinkedIn-en vagy a Twitteren (@rfchambers).
Richard Chambers
Forrás: https://www.richardchambers.com/10-things-not-to-say-in-an-audit-report-revisited-for-2025/