A sikeres mintavételezés egy jól kidolgozott tervvel kezdődik.
Az ellenőrök gyakran felkérést kapnak arra, hogy a belső kontrollokat mintavételezéssel vizsgálják. A folyamat során a tranzakciók közül mintát választanak ki egy adathalmazból, és megvizsgálják bizonyos jellemzők vagy tulajdonságok meglétét vagy hiányát. Az ellenőr például kiválaszthat egy mintát a szállítói számlákkal kapcsolatos tranzakciókból, és megvizsgálhatja, hogy minden egyes rekord tartalmazza-e a felhatalmazott aláíró jóváhagyását. Vagy az ellenőr kiválaszthat egy ügyfélrekordokból álló mintát egy adatbázisból, hogy ellenőrizze a helyes címadatokat. A mintavételezés jellemzői egyszerűek, legalábbis úgy tűnhet. Bár a modern, számítógéppel támogatott ellenőrzési eszközök jelentős hatékonyságot vittek a mintavételezéssel kapcsolatos adatkigyűjtési, tesztelési és rögzítési folyamatokba, az ellenőrök kritikus hibák elkövetését kockáztatják, ha túlságosan erősen támaszkodnak erre a technológiára, és nem fordítanak elég időt egy megbízható mintavételi terv kidolgozására. Ennek következtében az eredmények a legjobb esetben is megkérdőjelezhetővé, legrosszabb esetben pedig érvénytelenné válhatnak. A közismert mondás, miszerint "Ha nem tervezel, akkor tervezed, hogy elbuksz", minden bizonnyal érvényes a mintavételre is. A mintavételi terv támogatja az elvégzett munka érvényességét, kulcsfontosságú a vizsgálati cél meghatározásához és a teljes sokaságot reprezentáló minta kiválasztásához. Az alapos terv részletes információt nyújt a sokaságról, és minimalizálja a teljes ellenőrzési kockázatot. A hatékony tervezés különösen csökkenti az olyan módszertani kockázatokat, mint például a nem megfelelő sokaság vagy a nem reprezentatív minta vizsgálata. Mielőtt a számokat beillesztenék a vizsgálati eljárásokhoz szükséges ellenőrzési szoftverbe, a belső ellenőröknek időt kell szánniuk egy hatékony mintavételi jellemzőkre vonatkozó terv kidolgozására. Az alábbi 10 lépés modellként használható egy olyan terv kidolgozásához, amely csökkenti a hibakockázatot és segít növelni a vizsgálati adatok érvényességét.
1. VÉGEZZEN MINTAVÉTEL ELŐTTI KUTATÁST
A mintavételi rutinok megkezdése előtt a belső ellenőröknek meg kell érteniük, hogy mit vizsgálnak. Az előkészítésnek magában kell foglalnia a vizsgálandó eljárások áttekintését, az ellenőrzött ügyfelek meghallgatását és a rendszerkontrollok dokumentálását. Tegyük fel például, hogy egy ellenőrzési ügyfél felveti, hogy az ügyfélcím-adatbázist nem megfelelően vezetik, ami túlzottan magas kézbesíthetetlen postaköltségeket okoz, és csökkenti az ügyfelek új termékkínálatról való tájékoztatásának lehetőségeit. Az ellenőrnek meg kell tudnia, hogy a címadatokat hogyan viszik be az ügyféladatbázisba, milyen gyakran frissítik az információkat, és ki vagy mi vesz részt ebben az erőfeszítésben. Általánosságban elmondható, hogy az előmintavételes kutatás akkor teljes, ha az ellenőr ismeri a vizsgálandó sokaságot befolyásoló összes változót.
2. A CÉL MEGHATÁROZÁSA
Bár néhány gyakorló szakember hajlamos lehet kihagyni ezt a lépést a tesztelés felgyorsítása érdekében, a tesztelési cél megfelelő meghatározásának elmulasztása költséges hiba lehet, ami rossz mintakiválasztáshoz és az elvégzett munka gyengébb alátámasztásához vezethet. Gondolja át, hogy mit fog mondani, amikor az ellenőrzés befejeződik. Bár ezen a ponton nem feltétlenül tudja megjósolni a végeredményt, fontolja meg, hogy milyen típusú információkat fog bemutatni a vizsgálati következtetésekben. A fenti ügyféladatbázisra vonatkozó példában például a vezetőség valószínűleg kevés hasznát venné egy olyan következtetésnek, amely egyszerűen azt mondja ki, hogy az adatbázisban problémák vannak. Ehelyett nagyobb értéket látnak egy olyan jelentésben, amely azonosítja az adatbázisban meglévő konkrét problémákat, például a címhibaarány eltéréseit ügyféltípusonként vagy helyenként. Az ügyfelek igényeinek előzetes figyelembevétele segíthet az ellenőröknek a fókuszált célkitűzés kialakításában, és a tesztelés testre szabásában, hogy hozzáadott értékkel bíró eredmények szülessenek.
3. A POPULÁCIÓ MEGHATÁROZÁSA
A jól meghatározott, teljes sokaság a megbízható mintavételi terv kulcsfontosságú építőköve. Konkrétan az ellenőröknek el kell dönteniük, hogy mit vegyenek fel a sokaságba - és mit zárjanak ki belőle. Fontos szempont például a vizsgált időszak. A pontos kezdő és záró időpontok meghatározása minden alapsokasági elemre vonatkozóan javítja a pontosságot, és később segít a minta érvényességének biztosításában. Ha a sokaságot számítógépes adatbázisban tartják nyilván, feltétlenül adja meg a sokaságot alkotó meződefiníciókat és az adatok kinyeréséhez használt lekérdezési nyelvet. Ezek a részletek egyértelmű utat biztosítanak a sokasághoz, és szükség esetén lehetővé teszik mások számára a sokaság forrásának gyors azonosítását.
4. VIZSGÁLJA MEG A SOKASÁGOT
A vizsgálati adatok érvényességének biztosítása érdekében az ellenőröknek meg kell győződniük arról, hogy mintáik reprezentatívak a vizsgált sokaságra nézve. Az ellenőr azonban nem teheti meg ezt a megállapítást anélkül, hogy előbb ne tudná, milyen a sokaság. A célsokaság jobb megértése érdekében a belső ellenőrök a sokaság legnagyobb és legkisebb elemeinek azonosításával kezdhetik. Az ellenőröknek ezután ki kell számítaniuk az átlagot, valamint az átlagos szórást, és meg kell vizsgálniuk azokat az időpontokat, amikor a sokaság tételei létrejöttek. Például a tételek egyenletesen oszlanak el az időszakon belül, vagy az elejére, közepére vagy végére tolódnak?
5. HATÁROZZA MEG A MINTAVÉTELI EGYSÉGET
A mintavételi egység a mintavételre kiválasztott sokaság egy egyedi darabját jelenti. A teljes sokaságszám tehát az összes mintavételi egység összege. Fektessen időt és gondolkodást annak meghatározására, hogy mi számít mintavételi egységnek és mi nem, mivel az ilyen előkészületek kifizetődnek a vizsgálati eredmények értelmezésekor. Gondolja át azt is, hogy a vizsgált mintavételi egységek egyes típusai hogyan befolyásolhatják a következtetését. Tegyük fel például, hogy egy ügyfélcím-ellenőrzéssel kapcsolatban végzett kutatás azt jelzi, hogy a nagyvállalati ügyfeleknek történő értékesítés növekszik, és hogy nem érkezik panasz ezen ügyfelek profilinformációinak pontosságával kapcsolatban. Ilyen körülmények között a nagyvállalati ügyfelek címeivel kapcsolatos problémák kockázata valószínűleg alacsony, a címek pedig valószínűleg nem képeznek hasznos mintavételi egységet. Ha a minta jelentős számú olyan mintavételi egységet tartalmaz, amelyek nem támogatják a vizsgálati célt, akkor a cél nem érhető el.
6. HATÁROZZA MEG A MINTAVÉTELI EGYSÉGEK SZÁMÁT
Számolja meg azon tételek számát, amelyek megfelelnek a mintavételi egység definíciójának. Bár ez az eljárás az ötödik lépés fényében feleslegesnek tűnhet, a számlálás segít a sokaság meghatározásának fókuszálásában, és hajtóerőként szolgál a megfelelő mintaméret meghatározásában.
7. HATÁROZZA MEG A MINTAVÁLASZTÁSI MÓDSZERT
A mintaválasztás módszerét a lehető legkonkrétabban kell meghatározni. A megfontolandó kérdések közé tartoznak: " Vakon, ceruzaszurkálással" választják-e ki a mintát, vagy számítógép segítségével választják ki a véletlenszerű mintát egy adatbázisból? Ha véletlenszerű mintát választanak ki, akkor milyen tényezőt fognak véletlenszerűen kiválasztani? _ Minden egyes mintavételi egységhez véletlen számot rendelnek-e, vagy egy számlaszámtartományt adnak be egy statisztikai mintákat generáló programba? Ügyeljen arra, hogy a kiválasztási módszert elég részletesen dokumentálja, hogy bárki újra el tudja végezni a tesztelést. Dokumentálja az esetlegesen használt számítógépes lekérdezési nyelvet is.
8. DOKUMENTÁLJA A MINTA MÉRETÉNEK MEGHATÁROZÁSÁHOZ HASZNÁLT TÉNYEZŐKET
A minta méretét több tényező határozza meg, beleértve a sokaság méretét, az elfogadható hibát, az elfogadható mintavételi kockázatot, a megbízhatóság mértékét és a kockázatértékelés eredményeit. Győződjön meg arról, hogy a mintavételi terv elég részletesen meghatározza a kockázatértékelést az értékelés alátámasztásához. Ezenkívül határozza meg a "magas", "mérsékelt" és "alacsony" kockázat jelentését a vizsgálatra vonatkoztatva. Vagy ha a kockázatértékelés egy numerikus tényező, határozza meg a skálát és annak a vizsgálatra való alkalmazásának módját. Feltétlenül határozza meg a tolerálható hibát, valamint az annak meghatározására használt módszert is. Végül dokumentálja a módszert, amelyet mind az elfogadható mintavételi kockázat, mind pedig az eredményekre támaszkodó megbízhatóság mértékének meghatározására használtak.
9. VÁLASSZA KI A MINTÁT
Az elsőtől a nyolcadik lépésig tartó dokumentálás részletes mintavételi tervet biztosít. A terv elkészültével az ellenőr készen áll arra, hogy kiválassza a mintát a teszteléshez. A minta kiválasztásához követendő konkrét lépéseket az ellenőr által használni tervezett eszközök befolyásolják. A számítógéppel támogatott eszközöknek, például az ellenőrzési szoftvercsomagoknak útmutatást kell nyújtaniuk a minta kiválasztásához. Ilyen eszközök hiányában az ellenőrök használhatnak véletlenszám-táblázatot, hogy minden egyes mintavételi egységhez véletlen számot rendeljenek, majd a mintavételi egységeket a hozzájuk rendezett számok alapján rendezzék, és felülről lefelé vagy alulról felfelé válasszák ki a mintavételi egységeket.
10. ELLENŐRIZZE A MINTÁT
A vizsgálati folyamat megkezdése előtt szánjon időt arra, hogy még egyszer megvizsgálja a mintát. Úgy néz ki, mint a populáció? A minta elemei nagyjából ugyanolyan arányban oszlanak el az időszakon belül, mint a populációé? A mintavételi egységek átlagos mérete és szórása hasonló a sokaságéhoz? Ha a minta egyáltalán nem hasonlít a sokaságra, értékelje újra a sokaságot, és ellenőrizze a mintaválasztási technikát.
JÓL KIDOLGOZOTT TERVEK
Egy megalapozott mintavételi terv javítja a vizsgálati eredmények minőségét és megbízhatóságát, és csökkenti a vizsgálati folyamathoz kapcsolódó kockázatot. Egy jól dokumentált mintavételi tervvel az ellenőrök javíthatják a sokaság és a vizsgálati eredmények megértését. Végső soron a tervezési folyamat és a kapott vizsgálati adatok segítenek abban, hogy a belső ellenőrök értéknövelt ellenőrzési szolgáltatásokat nyújtsanak az ügyfél számára.
JOHN R. MARTIN, CPA, is a financial operational auditor at TriWest Healthcare Alliance in Phoenix.
A cikk eredeti, angol nyelvű változata az Internal Auditor 2004. augusztusi számában jelent meg.