2025. május 22.
Ha belső ellenőrként dolgozik, akkor tudja, hogy az idő mindig szűkösen áll rendelkezésre. A szabályozási követelmények, a változó kockázatok és a függetlenség és tárgyilagosság fenntartásának napi feladata között a hatékonyság növelésének módszereinek megtalálása nem csak hasznos, hanem elengedhetetlen is.
Az Audit Library-ben országszerte (az Egyesült Államokban) ellenőrzési szakemberekkel dolgozunk együtt, akik közül sokan korlátozott erőforrásokkal rendelkező kis csapatokat vezetnek. Annak érdekében, hogy segítse munkájának racionalizálását és új perspektívát nyújtson arra vonatkozóan, hogy hol lehetne jobban felhasználni az időt és az erőfeszítéseket, öt gyakorlati lépést állítottunk össze az ellenőrzés hatékonyságának növelése érdekében.
Ezek nem olyan homályos közhelyek, mint a „dolgozzon okosabban”, hanem azonnal alkalmazható, megvalósítható taktikák.
Mi jut eszébe, amikor a „projekthatékonyság” kifejezést hallja? Az ellenőrzési vezetőknek képesnek kell lenniük a projekthatékonyság egyértelmű meghatározására, és az ellenőrzési csapat minden tagjának meg kell értenie, hogyan számolják ki, hogyan értelmezik az eredményeket, és hogyan járulhatnak hozzá azok javításához.
Tehát, bontsuk le:
Projekthatékonyság = tényleges ellenőrzési projektórák ÷ tervezett ellenőrzési projektórák
Ha egy projekt túllépi a tervezett óraszámot, akkor ez más fontos munkák elvégzésétől vonja el az időt, vagy túlórát igényel a terv betartása érdekében. A tervezett költségvetés alatt megvalósult projektek értékes rugalmasságot biztosítanak, lehetővé téve a csapat számára, hogy ugyanazon időkereten belül több munkát vállaljon.
A hatékonyság megértéséhez megfelelő eszközökre van szükség a költségvetés, az időkövetés és a jelentések elkészítéséhez. Ha megbízható költségvetés-tervezési és nyomonkövetési rendszerrel rendelkezik, valós időben betekintést nyerhet a produktivitásába. De mit is jelent valójában a hatékonyság javítása?
Röviden: azt, hogy többet lehet elérni a rendelkezésre álló idő alatt. Az idő a belső ellenőrök legértékesebb erőforrása. A rendkívül hatékony ellenőrök ezt felismerik, kiküszöbölik a felesleges erőfeszítéseket, és példával járnak elöl. A vezetők ezt a gondolkodásmódot csepegtetik be csapataikba. Az egyes munkatársak nap mint nap alkalmazzák, hogy támogassák a csapat sikerét.
Az ellenőrzés hatékonyságának javításának egyik leggyorsabb módja az, ha a megfelelő embereket a megfelelő projektekhez rendeli. Akár egy csapatot vezet, akár a saját munkaterhelését kezeli, a készségek és a feladatok összehangolása jelentősen növelheti mind a produktivitást, mind a morált.
Ha ellenőrzési vezető, szánjon időt arra, hogy megértse csapata erősségeit. A projekteket stratégiailag ossza ki. Ha például valakinek van könyvelési háttérismerete, bízza rá a pénzügyi kimutatások ellenőrzésének vezetését. Ha van olyan alkalmazottja, aki tehetséges a csalások felderítésében, bízza rá a csalásellenőrzési és -figyelési eljárások rendszeres lebonyolítását. Ha pedig van a csapatában egy extrovertált személyiség, gondoskodjon róla, hogy olyan projekteket kapjon, ahol sok a személyzet közötti interakció. Ha az alkalmazottak az erősségeiknek megfelelő területen dolgoznak, a feladatok hatékonyabban kerülnek elvégzésre, javul a morál és nő a hosszú távú produktivitás.
Ha még nem tölt be vezetői pozíciót, ugyanolyan fontos, hogy ismerje saját erősségeit. Álljon ki magáért. Kérje, hogy olyan projektekben vegyen részt, amelyek megfelelnek érdeklődésének és képességeinek. Ez jobb eredményekhez vezet, és segít abban, hogy karrierje értelmes módon fejlődjön.
Miután a csapata hatékonyan működik, használja ki ezt a lendületet új készségek fejlesztésére. Fontolja meg a feladatok rotációját, hogy a csapat tagjai ismeretlen témákkal is megismerkedhessenek, és biztosítson extra időt a tanulásra. Ez segít a szakértelem, a rugalmasság és a hosszú távú érték megteremtésében. És a csapata ennek eredményeként új szenvedélyeket is felfedezhet!
A munkatársai fejlesztésének, illetve saját készségeinek bővítésének egyik legjobb módja az, ha karrierjéhez kapcsolódó minőségi képzésen vesz részt. Számos szervezet kínál az egyéni igényeinek megfelelő kiváló képzéseket, többek között az Audit Library és az Internal Audit 360.
Ha a megfelelő embereket a megfelelő projektekhez rendeli, és befektet a készségfejlesztésbe, ami hatékonyságot eredményez.
Miután két fontos lépést már meg is tettünk, fordítsuk figyelmünket a kisebb változásokra. A jelentős fejlesztések gyakran apróbb javításokkal kezdődnek. A 3. lépés lényege, hogy olyan egyszerű változásokra összpontosítsunk, amelyek könnyen megvalósíthatók.
Számos módszer létezik a hatékonyság apránkénti növelésére. Íme néhány egyszerű módosítás, amely tartós változást hozhat az ellenőrzési év során:
Az ellenőrzési adatkérések elküldésekor egyértelműen közölje a határidőket és a nyomon követési dátumokat. Korlátozza az érintettekkel való interakciókat, és biztosítson nekik lehetőséget, hogy segítségért fordulhassanak önhöz, ha szükségük van rá. Ezzel elkerülhető a felesleges oda-vissza kommunikáció.
Kerülje el a beérkező üzenetek okozta zavaró tényezőket azáltal, hogy minden nap egy meghatározott időt szán az üzenetek elolvasására és megválaszolására.
Fontolja meg, hogy napi helyett heti teendőlistát használjon. Ez lehetővé teszi a hatékonyabb priorizálást, és teret ad a több napig tartó projektek mélyebb feldolgozásához.
A jelentések esetében a kevesebb több. Használjon közvetlen nyelvet és rövidítse a mondatokat, hogy a jelentések olvashatóbbak és könnyebben megvalósíthatók legyenek. Ez gyakran csökkenti a vitákra és megbeszélésekre fordított időt, és elősegítheti az ellenőrzési javaslatok jobb elfogadását.
Kerülje a párhuzamos munkavégzést! Tájékoztassa csapatát az ellenőrzési funkción belül folyó munkáról, és egyértelműen kommunikáljon a külső ellenőrökkel és tanácsadókkal a redundancia csökkentése érdekében.
A kis nyereségek jelentősen összeadódhatnak. Az ellenőrzési terv évének során ezek az időmegtakarítások növelhetik a kapacitást, javíthatják a minőséget, és teret teremthetnek a mélyebb, stratégiaibb munkavégzéshez.
Az egyik legfontosabb terület a tartós hatékonyság elérése szempontjából az ellenőrzés megtervezésének folyamata. Az ellenőrzés hatékonysága azt jelenti, hogy a rendelkezésre álló idő alatt többet lehet elvégezni. Ehhez el kell kerülni a nem alapvető fontosságú feladatokat, és prioritást kell adni azoknak, amelyek valódi eredményeket hoznak. Az egyik terület, amelyet soha nem szabad lebecsülni, a tervezés. Bár ezt nem lehet biztosan tudni, becslésünk szerint egy óra átgondolt tervezés legalább tíz óra helyszíni munkát takaríthat meg.
Az alábbiakban bemutatjuk az ellenőrzés minden szakaszában elvégzendő legfontosabb tervezési lépéseket:
Az ellenőrzési program teljes áttekintése és a szükséges frissítések elvégzése
Találkozó az ellenőrizendő terület vezetésével a közelgő ellenőrzés megbeszélése, valamint az aggályok, vélemények és prioritások összegyűjtése céljából
Előzetes ellenőrzési terv (PAP - Preliminary Audit Plan) elkészítése minden ellenőrzési megbízáshoz
A korábbi ellenőrzési jelentések és munkadokumentumok áttekintése
Az ellenőrzési területet szabályozó releváns szabályzatok, eljárások és egyéb fontos dokumentumok áttekintése
A személyzeti névjegyzékek vagy szervezeti ábrák áttekintése az ellenőrzési területen dolgozók szerepeinek és felelősségeinek megértése érdekében
Ha ön olyan belső ellenőr, aki szeret rögtön a részletekbe menni, akkor a tervezési folyamat nem biztos, hogy a belső ellenőrzési életciklus kedvenc része. Javasoljuk, hogy mégis fordítson rá teljes erőfeszítést és figyelmet, mert a fáradozás megéri. A alapos tervezés által elért hatékonyságnövekedés nagy része csak akkor válik nyilvánvalóvá, amikor már majdnem végzett!
Sőt, egy erős tervezési folyamat segít megerősíteni az ellenőr és az ellenőrzött közötti kapcsolatot. Ha jól felkészülten vág bele az ellenőrzésbe, akkor célzottabb kérdéseket tehet fel és mélyebb megbeszéléseket folytathat. Az ellenőrzés alanyai így nem az alapvető funkciók magyarázásával töltik az idejüket, hanem inkább értékes partnereknek érzik magukat. Ez jobb megbeszélésekhez, nagyobb együttműködéshez, érdemlegesebb megállapításokhoz és jobb eredményekhez vezet. Ez a tervezés igazi ereje.
A valódi, tartós hatékonyság nem egyetlen eszköz vagy tipp eredménye. Fegyelem, egyértelműség és kitartó erőfeszítések eredménye.
Gondoljon az ön által ismert leghatékonyabb személyre. Akár kolléga, vezető vagy valaki a magánéletéből, valószínűleg a következő tulajdonságok valamelyikével rendelkezik:
Nyugodt és higgadt, még nyomás alatt is
Világosan és tömören kommunikál, kényelmesen érzi magát a csendben
Minden interakcióban udvarias és tiszteletteljes
Válaszol a hívásokra és e-mailekre, de nem feltétlenül azonnal
Rutint követ és következetes szokásokat tart fenn
Ritkán érheti meglepetés, mert előre látja a problémákat és a megoldásokat
Erős időtudata van, tudja, mi szerepel a naptárában aznap, és mikor kell elindulnia egy eseményre vagy befejeznie egy megbeszélést
Bizalommal delegál.
Minimalizálja a panaszokat, és a megoldásokra koncentrál.
Elsőbbséget ad az egészségnek, a pihenésnek és a személyes jólétnek.
Most gondoljon valakire, aki küzd a hatékonysággal. Lehet, hogy túlterheltnek, szervezetlennek vagy reakcióképesnek tűnik. Gyakran beszélnek a tervezett fejlesztésekről, de a cselekvést egy jövőbeli mérföldkőig vagy külső motiváló tényezőig halasztja.
Itt van a legfontosabb különbség: a hatékony emberek elvégzik a munkát. Nem csak úgy tesznek, mintha teljesítenének, nem magyarázkodnak túl sokat, és nem csak azért vannak elfoglalva, hogy produktívnak tűnjenek. Az igazi hatékonyság elkerüli a felesleges munkát. A munka látszatáért való munka pontosan az ellenkezője a hatékonyságnak. Tehát, amikor legközelebb egy feladatot végez, fontolja meg a következő kérdéseket:
Ez valóban el kell végezni?
Szükséges, hogy én személyesen végezzem el?
Most kell elvégezni?
Ha bármelyik kérdésre a válasz „nem”, akkor talán ideje másra koncentrálni. A tudatos prioritások meghatározása a leghatékonyabb módszer a hatékonyság hosszú távú javítására.
A leghatékonyabb ember, akire korábban gondolt, valószínűleg nem így született. Kísérletezés, hibák és évek gyakorlása révén tanulta meg. Ugyanez lehetséges bárki számára. Kezdjen el jó szokásokat kialakítani a munkában, a kapcsolataiban és az egészségével kapcsolatban. Aztán figyelje, hogyan javul a hatékonysága az idő múlásával!
A belső ellenőrzés hatékonysága nem a kiskapuk kihasználásáról vagy a feladatok elkapkodásáról szól, hanem az idő tudatos felhasználásáról és a sikert támogató rendszerek létrehozásáról. Ez az öt lépés önmagában kicsinek tűnhet, de együttesen jelentős eredményeket hozhat a produktivitás, a minőség és a munkával való elégedettség terén.
John Kaneklides és Olivia Whipple az Audit Library alapítói, amely egy belső ellenőrzési dokumentumok, sablonok és eszközök digitális gyűjteménye. Emellett belső ellenőrzési tanácsadók is, akik a hitelszövetkezeti ágazatra specializálódtak.
Forrás: https://internalaudit360.com/five-steps-to-increase-internal-audit-efficiency/
(Asszisztált gépi fordítás a DeepL segítségével)