A jelek ismeretében a belső ellenőrök segíthetnek azonosítani a szerződéskötési folyamat sebezhető pontjait.
A beszerzés az üzleti élet egyik legfontosabb feladata, amely hatással van a stratégiára, a működési teljesítményre és a kockázatkezelésre. A belső ellenőrök kulcsszerepet játszanak a folyamatban, biztosítékot nyújtva arra, hogy a beszerzési gyakorlatok elősegítik a nyilvánosságot, a versenyt és a méltányosságot. A belső ellenőrök felelőssége az is, hogy azonnal felismerjék és jelentsék a csalárd tevékenységet, és ajánlásokat tegyenek a belső kontrollok megerősítésére. A belső ellenőröknek figyelniük kell a beszerzési tevékenységek során a tisztességtelen magatartásra utaló piros zászlókra, amelyek jelentős pénzügyi veszteségeket okozhatnak a szervezet számára. A piros zászlók felhívhatják a belső ellenőrök figyelmét a beszerzési csalás négy gyakori módszerére, és előrelátóvá tehetik őket arra, hogy a jövőben megelőzést szolgáló ajánlásokat tegyenek.
Az egymással való verseny elkerülése, illetve az áruk és szolgáltatások árának felhajtása érdekében az ugyanazon a piacon tevékenykedő vállalkozók együttműködnek az átlátható és etikus ajánlattételi folyamat megkerülése érdekében. Ennek eredményeként a beszerző elveszíti a tisztességes, etikus és versenyképes árakhoz való jogát. A belső ellenőröknek tisztában kell lenniük a vállalkozók közötti összejátszás több típusával.
Kiegészítő ajánlattétel
A szerződéses ár befolyásolására és arra törekedve, hogy befolyásolják a szerződéses árat és azt, hogy kinek ítélik oda, a vállalkozók szándékosan hamis fedőajánlatokat nyújtanak be a beszerzési eljárás során, amelyek valódinak tűnnek. A látszólagos ajánlatok jellemzően túl magasak ahhoz, hogy elfogadják őket, versenyképesnek tűnnek, de nem felelnek meg más ajánlattételi követelményeknek, vagy olyan különleges feltételeket tartalmaznak, amelyekről ismert, hogy a potenciális vevő számára elfogadhatatlanok.
Az ajánlatok rotációja
Ahelyett, hogy versenyképes ajánlatot tennének, két vagy több vállalkozó hallgatólagosan megegyezik abban, hogy személyre szabott ajánlatokat nyújtanak be, és összejátszanak abban, hogy az üzletet egymás között váltogatják. Mindegyik vállalkozó elnyeri a teljes üzlet egy részét. Például A, B és C beszállító három különböző szerződésre tesz ajánlatot. Megállapodnak abban, hogy az első szerződésnél A ajánlata lesz a legalacsonyabb, a másodiknál B-é a legalacsonyabb, a harmadiknál pedig C-é. Tehát senki sem kapja meg mindhárom szerződést, de mindegyikük kap egy-egy részt. Közben úgy is tervezhetik az ajánlataikat, hogy mesterségesen megemeljék a szerződéses árat. Gyakran előfordul, hogy a vesztes ajánlattevőket a nyertes vállalkozó alvállalkozóként jelöli ki, hogy a nyertes ajánlatra várva kipótolják a likviditásukat.
Az ajánlatok visszatartása
Az ajánlatok visszatartása akkor történik, ha két vagy több vállalkozó jogellenes megállapodást köt, és egy vagy több összejátszó tartózkodik az ajánlatok benyújtásától. Az is előfordulhat, hogy egy korábban benyújtott ajánlatot visszavonnak azzal a céllal, hogy a kívánt ajánlatot elfogadják.
Piacfelosztás
Az összejátszó vállalkozók a piacot különböző szempontok alapján, például földrajzi terület vagy különböző szegmensek szerint oszthatják fel. Az ugyanazon feltételeknek megfelelő cégek nem licitálnak egymás ellen, egymást kiegészítő ajánlatokat nyújthatnak be, vagy felcserélhetik az ajánlatokat. A piac felosztása álcázott ajánlatok benyújtására használt fedőcégek révén is megtörténhet. Ez lehetővé teszi a valódi vállalatok számára az árak felhajtását, mivel a tisztességtelen ajánlatok célja, hogy a valódi ajánlattevő által kínált magasabb árat érvényesítsék. Az ilyen típusú összejátszás megállapításakor a belső ellenőrök észrevehetik a vállalkozók különös viselkedését, például azt, hogy a minősítetlen vállalkozók következetesen magas ajánlatot tesznek egy-egy projektre, míg a minősített vállalkozók egyáltalán nem adnak be ajánlatot. A nyertes ajánlattevő a vesztes ajánlattevőt alvállalkozóként használja, a vesztes ajánlatok pedig rosszul vannak előkészítve és úgy tervezték meg őket, hogy megbukjanak. Ezenkívül az árak csökkennek, amikor új vállalkozó lép be a versenybe, és előfordulhat, hogy az a magatartásforma alakul ki, hogy az utolsó ajánlatot benyújtó fél nyeri el a szerződést.
A vállalkozó vagy beszállító megpróbálhat előnyhöz jutni az ajánlattételi eljárásban azáltal, hogy kenőpénzzel, ajándékokkal és vendéglátással befolyásolja az ajánlatkérő cég munkatársait. Ez a vevő számára magasabb költséget eredményez különböző belső sémák révén.
Elismerés igénye
Az ajánlatkérő cég egy olyan alkalmazottja, aki benne van a rendszerben, túlbecsülheti - mennyiségileg vagy minőségileg - a termék/szolgáltatás tényleges szükségletét, és meggyőzheti felettesét a túlzott szükségletről, hogy a beszerzést engedélyezzék. A belső ellenőrzésnek figyelnie kell néhány gyakori piros zászlós jelre, hogy felismerje a valószínű összejátszást. Például az igényfelmérés nem megfelelően kidolgozott vagy pontatlanul dokumentált lehet. Az is valószínű, hogy nem azonosítottak másik beszállítót, ami azt eredményezi, hogy a beszerzés folyamatosan egyetlen forrásból történik. Előfordulhat, hogy a specifikációkat úgy állítják össze, hogy csak bizonyos szállítók vagy vállalkozók tudják teljesíteni, és a beszerzésekre jegyzőkönyvek beérkezése nélkül kerülhet sor. Az ellenőrök találkozhatnak túlzott készletszintekkel vagy nagymértékű leírásokkal is, amelyekkel a túlzott beszerzéseket igazolják.
Az ajánlatok testre szabása
Ebben a helyzetben a korrupt alkalmazott úgy manipulálja a kiírásokat, hogy azok megfeleljenek egy preferált vállalkozónak vagy beszállítónak, és kizárja a versenytársakat. A specifikációk lehetnek túl szűkek, hogy az előnyben részesített szállítónak megfeleljenek, túl tágak, hogy egy egyébként nem megfelelő vállalkozót válasszanak ki, vagy homályosak, hogy az ajánlati specifikációkat kihagyják, hogy az előnyben részesített vállalkozó szerződésmódosításokkal emelhesse az árat. Néhány piros zászlós jel az ajánlattételi folyamat gyenge ellenőrzése, a felhívásokra adott egy vagy kevés ajánlati válasz, a minimálisnál kevesebb ajánlattevő ellenére nem kerül sor a pályázat újbóli kiírására, vagy az egy szállítónak odaítélt pályázatok nagy száma. Az is valószínű, hogy az ajánlattételi felhívás nem ad egyértelmű információkat a benyújtásra vonatkozóan, vagy a beszerzés tárgyát képező áruk/szolgáltatások típusára vonatkozó előírások túl szigorúak vagy túl általánosak. Az ajánlatok testre szabását gyakran kíséri a megrendelést követő nagyszámú módosítási megbízás vagy variáció.
Az ajánlatok manipulálása
A korrupt alkalmazottak manipulálhatják az ajánlatokat, hogy bizonyos vállalkozóknak vagy beszállítóknak kedvezzenek azáltal, hogy ismeretlen kiadványokat használnak az ajánlattételi felhívások közzétételére, idő előtt felbontják az ajánlatokat, indokolatlanul meghosszabbítják az ajánlatok felbontásának időpontját, elutasítják vagy elveszítik az ajánlatot, késedelmes ajánlatokat fogadnak el, meghamisítják az ajánlati nyilvántartást, vagy módosítják a beérkezett ajánlatokat. Gyakran korlátozzák az ajánlatok benyújtásának idejét, hogy csak az előre bejelentett ajánlattevőknek legyen idejük az ajánlatok elkészítésére és benyújtására. Az etikátlan munkatársak akár megalapozatlan, komolytalan specifikációs hibák vagy más hamis, önkényes vagy személyes okok miatt is érvényteleníthetik az ajánlatokat.
Ajánlatfelosztás
Ebben az esetben az alkalmazottak egy nagy projektet több kisebb projektre bontanak, amelyek nem érik el a kötelező ajánlattételi küszöböt, és az egyes részmunkák egy részét vagy mindegyikét egy olyan vállalkozónak vagy beszállítónak ítélik oda, akivel összejátszanak. A belső ellenőröknek figyelniük kell a többszörös, hasonló vagy azonos beszerzésekre ugyanattól a féltől, az indokolatlanul megosztott beszerzésekre, amelyek összege éppen a felső szintű felülvizsgálat vagy a versenyeztetési küszöbérték alatt van, vagy a soron következő beszerzésekre, amelyek éppen a felső szintű felülvizsgálat vagy a versenyeztetési küszöbérték alatt vannak. Ezt követheti a módosító megrendelésekkel való visszaélés.
Indokolatlan kizárólagos forrásból származó beszerzések
A tisztességtelen alkalmazottak a verseny nélküli beszerzéssel kizárhatják a versenyt, és a szerződéseket bizonyos beszállítók felé irányíthatják. Az egyedüli forrásból történő szerződéskötés akkor indokolt, ha a termék csak egyetlen forrásból érhető el, ha a kényszerítő körülmények kizárják a versenyeztetést, vagy ha az ajánlatkérés észszerű keresés után sem bizonyul megfelelőnek. Az összejátszás árulkodó jelei közé tartozik az egyedüli forrásból származó beszerzési szerződések gyakori alkalmazása - gyakran ugyanazon szállítóval - vagy az egyedüli forrásból származó beszerzésekre vonatkozó kérelmek, amikor a projektért versenyző vállalkozókból van elegendő. Gyakran előfordul, hogy a beszerző személyzet nem vezet pontos jegyzőkönyvet az ajánlattétel előtti megbeszélésekről, vagy nem szerzi be az egyedüli forrásból történő indokláshoz szükséges tanúsítványt. Előfordulhat, hogy a versenyeztetés nélküli beszerzések indoklásához hamis nyilatkozatokat tesznek, vagy az indoklásokat felhatalmazás nélküli alkalmazottak hagyják jóvá.
A tárgyalásos szerződéskötés gyakoribb olyan körülmények között, amikor a feltételek nem kedveznek a versenyeztetéses, zártkörű ajánlattételnek. Ez egy olyan szerződéskötési módszer, amely lehetővé teszi a beszerző szervezet és a potenciális vállalkozók közötti tárgyalásokat. A tárgyalásos szerződéskötés során a potenciális vállalkozók költség- vagy árképzési adatokat nyújtanak be, például szállítói árajánlatokat vagy már elért árkedvezményeket. Az etikátlan vállalkozók szándékosan pontatlan költség- vagy árképzési adatokat használnak fel, hogy a tárgyalásos szerződésekben a költségeket felduzzasszák. A belső ellenőröknek a vállalkozó által a költségjavaslatok alátámasztására benyújtott pontatlan vagy hiányos dokumentációt kell keresniük. Előfordulhat, hogy a vállalkozó késlekedik a költség- vagy árképzési adatok alátámasztó dokumentációjának benyújtásával, amely nem egyezik a tényleges árakkal vagy az árképzés elavult. Az is előfordulhat, hogy a vállalkozó nem veszi figyelembe az általa kialkudott kedvezményeket vagy árengedményeket, vagy irreális haszonkulcsot szerepeltet az árképzésben. Előfordul, hogy a vállalkozók a szerződés teljesítése során az eredeti ajánlatban megnevezettektől eltérő beszállítókat és alvállalkozókat vesznek igénybe. Az is előfordulhat, hogy a felhasznált anyagok és alkatrészek eltérnek az eredeti ajánlatban szereplőktől.
A szerződéskötés utáni szakaszban elkövetett csalások elsősorban a szerződéskezelésre és a szerződések alapján teljesített kifizetésekre összpontosítanak. A legtöbb szervezet elektronikus szállítói számlafizetési rendszert használ, amely kulcsfontosságú kontrollokat tartalmaz az igénylés, a megrendelés, az áruk/szolgáltatások beérkezésének ellenőrzésére és a kifizetések engedélyezésére vonatkozó feladatok szétválasztására vonatkozóan. A rendszereket - gyakran a belső munkatársakkal összejátszva - úgy tervezik meg, hogy megkerüljék ezeket a kontrollokat.
Nem megfelelő áruk vagy szolgáltatások
Itt a szállító szándékosan olyan árukat vagy szolgáltatásokat szállít, amelyek nem felelnek meg az elfogadott specifikációknak, és olcsóbb vagy rosszabb minőségű termékekkel helyettesíti azokat. A belső ellenőrök számára a specifikációknak való meg nem felelés miatti visszaküldések vagy hibák magas százalékos aránya az egyik piros zászló. Egy másik piros zászló lehet a termék megfelelőségi tanúsítványának hiánya, megváltoztatása vagy átalakítása, illetve a minőségbiztosítási felelősséggel nem rendelkező alkalmazottak által aláírt megfelelőségi tanúsítványok. A vállalkozók és beszállítók nem választhatják ki a minőségbiztosítási vizsgálatra szánt árumintát, nem készíthetik elő azt a vizsgálatra, és nem végezhetik el a saját személyzetük és eszközeik felhasználásával a vizsgálatokat.
Pótmegrendeléssel való visszaélés
A pótlólagos megrendelések és módosítások az ajánlatkérő és a vállalkozó közötti írásbeli megállapodások a véglegesített szerződés módosítására. Ez egy olyan rendszer, amelyben az összejátszó felek - a vállalkozó és az ajánlatkérő - alacsonyabb ajánlatot nyújtanak be és fogadnak el a szerződés elnyerése/elnyerése érdekében, majd később pótmegrendelések vagy módosítások révén megemelik a költségeket. Ezek jellemzően kevesebb vizsgálatot kapnak, mint a szokásos beszerzési szerződések, ami sebezhetővé teszi a tisztességtelen vállalkozók és alkalmazottak számára, akik visszaélnek a bevett beszerzési eljárásokkal, és saját hasznukra akarnak visszaélni velük. A pótlólagos megrendelésekkel való visszaélésre gyakran jellemző a gyenge belső kontroll, ami megnehezíti a vezetés számára annak biztosítását, hogy minden pótlólagos megrendelés valóban szükséges-e olyan munkákhoz, amelyek a szerződés odaítélésekor még nem voltak ismertek. Általában a beszerzési alkalmazottak a hatáskörükön kívül járnak el, és számos pótmegrendelést különböző indokokkal igazolnak, beleértve a drágább alternatívák helyettesítésének szükségességét, az anyag vagy berendezés elérhetetlenségét, az ár változását és a drágulást. Általában a pótlólagos megrendelések ismétlődő mintája az árat, a terjedelmet vagy a szerződéses időszakot növelő változtatási megbízások. A belső ellenőrök találhatnak olyan megkérdőjelezhető pótlólagos megrendeléseket is, amelyek bizonyos vállalkozókat részesítenek előnyben.
Költségek helytelen felszámítása
Itt a vállalkozó olyan költségeket számol fel az ajánlatkérőnek, amelyek észszerűtlenek vagy nem elfogadhatóak. Olyan költségeket is felszámíthat, amelyek sem közvetlenül, sem közvetve nem rendelhetők hozzá a szerződéshez, vagy számlázási, munka- vagy anyagköltségeket számolhat el tévesen. A belső ellenőröknek figyelniük kell a felszámított költségeket nem megfelelően vagy egyáltalán nem alátámasztó ellenőrzési nyomvonalakra. Előfordul, hogy a költségbecslések nem állnak összhangban a felszámított árakkal, vagy a vállalkozó akár elavult szabványokat is használhat.
A belső ellenőröknek figyelniük kell a személyzet és a vezetők által használt torz indoklásokra, amelyekkel a megállapított politikák, eljárások és gyakorlatok be nem tartását igazolják. Végső soron a vezetés felelőssége, hogy megfelelő lépéseket tegyen a csalás megelőzésére és a beszerzési kockázatok minimalizálására. Ez az adatelemzés megvalósításával, a belső kontroll struktúra első két vonalának megerősítésével, valamint a személyzet tudatosításával és képzésével érhető el a beszerzési folyamat sebezhető pontjainak felismerése érdekében. Az átfogó követelmény a szervezeti kultúra javítása, amelynek révén az etikai szabálysértéseket az alkalmazottak korán felismerik és jelentik, és azonnal orvosolják.
SUBHASIS SEN, CIA, CPA, CA, CFE,
is former principal internal auditor for Western Downs Regional Council in Queensland, Australia.
A cikk eredeti, angol nyelvű változata az Internal Auditor 2021. augusztusi számában jelent meg.
A BDO Canada szerint a beszerzési csalás 2021-ben a top 5 kockázat közé tartozik a vállalatok számára, miután a Covid19 járványra reagálva megkerülték a folyamatokat és a jogi kereteket a szerződések gyors odaítélése érdekében.
A vállalkozó vagy szállító megkísérelhet előnyhöz jutni az ajánlattételi eljárásban a személyzet kenőpénzzel történő befolyásolásával.
Az etikátlan alkalmazottak akár megalapozatlan, komolytalan specifikációs hibák vagy más hamis, önkényes vagy személyes okok miatt is érvényteleníthetik az ajánlatokat.
A módosító megbízások jellemzően kevesebb vizsgálatot kapnak, mint a szokásos beszerzési szerződések, ami sebezhetővé teszi őket.