2025. szeptember 11.
Ha tíz szakembert megkérdezünk, hogyan definiálnák a belső ellenőrzést, a legtöbben elméleti megközelítéshez nyúlnának: keretrendszerekhez, normákhoz vagy megfelelőségi ellenőrző listákhoz. Pedig ha a lényegére csupaszítjuk, a belső ellenőrzés nem más, mint a józan ész fegyelmezett alkalmazása annak érdekében, hogy a szervezetek jobb döntéseket hozzanak. A különbség nem a szabályok ismeretében rejlik, hanem abban, hogy a megfelelő időben tesszük fel a megfelelő kérdéseket.
A pénzügyi csapatok költségvetést vágnak, hogy kordában tartsák a kiadásokat, a beszerzési szakemberek pedig a legalacsonyabb ár elérésére törekednek. Ezeknek az erőfeszítéseknek van létjogosultsága. A belső ellenőrzés azonban túlmutat az evidenciákon, és olyan gyakorlati megközelítést alkalmaz, amely az eredményességet és a fenntarthatóságot egyensúlyban tartja – ez a „fegyelmezett józan ész”.
Az alábbiakban néhány olyan józan észre épülő gondolatot vizsgálunk meg, amelyek révén a belső ellenőrzés értéket teremthet a szervezet számára. Ezek olyan helyzetek, amikor a belső ellenőrzés elemzést nyújthat a jobb döntéshozatal érdekében – különösen akkor, amikor a legkézenfekvőbb megoldás nem feltétlenül a legjobb.
Gondoljunk arra, mi történik gyakran, amikor a vezetés költségcsökkentést ír elő. A HR osztály, hogy megfeleljen az elvárásoknak, módosíthatja a juttatásokat, szigoríthatja a szabályzatokat, vagy csökkentheti az alkalmazotti kedvezményeket. Papíron a megtakarítás látványos. A gyakorlatban viszont csökken a morál, romlik a termelékenység, és a legtehetségesebb munkatársak csendben új lehetőségek után néznek.
Hasonlóképpen, a pénzügyi csapatok átdolgozhatják az utazási és reprezentációs (T&E) szabályzatokat, hogy visszafogják a kiadásokat. Kezdetben a költségek valóban csökkennek. De amikor a munkatársak szorongatva érzik magukat, előfordulhat, hogy felnagyítják a költségigényeket vagy hamis számlákat nyújtanak be. Ami eredetileg megtakarítást célzott, végül csalási kockázatot teremt.
A belső ellenőr hátralép egyet. Ahelyett, hogy általános megoldást javasolna, azt kérdezi: Hol vannak a valódi szivárgások? Milyen viselkedést váltanak ki a szabályzatok? Valóban pénzt takarítunk meg, vagy csak máshová toljuk a problémát?
Egy korábbi megbízásom során nem támogattam az általános megszorításokat, hanem utazási adatokat elemeztem egyszerű, de beszédes mutatók alapján: például az átlagos igényelt összeg osztályonként, az ismétlődő igénylések gyakorisága, és az igénylés-bevétel aránya. Ez nemcsak anomáliákat, hanem őszinte mintázatokat is feltárt. A megoldás nem szigorúbb szabályzat volt, hanem átlátható ellenőrzési folyamat véletlenszerű vizsgálatokkal. Az eredmény? Kevesebb visszaélés, gördülékenyebb valódi igénylések, és ami a legfontosabb: megőrzött bizalom. Ez a józan ész működés közben.
A beszerzés hasonló történetet mesél. A szervezetek gyakran automatikusan a legalacsonyabb ajánlatot tevővel kötnek szerződést. Ez rövid távon örömet okoz a vezetésnek, mígnem a késedelmes szállítások vagy gyenge minőségű termékek rejtett költségeket generálnak: visszaküldés, garanciális igények, vagy sürgős pótlások prémium áron.
Egy ellenőrzés során a projektkésések okát egy olyan beszállítóra vezettem vissza, akit rendszeresen az alacsony ár miatt választottak. A beszállító gyakori hibái olyan rejtett költségeket okoztak, amelyek messze meghaladták a megtakarítást. Javaslatom nem egy újabb „szigorú szabály” volt, hanem egy teljesítményértékelési rendszer, amely a beszállítókat ár, megbízhatóság, minőség és megfelelőség alapján értékelte. Kiderült, hogy a kissé drágább beszállítók sokkal nagyobb értéket nyújtanak, és csökkentik az összköltséget. Ismét: strukturált józan ész, nem vak szabálykövetés hozta meg a jobb eredményt.
Egy másik példa jól mutatja, hogyan segíthet a belső ellenőrzés a „józan ész” döntéshozatalban. A vezetés, költségcsökkentési nyomás alatt, az általános túlóra-korlátozás bevezetését javasolta. Elsőre logikusnak tűnt. Az adatelemzés azonban mást mutatott: a túlóra a bevételt termelő osztályokon volt a legmagasabb, ahol az óraszám csökkentése rontotta volna a termelékenységet és az ügyfél-elégedettséget.
Ahelyett, hogy támogattam volna a korlátozást, inkább a munkaerő átcsoportosítását, az engedélyezési folyamatok nyomon követését és a szokatlan túlóra-trendek jelzését javasoltam. A költségek csökkentek, miközben a teljesítmény stabil maradt. Klasszikus példa arra, hogyan tud a belső ellenőrzés ellenállni az „egy kaptafára” (one size fits all) megoldásoknak, és strukturált gondolkodással egyensúlyt teremteni.
Ezeket a példákat nem a technikai bonyolultságuk teszi érdekessé, hanem az egyszerűségük. A juttatásokat csökkentő HR vezető, az utazási és reprezentációs szabályzatot szigorító pénzügyes, a legalacsonyabb árat hajszoló beszerző mind racionálisan járt el a saját szerepében. Mégis, nem látták a teljes képet. A belső ellenőrzés azért létezik, hogy ezt a szélesebb látószöget biztosítsa.
Az irónia az, hogy a józan ész – bár egyszerű – gyakran háttérbe szorul a szervezetekben. Az eredmények iránti nyomás, a megfelelési félelem vagy a gyors sikerek iránti vágy elhomályosíthatja az ítélőképességet. A belső ellenőrzés visszahozza ezt a tisztánlátást, emlékeztetve a döntéshozókat: a hatékonyság eredményesség nélkül hamis gazdaságosság.
A belső ellenőrzés józan észre épülő filozófiája nem az ár mindenáron való csökkentéséről vagy a kézikönyvekben jól mutató kontrollokról szól. Hanem olyan rendszerek kialakításáról, amelyeket az emberek tisztelnek, mert gyakorlatiasak, átláthatóak és igazságosak.
Pályafutásom során a legnagyobb hatást nem a legtechnikásabb javaslatok érték el. Hanem azok, amelyek kényelmetlen, de szükséges kérdéseket tettek fel. Átütöttek a szakzsargonon, túlléptek a papíralapú szabályzatokon, és olyan megoldásokat kínáltak, amelyeket valóban lehetett követni.
Végső soron a belső ellenőrzésben alkalmazott józan ész nemcsak megfelelőséget épít. Hanem felelősségvállalást, igazságosságot és intelligens döntéshozatalt – olyan értékeket, amelyek fenntartható szervezeti növekedést eredményeznek, miközben az alkalmazottakat is elkötelezetté és motiválttá teszik.
Shimanto Deb
Forrás: https://internalaudit360.com/some-common-sense-ideas-on-how-internal-audit-can-add-value/