2024. december 14.
Ha megkérdezünk bármelyik belső ellenőrzési vezetőt, hogy melyek azok a legfontosabb tulajdonságok, amelyeket a felvételnél keresnek, vagy amelyeket a csapatuktól elvárnak, a lista élén általában a kritikus gondolkodás áll.
Azonban 2024-ben számos képzett szakember mind gyakrabban képes kritikus gondolkodás nélkül is boldogulni.
Ez magában foglalja az olyan szabványosított munkák elvégzését, mint a SOX kontrollvizsgálat, az új területekhez tartozó mintasablonok és ellenőrzési programok könnyű beszerzését, és - ami talán a legfontosabb - a generatív mesterséges intelligencia használatát annak meghatározására, hogy mit és hogyan kell ellenőrizni, egyszerűen beírva egy GenAI alkalmazásba, hogy „hogyan kell ellenőrizni xyz-t”.
Ma a belső ellenőrzésben alkalmazott kritikai gondolkodásról szeretnék rövid áttekintést nyújtani: mit jelent, miért fontos a csapat sikere szempontjából, két gyakori terület, ahol az ellenőrzési projektek során alkalmazható, és hogyan erősítheti csapata kritikai gondolkodási képességeit.
A kritikus gondolkodás az összes rendelkezésre álló információ értékelésének, elemzésének és alapos vizsgálatának szakszerű folyamata - ahelyett, hogy könnyen hozzáférhető adatokra vagy nyilvánvaló válaszokra hagyatkoznánk -, amelynek célja az indokolt következtetések levonása és átgondolt döntések meghozatala.
A belső ellenőrzésben a kritikus gondolkodás a felületi adatokon túllépve a trendek, minták és összefüggések azonosítását jelenti. Ez a megközelítés segít megérteni, hogy miért működnek a folyamatok, mi okozza a kontrollok kudarcát, és hogyan lehet értelmes javaslatokat tenni a kockázatkezelésre, a folyamatok javítására és az erőforrások elosztására.
Kritikai gondolkodás nélkül a belső ellenőrzés mechanikus „pipáld ki a négyzeteket”-gyakorlattá fajulhat. Bár az ellenőrzés felszínes megközelítései az eljárási hiányosságokat feltárhatják, nem nyújtanak használható megállapításokat vagy értelmes javaslatokat.
A belső ellenőrzési jelentésekben szereplő általános javaslatok, mint például „az üzletágnak több képzésre van szüksége” vagy „egy vezetőnek alaposabb felülvizsgálatot kell végeznie”, a kritikus gondolkodás és elemzés hiányát jelezhetik.
A kritikus gondolkodás ezzel szemben lehetővé teszi az ellenőrök számára, hogy összefüggésekbe helyezzék a megállapításokat, rangsorolják a kockázatokat, és a fokozott bizonyosság révén hatékonyabban járuljanak hozzá a szervezet sikeréhez.
A kritikus gondolkodással a középpontban a belső ellenőrzés olyan funkcióvá válik, amely javítja a döntéshozatalt, erősíti az irányítást és ösztönzi a szervezeti teljesítményt.
A kritikus gondolkodás olyan hatékony eszköz, amely újradefiniálhatja a belső ellenőrzés hírnevét és növelheti hitelességét. Az ellenőrzés munkájára támaszkodó kulcsfontosságú vezetők értékelik, ha a számukra bemutatott információkban mélyebb, kifinomultabb elemzés bizonyítékát látják.
Bár a kritikai gondolkodás az ellenőrzési projektek és a funkciók irányítása során mindenütt alkalmazható, két olyan területet szeretnék kiemelni, ahol a belső ellenőrzési csapatoknak gyakran a legnagyobb lehetőségük van a kritikai gondolkodás képességének fejlesztésére.
A kritikus gondolkodás egyik legfontosabb alapelve az információk átfogó összegyűjtése és elemzése, mielőtt döntéseket hoznánk. Tapasztalatom szerint a belső ellenőröknek ezen a téren jelentős fejlődési lehetőségük van az ellenőrzési projekt hatókörének meghatározásakor.
A tervezés során túl sok belső ellenőr korlátozza magát a merev „dokumentáljuk a folyamatot - azonosítsuk a kockázatot - teszteljük a kontrollt” gondolkodásmódra.
Bár ez a megközelítés segíthet a kontrollok hatékonyságának értékelésében, kevéssé alkalmas annak megállapítására, hogy a vizsgált folyamatkialakítás és kontrollok valóban megfelelőek-e a szervezet sikerének támogatásához.
E merev megközelítés helyett inkább terjessze ki a felülvizsgálat körét, amikor a nulláról tervezi az ellenőrzést. Fontolja meg a következő típusú dokumentációk felülvizsgálatát a folyamatok megértése mellett, hogy célzottabb ellenőrzési programot hozzon létre:
Hogyan illeszkedik a folyamat a társaság céljaihoz, célkitűzéseihez és kockázataihoz?
Az aktuális ágazati trendek és a folyamatok legjobb gyakorlatai
Külső szakértelem és ágazati ismeretek
Az érintett emberek, folyamatok és technológia érettsége.
A kulcsfontosságú második és harmadik vonalbeli vezetők hozzájárulása
Az ellenőrzött részleg vezetői által meghatározott fókuszterületek
Korábbi ellenőrzések hatóköre és hasonló megbízások megállapításai
Az alternatív információforrások felkutatása új módszereket hozhat felszínre a meglévő kontrollok tesztelésére, és lehetőséget adhat annak értékelésére, hogy a jelenlegi folyamatot fejleszteni kell-e az emberek, a folyamatok vagy a technológia megváltoztatásával, hogy jobban megfeleljen a vezetés elvárásainak.
A kritikus gondolkodás különösen segít a hagyományos vagy a megfelelésen alapuló belső ellenőrzési csapatoknak annak értékelésében, hogy a vizsgálati megállapítások valóban jelentős problémáknak minősülnek-e.
Hagyományosan, amikor a helyszíni vizsgálatok eltéréseket tárnak fel a kontrolleljárásokban leírtaktól, ezeket a megfigyeléseket jellemzően problémaként rögzítik. Ezután a tényleges és a potenciális hatásuk alapján értékelik a minősítésüket.
A kontrolltevékenységek nem elszigetelt elemek - ezek a tágabb belső kontrollrendszer összetevői. A belső ellenőröknek kritikusan el kell gondolkodniuk azon, hogy a kontrollkörnyezet általános erőssége minimalizálhatja-e az egyes kontrollhiányosságok hatását.
Például, mielőtt a belső ellenőrzési csoport arról döntene, hogy a megállapítást problémaként jelenti, értékelheti az ellenőrzött terület egyéb szempontjait, beleértve a következőket:
az ellenőrzött terület vezetői szintű hozzáállását, valamint a vezetés képességeit és kompetenciáját
a kockázatok azonosítását és kezelését, illetve annak módját
a folyamatba belépő és onnan kilépő adatok megbízhatóságát
a vonatkozó információk belső és külső kommunikációjának módját
hogyan végzi az ellenőrzött egység az önellenőrzést és a saját maga által azonosított problémák orvoslását?
Ezen információk birtokában a belső ellenőrzési csoport úgy találhatja, hogy a korábban azonosított kérdésnek nincs akkora hatása, ha a belső kontroll egyéb összetevői hatékonyan működnek, és úgy dönthet, hogy nem jelenti a jelentéktelennek ítélt tételt.
A kritikus gondolkodás nem veleszületett képesség - tanulható, és az ellenőrzési csapatokon belül fejleszteni kell. A kritikus gondolkodásnak számos olyan fogalma és megközelítése van, amelyet érdemes megvizsgálni.
A belső ellenőrzési vezetőknek és vezetőknek külön megbeszéléseket kell tartaniuk az ellenőrzési projektek során - különösen a felmérés és a terepmunka befejezése előtt. Ezek a beszélgetések lehetővé teszik a csapattagok számára, hogy nyíltan megvitassák a projekt kiterjedését, megkérdőjelezzék a feltételezéseket, megvizsgálják az elfogultságokat, megvitassák az adatok értelmezését, és olyan kapcsolódó kutatásokat mutassanak be, amelyek erősíthetik az ellenőrzési folyamatot.
Sok nagyobb ellenőrzési csoport rendszeresen külön időt szán a belső ellenőrzési vezetővel ezekre a megbeszélésekre - mind az ellenőrzés hatókörének véglegesítése, mind a jelentéstervezetek kiadása előtt.
Ha ezeket a megbeszéléseket felveszi a munkatervébe, és ezt a gyakorlatot dokumentálja az ellenőrzési módszertanában, biztosíthatja, hogy a csoport következetesen alkalmazza a kritikai gondolkodást minden egyes ellenőrzés során.
Emellett a kritikus gondolkodást tárgyaló sablonok és ellenőrző listák beágyazhatók az ellenőrzési programjába, hogy irányítsák az ellenőröket és ösztönözzék az analitikus gondolkodást.
Amikor a csoporttagok olyan értékes megállapításokat fedezhetnek fel, amelyek átformálják az ellenőrzés irányát, kreatív megközelítéseket javasolnak az adatok és kontrollok értékelésére, vagy olyan javaslatokat dolgoznak ki, amelyek mély problémaelemzésről tanúskodnak, az ellenőrzés vezetőjének és a belső ellenőrzési vezetőnek érdemes az ilyen eredményeket díjaznia.
A kiválóság példáinak bemutatása az ellenőrzési projektről szóló jelentésekben, ezen eredmények elismerése a csoportértekezleteken, valamint a „kritikus gondolkodás a gyakorlatban” példáinak összegyűjtése arra fogja motiválni az ellenőröket, hogy átgondoltabban elemezzék a bizonyosságot nyújtó munkájukat.
Ezeknek a sikereknek a megerősítése, az építő jellegű visszajelzések biztosítása által - különösen akkor, ha az ellenőrök általános információkra támaszkodnak, vagy nem veszik figyelembe az alternatív perspektívákat - a kritikusabb gondolkodásra ösztönözheti a csoportját, és javíthatja a csoport munkájának minőségét.
Soha nem volt még jobb időszak a belső ellenőrzési csoportok számára a sikerhez. A mélyebb elemzésre való képességük katalizátorként fog szolgálni a szervezeti hírnevük átalakításához és a nagyobb hatás eléréséhez.
Azok a belső ellenőrzési vezetők, akik olyan környezetet teremtenek és időt szánnak a mélyebb kutatásra, elemzésre, vizsgálatra és felülvizsgálatra, felkészítik csoportjaikat arra, hogy pozitív változásokat tegyenek lehetővé a szervezetükön belül.
Forrás: https://www.internalauditcollective.com/newsletters/practicing-critical-thinking-in-internal-audit