2024. május 3.
Ismét eljött a belső ellenőrzés hónapja. Az IIA szervezői kihagyták a "tudatosságot" a címből, és itt volt az ideje. Meddig akartunk még arra koncentrálni, hogy kik vagyunk és mit csinálunk? Elvégre nem vagyunk olyan vadonatúj szakma, mint az adatetikusok, a vezető meghallgatási tisztviselők, az AI-oktatók, a virtuális valóság-építészek vagy a térképészek. A modern belső ellenőrzés már több mint 100 éve létezik. Itt az ideje, hogy felnőjünk. Ha az évből egy hónapot arra kell szánnunk, hogy felhívjuk magunkra a figyelmet, akkor tegyük azt az általunk végzett úttörő munkáról és az általunk nyújtott értékről.
A világot járva szerzett tapasztalataim szerint a belső ellenőrök tevékenységével kapcsolatos tudatosság nem egyértelmű, hanem egy egyenes vonalú skálán mozog. Egyes nem belső ellenőrök nagyon jól ismerik a szakmánkat és azt, hogy milyen értéket képviselünk, míg másoknak fogalmuk sincs róla. A leggyakoribb válasz, amit a szakmában eltöltött majdnem 50 év után is kapok: "Ó, maguk foglalkoznak adóügyekkel - ugye?".
Tudománytalan kutatásaim arra engednek következtetni, hogy az emberek többségének homályos fogalma van arról, hogy mit is csinálunk. Más szóval, korlátozott ismeretekkel rendelkeznek a belső ellenőrzésről. Néhány évvel ezelőtt írtam egy cikket "Öt mítosz, amely elhomályosítja a belső ellenőrzéssel kapcsolatos tudatosságot" címmel. Még a mi felvilágosultabb megközelítésünk ellenére is, hogy egy hónapot különítünk el a sikereink megünneplésére, fel kell ismernünk a mítoszokat, amelyeket le kell győznünk.
A mítoszok sokat elárulhatnak rólunk - vagy legalábbis arról, hogy mások hogyan látják a világot. De néha úgy tűnik, hogy a leghelytelenebb mítoszokat a legnehezebb eloszlatni, különösen akkor, ha a mítosz eredetében egy szemernyi igazság van elásva.
Én 1975-ben léptem be a szakmába, és már akkor is azon kaptam magam, hogy harcolok, hogy helyre tegyem a dolgokat, amikor valaki szembesített az újonnan választott szakmámmal kapcsolatos mítosszal. Gyakran mosolygok azon, hogy ennyi év elteltével is milyen sok ilyen mítosz van jelen. És bár az alábbi mítoszok mindegyike általában nem igaz, az a tény, hogy ennyire tartósan fennmaradtak, talán azt jelzi, hogy mindannyiunknak számba kell vennünk, hogyan segíthetjük elő akaratlanul is a mítoszok fennmaradását. Teszünk-e olyan dolgokat, amelyek megerősítik ezeket a mítoszokat? Vagy jobban kell segítenünk az embereket abban, hogy megértsék, mit is csinálunk valójában, és hogyan adunk hozzáadott értéket a 21. században? Ön legyen a bíró.
Az egyik leggyakoribb tévhit a belső ellenőrzéssel kapcsolatban az, hogy az ellenőrök "babszámlálók", akik kizárólag a szervezetek pénzügyi nyilvántartására összpontosítanak. Ebben a mítoszban nyilvánvalóan van egy szemernyi igazság: A szilárd könyvvizsgálói vagy számviteli háttér hasznos lehet a belső ellenőrzési karrierhez. De az IIA márciusban kiadott "2024 North American Pulse of Internal Audit Report" című jelentése szerint a belső ellenőrzés erőforrásainak csupán 22%-a összpontosít a pénzügyi kockázatokra. Ehelyett a belső ellenőrök inkább a csalási kockázatokra, a szabályszerűségi kérdésekre és számtalan olyan működési problémára összpontosítanak, amelyek nem kapcsolódnak a számvitelhez, és az ellenőrök háttere valószínűleg ugyanolyan sokszínű, mint az általuk ellenőrzött műveletek. A számviteli diploma nem az egyetlen út a karrier sikeréhez, és manapság még csak nem is a leggyakoribb út: A közelmúltban végzett felmérésekből kiderült, hogy - a belső ellenőrzési vezetők ma már gyakrabban keresnek analitikus/kritikus gondolkodásra, adatelemzésre, üzleti érzékre és informatikai tudásra képzett jelentkezőket, mint számviteli végzettséggel rendelkező jelentkezőket.
A belső ellenőrökkel kapcsolatos számos vicc középpontjában az a tévhit áll, hogy egyetlen ellenőrzést sem hagyunk üres kézzel. Egyesek azt hiszik, hogy csak azért, hogy a megállapításokhoz jussunk, mindenáron szét akarjuk szedni a folyamatokat, és tönkretesszük azoknak az embereknek a hírnevét, akik a "valódi munkát" végzik. E mítosz szerint az ellenőrzést végzőkre úgy tekintenek, mint arra a csoportra, amely "a csata végeztével szuronnyal szúrja le a sebesülteket", elvonva a vezetőség figyelmét a fontosabb feladatokról.
A valóságban persze a belső ellenőrzés a fő kockázatokra összpontosít, nem pedig a részletek apró részletekre. A belső ellenőrzés erőforrásai korlátozottak, és amikor az ellenőrök túl sok figyelmet fordítanak a kisebb problémákra, csak azért, hogy "alacsonyan lógó gyümölcsöket" találjanak, akkor leszűkítik az időt, amely a belső ellenőrzés középpontjában álló főbb kockázatok és ellenőrzések kezelésére fordítható. Egy jó belső ellenőr szívesebben számol be egy 6 millió dolláros költségmegtakarításról, mint egy 6 dolláros hibáról - még akkor is, ha a 6 dolláros hiba szenzációsabban hangzik!
Ez a mítosz káros lehet, ezért sajnálatos, hogy ez a tanács nem egy "Hogyan éljünk túl egy ellenőrzést" című cikkbe is bekerült. Az ellenőrzött ügyfeleknek néha jószándékú barátok adják ezt a tanácsot, de ez kevésbé hatékony ellenőrzést eredményez, és mindenki idejét pazarolja. Ha a belső ellenőrök úgy vélik, hogy ügyfeleik szándékosan rejtegetnek információkat, akár elhallgatással, akár bűnrészességgel, akkor általában növelik az ellenőrzés terjedelmét annak megállapítására, hogy más fontos információkat nem jelentettek-e be. A belső ellenőrzés célja az értékteremtés és a szervezet működésének javítása, és az információk elrejtése mindenki érdekeivel ellentétes.
Ez a mítosz évről évre kevésbé igaz. Szakmai normáink megkövetelik, hogy kockázatalapú tervek alapján határozzuk meg fontossági sorrendünket, mind a belső ellenőrzési tervek és ütemtervek kidolgozásakor, mind az egyes ellenőrzések megtervezésekor. Nyilvánvaló, hogy egyes kockázatok indokolják a rendszeres ismétlődő ellenőrzéseket, és vannak olyan típusú ellenőrzések - például bizonyos, a felügyeleti szervek által előírt szabályszerűségi felülvizsgálatok -, ahol az ellenőrzési programok és ellenőrzési listák valószínűleg nem fognak évről évre jelentősen változni. Általánosságban azonban a belső ellenőrzés dinamikus szakmává vált, amelynek minden alkalommal változnia kell, amikor a szervezet kockázatai változnak.
Ahogy Lord Topes bíró egyszer mondta: "Az ellenőr egy őrkutya és nem egy véreb". Tapasztalatom szerint a legjobb belső ellenőrök szinte mindig azok, akik jó kapcsolatot alakítanak ki az ügyfeleikkel. Ha a belső ellenőrök viselkedése vádaskodó vagy agresszív, sokkal nagyobb valószínűséggel ütköznek ellenállásba, mint amikor a megállapításokat lehetőségként kezelik, hogy segítsék a célok elérését és elősegítsék a jobbítást. Ennek a sztereotípiának a lebontása olyan fontos, hogy a legtöbb belső ellenőrzési csoport aktívan arra ösztönzi az ügyfeleket, hogy a belső ellenőrzésre edzőként, ne pedig zsaruként tekintsenek. Ahogy 2022-ben írtam, már régen elmúlt az az idő, amikor a belső ellenőröknek el kellene tenniük a radarpisztolyt, és a közlekedésbiztonságra kellene koncentrálniuk.
E mítoszok mindegyike a 20. században közelebb állt a valósághoz, mint napjainkban. Könnyű néhány konkrét példát felhozni, amikor egy olyan intézkedés, amely ezeket a sztereotípiákat erősíti, indokolt lehet, de sajnos túl sok olyan eset van, amikor a belső ellenőrök feleslegesen erősítik a mítoszokat. Igaz-e valamelyik klasszikus mítosz Önre vagy az Ön belső ellenőrzési tevékenységére vonatkozóan? Ha igen, akkor lehet, hogy itt az ideje, hogy alaposan megvizsgálja, mit próbál elérni, és hogyan tervezi elérni a céljait.
A szemlélet megváltoztatása időbe telik, és gyakran sok ember együttes erőfeszítése szükséges ahhoz, hogy egy előítéletet lebontsunk. Szakmánk megítélése gyorsan javul, de még több munkára van szükség ahhoz, hogy az érdekeltek jobban megértsék a szakmát. Mindannyian segíthetünk felszámolni ezeket a mítoszokat és tévhiteket - akár kis lépésekkel, mint például a vonatkozó hírek továbbítása az ügyfeleknek, akár nagyobb hozzájárulásokkal, mint például az ellenőrzési ismeretek megosztása egy szemináriumon vagy konferencián.
Minden belső ellenőrzési funkció egyedi, és az Ön nézőpontja eltérhet az enyémtől. Az Ön belső ellenőrzési részlege tett-e az utóbbi időben valódi előrelépést a fenti mítoszok eloszlatásában?
Richard Chambers
Gépi fordítás, melynek eredeti forrása: https://www.richardchambers.com/the-5-myths-that-must-be-challenged-during-internal-audit-month/