2024. január 17.
Két partitúrával ezelőtt (tudnánk-e, mi az a partitúra, ha nem lett volna Abraham Lincoln gettysburgi beszéde?) úgy kezdtem el a belső ellenőrzési karrieremet, hogy nem tudtam pontosan, mit csinál egy belső ellenőr, hogyan csinálja, vagy mik a siker kulcsai. A fenébe is, azt sem tudtam, hogy ez egy karrier lehet. Mint sokan mások, én is csak úgy belebotlottam, és kitartottam mellette... utólag visszagondolva, ez egy átkozottul jó választás volt, amely akkoriban egy szerencsés véletlenből fakadt.
A belső ellenőrzés sokat változott az 1982-es belső ellenőri tevékenységem kezdete óta, és én remélhetőleg együtt fejlődtem a szakmával, sőt, talán még egy-két lépéssel előrébb is jártam. Ha nem is a cselekvésben, de legalább abban, hogy elgondolkodtam azon, hogy merre kell haladnia a szakmának, és hogyan kell törekedni arra, hogy eljussunk oda.
Miért ez az önreflexió a cikk elején? Nos, az, hogy mi tette sikeressé a belső ellenőrt, sok tekintetben nagyot változott. Már régen elmúltak azok az idők, amikor mindent kézzel végeztek, az ellenőrzéseket ciklikusan végezték, és az olyan ostoba dolgok, mint a „stop and go” minták voltak a normák. Ennek következtében drámaian megváltozott az is, hogy miben kell jónak lenni. (oszlopos papír, Pentel ceruzák és „ACCO” rögzítők, ki tudja?) A változás mind jótékony hatású volt.
A minap olvastam egy projektről, amelybe az IIA a Vision 2035 címmel kezdett bele, és amelynek célja, hogy megjósolja, milyen belső ellenőrzésre lesz szükség 2035-ben, hogy megalapozza az erőfeszítéseket, amelyekkel eljuthatunk onnan, ahol most vagyunk, oda, ahol az előrejelzés szerint lennünk kell. Ez elgondolkodtatott. Miközben megpróbáljuk megjósolni, hogy a szakmának mire lesz szüksége 2035-ben (12 év), ha 12 évet visszapillantanánk 2011-ig, vajon helyesen jósolnánk meg 2023-at? Talán igen, talán nem.
Tehát, rövidítsük le az időhorizontot. Mik a siker kulcsai ahhoz, hogy most (2023-ban), és talán a következő öt évben... mi a „titok”? Ez nem a nyilvánvaló dolgok felsorolása lesz, a nyilvánvaló dolgokról máshol is olvashat. Ez néhány különleges titok lesz... csak kettőnk között (mosoly).
Mindannyian tudjuk, hogy a belső ellenőrzés a szervezeten belüli kapcsolatainak erőssége alapján a legsikeresebb. Ha ismernek téged, sokkal nagyobb az esélye, hogy megbíznak benned. Annak a valószínűsége, hogy ön, mint belső ellenőr, valóban tudja, mi történik (az ellenőrzési projektek során és azokon kívül is), annak a bizalmi tényezőnek köszönhető, amelyet a kapcsolatépítésben végzett kemény munkával épített ki. Az összes (oké, sok) módszer, folyamat és szokás, amelyet az évek során a kapcsolatok kiépítésére és fenntartására csiszoltunk, valamikor 2020 elején kirepült az ablakon, amikor a világjárvány gyorsan felgyorsította a távmunka kialakulóban lévő tendenciáját. Ma már szinte mindenki az ideje egy bizonyos százalékát távolról dolgozik. A legtöbb belső ellenőr, akitől hallottam, az idő 30-100 százalékát tölti távmunkában. Ez a változás nem vonja kétségbe a kapcsolattartás fontosságát, de az biztos, hogy megnehezíti azt. Azok, akik belső ellenőrként sikeresek lesznek, elsajátítják a távoli kapcsolatok kialakítását és fenntartását, és ez számukra természetes lesz.
A vállalatok több mint 30 éve fejlődtek olyan szintre, hogy a legtöbbjük technológiai vállalat, amely egy bizonyos terméket szállít, és azok a vállalatok, amelyek nem „irányítják” a sikerük kulcsait jelentő technológiákat, kiszervezik ezeket a technológiákat harmadik feleknek. A technológia pedig egyre gyorsabban és gyorsabban fejlődik. Vegyük példaként az ügyfélszolgálatot, az automatizált telefonos szűrést, az önkiszolgálást a weben és a chatbotokat, nem is beszélve arról, hogy hová fog minket vinni a mesterséges intelligencia. Ezek a legtöbb vállalatnál szinte lehetetlenné tették a valódi emberrel való kapcsolattartást, a mesterséges intelligencia pedig teljesen kiszoríthatja az élő ügynököket. Belső ellenőrként nem kell technológiai szakembernek lennie, de érzékelnie kell, hogy a technológia mit nyújt a vállalat számára, és hogy milyen pályán mozog nemcsak a vállalatánál, hanem az üzleti ágazatán belül is. A belső ellenőrzés sikere szempontjából kulcsfontosságú kapcsolatok azokhoz az emberekhez fűződnek, akik az üzleti modelljét mozgató technológia mögött állnak, és ha nem tud velük az ő feltételeik szerint beszélni, akkor nem tud velük kapcsolatokat kialakítani. Nem akarnak majd időt tölteni azzal, hogy önnel beszélgessenek, és a belső ellenőrzést nem fogják többnek tekinteni, mint kellemetlenségnek. Mit tegyen, hogy kitűnjön a többiek közül? Legyen az a belső ellenőr, aki valóban érti, hogyan használja a vállalat a technológiát most és a jövőben.
Már sokszor elmondtam, és ön is hallotta már, ha elég régóta dolgozik a belső ellenőrzésben... a panasz, hogy a belső ellenőrzés „egyszerűen nem érti az üzletet”. Hogy ez minden körülmények között jogos panasz-e vagy sem, természetesen erősen vitatható. De ha az ön ellenőrzési ügyfelei így látják, akkor ez a valóság. És ha ez az ő valóságuk, akkor ez nem fog önnek helyet biztosítani az asztaluknál, amikor valószínűleg jelen kellene lennie. Ezt nem kell különösebben bizonygatnunk. Ha az ön ellenőrzési ügyfelei úgy tekintenek önre, mint egy olyan ellenőrre, aki nem érti az üzletet (vagy az ő üzletrészüket), akkor nem lesz olyan sikeres, mint amilyen sikeres lehetne. Tehát nem számít, hogy ez a felfogás vagy a valóság, valamin változtatnia kell. Legyen elsősorban üzletember, és csak másodsorban ellenőr.
Néha belső ellenőrökként hibáztathatóak vagyunk, ha elmondjuk az embereknek a „mit” (mit csináltak rosszul, és mit kellene szerintünk tenni ellene), anélkül, hogy igazán rátérnénk a „miért”-re. És a kezdeti gondolataink arról, hogy miért létezik valamilyen negatív állapot, általában nem a valódi ok. Itt jön be, mint tudjuk, a kiváltó okok elemzése. De még ha az ön ellenőrzési feladatkörében eddig nem is alakítottak ki semmit a kiváltó okok elemzése köré, ez nem akadályozhatja meg abban, hogy átvegye ezt a gondolkodásmódot. A kiváltó okok megszüntetésével nagyobb az esélye annak, hogy a megfigyelt állapot(ok) nem ismétlődnek meg, és ez ráadásul sokkal inkább stratégiai jellegű. Így gondolkodnak a vezetők, így kellene gondolkodnia az ön belső ellenőrzési vezetőjének, és önnek is így kellene gondolkodnia. Ha sokat firtatjuk a miérteket, az nem rossz dolog!
Sok belső ellenőrzési szakembert áldásként éri, hogy a vállalatuk anyagilag finanszírozza képzésük és szakmai fejlődésük egy részét vagy egészét, valamint megengedheti magának, hogy a munkától távol töltsön időt ezek elvégzésére. Igen, lehet azzal érvelni, hogy ez helyénvaló, mert a vállalat, amelynek dolgozik, profitál a képzésből. De ne feledje azt sem, hogy ha elhagyja a vállalatot, a tudás önnel marad. Ha szakmai fejlődési szempontból olyasmit szeretne folytatni, amit a főnöke vagy a vállalata nem támogat, akkor mindenképpen tegye meg saját zsebből... ez az ön szakmai fejlődése és befektetése önmagába! És végső soron a karrierje a tét. Nagyon frusztráló számomra, amikor azt látom, hogy az emberek ingyenes webináriumokra járnak, hogy „órákat gyűjtsenek”, de valójában nem sokat tanulnak (ha egyáltalán tanulnak valamit). Persze, vannak jó ingyenes webináriumok, és néhány tökéletesen megfelel az ön igényeinek, de mint a desszert a büfében, az ingyenes webináriumok csak a fejlesztési terv részei legyenek, ne pedig az egész étkezés. A lényeg, hogy tudja, mit szeretne a karrierjétől, és a szakmai fejlődési tevékenységét igazítsa ahhoz, hogy eljusson oda, ahová szeretne. Ismétlem, ez az ÖN szakmai fejlődése. Legyen ebben stratégiája... és különböztesse meg magát a többiektől.
A szervezetben zajló eseményekről szóló információk, mind formálisan, mind - ami néha még fontosabb - informálisan, a belső ellenőrzés sikerének éltető elemei lehetnek. Igen, a munka része, hogy lehajtja a fejét és elkészíti az ellenőrzési tervet, de ha soha nem néz fel és nem veszi észre, mi történik a környezetében, akkor sok mindenről lemarad. Ha túl sokáig csinálja ezt (a lefelé nézést), akkor a szervezet ön nélkül halad tovább. Tehát az ön belső ellenőrzési vezetője valószínűleg rendkívül jó kapcsolatokkal rendelkezik, és jól érzi a szervezet pulzusát, de ez nem jelenti azt, hogy mindenről tud. És a „vezetői” szinten, amelyet a belső ellenőrzési vezető körbejár, sok olyan középszintű és alulról jövő dolog lehet, amiről tudniuk kellene, de nem tudják. Ön az információáramlás kulcseleme lehet a belső ellenőrzési vezetője számára, ha jó hálózatot alakított ki a szervezeten belül, és jól kiépítette kapcsolatait. Most jön a trükkös rész, de ez a belső ellenőrzésben való további sikerének kulcsfontosságú eleme: mit tud meg a tevékenységei és a beszélgetései során, amiről úgy gondolja, hogy a belső ellenőrzési vezető nem tudja, ÉS - és itt jön a kritikus rész - fontos lenne, hogy tudjon róla. Nem könnyű kiolvasni ezeket a „tealeveleket”, és nem akar minden apró információmorzsával a belső ellenőrzési vezetőjéhez rohanni, különösen, ha az nem hivatalos. De a tapasztalattal és a belső ellenőrzési vezető véleményének jó ismeretével óriási értéket adhat hozzá azáltal, hogy rendszeresen tájékoztatja a „hallott” dolgokról. És ennek eredményeként nélkülözhetetlenné válhat.
Oké, ezt most meg kell hallgatnia. Tudom, hogy sokan azonnal arra fognak gondolni, hogy fontosabb, hogy tiszteljenek, mint hogy kedveljenek. De tegyük fel, hogy már most is tisztelik önöket. Tehát a belső ellenőrzés néha, de legritkább esetben kizárólag egyszemélyes tevékenység (kivéve, ha egyetlen személyből áll a részleg, és minden csak önön múlik). Ön csapatban fog dolgozni a feladatok elvégzésében, legyen szó akár bizonyosságot nyújtó, akár tanácsadói projektekről, és az egyes projektcsapatokban dolgozó személyek projektről projektre változhatnak. Tehát csak tisztelni akarja a többi ellenőrzési projektben részt vevő csapattársát, vagy szeretné meg is kedvelni őket? Ha igen, és feltételezem, hogy így van, akkor nem szeretne azok közé tartozni, akiket kedvelnek? Ez most nem olyan ostoba dolgokat jelent, mint a színlelés, vagy hogy ajándékokat vagy dolgokat vesz másoknak, ez csak azt jelenti, hogy legyen önmaga, és legyen kedvelhető. Úgy értem, azt akarja, hogy a „jaj, már megint Bill” reakciót kapja, vagy a „király, Sally a mi projektünkön dolgozik” reakciót. És a munka elvileg szórakoztató, ezért mindig szórakoztatóbb, ha szimpatikus emberek között vagyunk. Szóval, legyen egy közülük. Függetlenül attól, hogy mit gondolnak azok, akik nem belső ellenőrök, ez egy szórakoztató munka lehet, és az is. És ha jó a munkájában, ÉS rokonszenves, akkor ez egy nagyszerű munka.
Tehát, megvan az összes szükséges technikai tudás. Ugyanolyan intellektuálisan érdeklődő tud lenni, mint az összes többi kollégája. Megszerezte a diplomáját, és több képesítést is letett. És mégis azon tűnődik, hogy miért nem sikeresebb ebben a választott szakmában, a belső ellenőrzésben. Meghallgatta és elolvasta az összes többi „szakértő” anyagát arról, hogy mit kellene tennie, és a dolgok egyszerűen nem az ön által várt ütemben történnek. Fel kellene adnia? Ha szereti, amit csinál, és nem kapja meg azt az elismerést, amit ön szerint megérdemelne, a válasz az, hogy... nem. Ne adja fel.
Inkább használja ki ezeket a „titkokat”, és tegye magát különlegessé a tömegben. Ha jó a következőkben: kapcsolatok kialakítása távolról, annak előrejelzése, hogy a szervezet hogyan tudja és hogyan kellene tudnia használni a technológiai fejlesztéseket, az üzlet megértése, a kiváltó okokban való gondolkodás, a szakmai fejlődés stratégiai tervezése, a belső ellenőrzési vezetői információk forrása és szimpatikus személyiség, akkor feltűnő és észrevehető lesz, és különbözni fog a társaitól, akik mindannyian előre akarnak jutni... akárcsak ön!
Higgye el, ki fog tűnni, ha megfogadja ezeket a tanácsokat. Nem kell megköszönnie (mosolyog). Ez lesz a mi kis titkunk.
Hal Garyn belső ellenőrzési/kockázatkezelési és irányítási vezető, valamint az Internal Audit Beacon Award díjazottja.
Forrás: https://www.linkedin.com/pulse/biggest-secrets-being-great-internal-auditor-2024-beyond-urcbc