Övervakning med positioneringsteknik

Mathem använder ett Fleet Management System ("FMS"). FMS är ett verktyg som med hjälp av positioneringsteknik (GPS) kan visa var ett fordon befinner sig vid en viss tidpunkt, samla in data om körbeteende och fordonets funktion samt ge temperaturövervakning.

I vår policy kan du läsa om syftet med att använda FMS-systemet, vilka som berörs av systemet och vilken data som behandlas. Du hittar policyn under.

Rutin för behovs- och behörighetshantering vid åtkomst till data från FMS-system

Eftersom Mathem använder ett Fleet Management System ("FMS") som samlar in data är det viktigt att ha säkerhetsrutiner kopplade till policyn.

Eftersom personuppgifter som registreras i FMS kan vara känsliga för integriteten är det viktigt att begränsa åtkomsten till dessa data till enbart de funktioner och medarbetare på Mathem som har behov av uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om detta (på svenska) i vår rutin för behovs- och behörighetshantering vid åtkomst till data från FMS-system här.

Monitoring with positioning technology

Mathem uses a Fleet Management System ("FMS"). FMS is a tool that with the help of positioning technology (GPS) can show where a vehicle is at a certain time, as well as collect data about driving behavior and the vehicle's function, and provides temperature monitoring.

In our policy, you can read about the purpose of using the FMS system, who is affected by the system, and what data is processed. You will find the policy below.

Routine for needs and authorization management in connection with access to data from FMS systems

Because Mathem uses a Fleet Management System ("FMS") that collects data, it is important to have security routines linked to the policy.

As the personal data that registers in FMS can be sensitive to integrity, it is important to limit access to the data to only those functions and employees in Mathem who have a need for the data in order to be able to perform their tasks.

Read more about this (in Swedish) in our routine for needs and authorization management in connection with access to data from FMS systems here.

Policy för övervakning med positioneringsteknik

Version: 2
Fastställd: 2019-10-02
Reviderad: October 2025
Dokumentägare: Operations
Godkänd av Operations Director

INLEDNING

Mathem använder sig av ett Fleet Management System ("FMS"). FMS är ett verktyg som med hjälp av positioneringsteknik (GPS) kan visa var ett fordon befinner sig vid en viss tidpunkt samt samla in data kring körbeteende och fordonets funktion, samt tillhandahåller temperaturövervakning. Mathem använder sig av denna teknik i sina fordon utifrån en intresseavvägning där vi vägt ändamål och fördelar med systemet mot den inskränkning av Mathems medarbetares integritet som denna typ av övervakning riskerar att medföra.

ÄNDAMÅL MED ATT ANVÄNDA FMS - SYSTEM I VERKSAMHETEN

Ändamålet med att använda FMS-systemet är att stötta medarbetarna i sitt dagliga arbete, förebygga skador och ohälsa samt förbättra Mathems effektivitet och lönsamhet. Utförligare information beskrivs i punktform nedan:

• Ökad säkerhet för medarbetare - via trafikbeteende samt fordonssäkerhet

  • Vi behandlar uppgifterna för att bl.a. kunna få bättre kontroll över fordonsflottan, identifiera och åtgärda fordonsfel på kort såväl som på lång sikt samt utbilda och följa upp medarbetare i trafiksäkert körbeteende och ecodriving. Stort värde ses även i att snabbt kunna lokalisera och hjälpa en chaufför vid olycka.

• Utreda, motverka och förebygga olycksfall och tillbud

  • Vi behandlar uppgifterna för att kunna utreda tillbud och trafikolyckor där våra fordon och medarbetare är inblandade samt analysera mönster för såväl förare som fordon.

• Utreda, motverka och förebygga brott

  • Vi behandlar uppgifterna för att kunna identifiera var stulna fordon befinner sig samt bistå vid en eventuell brottsutredning.

• Klagomålshantering och kundservice

  • Vi behandlar uppgifterna för att vid ett klagomål kunna följa upp om en Mathemsbil överhuvudtaget varit i det område som ett klagomål har inkommit samt i samband med skadeärenden där våra fordon varit inblandade eller i samband med klagomål på Mathems körbeteende.

• Effektivisering - fördelning av resurser

  • Vi behandlar uppgifterna för att kunna analysera avvikelser och optimera ruttning samt planera så kallade "hjälprutter.

• Stöd för och utveckling av medarbetare i det dagliga arbetet,

  • Vi behandlar uppgifterna för att hjälpa chauffören att hitta rätt adress samt för att snabbt kunna skicka assistans vid bilproblem och för eventuella hjälprutter både ur medarbetarhänseende men även ur varumärkesperspektiv.

• Framställning av statistik

  • Vi behandlar uppgifterna för fordonskontroll och underhåll, medarbetarbeteenden och utbildningsinriktning samt rutt- och effektivitetsoptimering.

Mathem kommer inte utföra

• Rutinmässig kontroll av arbetstid

• Rutinmässig kontroll av individuell skötsamhet

VILKA BERÖRS AV DETTA OCH VAD ÄR DET FÖR UPPGIFTER SOM BEHANDLAS?

De som berörs är medarbetare och uppdragstagare som kör Mathems fordon.

Följande uppgifter behandlas:

• Fordonets geografiska position

• Förarbeteende (hård bromsning, drivmedelsförbrukning, snabb acceleration, snabba filbyten, varvtal, hastighet baserat på lokala angivna hastighetsbestämmelser).

• Namn på chauffören (genom att logga in ett annat system)

• AnställningsID (genom att logga in i annat system)

Informationen från FMS avser endast själva fordonet. Ytterligare inloggning i ett annat system krävs för att identifiera vem som framfört aktuellt fordon. Systemleverantören har inte tillgång till systemet med chaufförens namn och anställningsID.VEM HAR ÄTKOMST TILL UPPGIFTERNA?

Åtkomsten till uppgifterna är behörighetsstyrd och Mathem begränsar tillgången till uppgifterna så att endast de funktioner och medarbetare inom Mathem, som har behov av uppgifterna i sin tjänsteutövning, får tillgång till dessa. T.ex. kan en distributionschef behöva få del av mer uppgifter för att kunna göra en olycksfallsutredning medan trafikledaren endast behöver få del av begränsade uppgifter för att hjälpa en medarbetare i samband med rutt. Vilka uppgifter respektive funktion får tillgång till beskrivs närmare i Rutin för behovs- och behörighetshantering i samband med tillgång till uppgifter från FMS-system.

Om medarbetaren upplever att FMS systemet använts felaktigt har medarbetaren rätt att klaga till regionledning eller via facklig representant. Klagomålet hanteras gemensamt av regionledning och facklig representant.

Vid förfrågan informerar Mathem om vilka funktioner och personer som har tillgång till materialet och utvärderar i samråd med lokala förtroendevalda dessas behörigheter.

Vid brottsutredning samt olycksfallsutredning påkallar Mathem en samrådsförhandling. 

HUR LÄNGE LAGRAS UPPGIFTERNA

Mathem sparar inte uppgifterna längre än vad som är nödvändigt för de ändamål som Mathem har samlat in uppgifterna. När uppgifterna inte längre behövs tas de bort. Mathem kommer att anonymisera personuppgifter för bl.a. statisk. Mathem sparar personuppgifter på detaljnivå s.k. "spårning" i 90 dagar. Övriga personuppgifter sparas som längst innevarande år plus 2 år.

HUR INFORMERAS BERÖRD PERSONAL OM ATT DE ÖVERVAKAS?

Via bilaga till anställningsavtal, chaufförsmanual, personalhandbok, introduktionsutbildning samt klistermärke i fordon.

TEKNISK OCH ADMINISTRATIV SÄKERHET

Systemleverantör är GPSLogik i Sverige AB ("GPSL"). Mathem har tecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal med GPSL som reglerar GPSLs behandling av Mathems anställdas personuppgifter.

GPSL har ett självständigt ansvar att etablera minst sådana tekniska, fysiska, administrativa och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är lämpliga i förhållande till den risk som behandlingen av personuppgifter kan medföra för medarbetarnas rättigheter och friheter, och för Mathems verksamhet. Bland annat tillhandahåller GPSL t.ex. behörighetsbegränsning, loggor över vem som haft tillgång till personuppgifter, kryptering m.m.

GPSL har endast tillgång till information om fordonet och inte några uppgifter om den medarbetare som framför fordonet, då denna information finns i ett annat system som GPSL inte har tillgång till.

MEDARBETARENS RÄTTIGHETER

Om medarbetaren upplever att FMS systemet använts felaktigt av Mathem har medarbetaren alltid rätt att klaga till ledning eller via facklig representant. Klagomålet hanteras gemensamt av regionledning och facklig representant.

Enligt GDPR har medarbetaren vissa rättigheter i förhållande till Mathems behandling av personuppgifterna, såsom t.ex. rätt att begära registerutdrag över Mathems användning av personuppgifterna. Om medarbetaren vill nyttja någon av sina rättigheter eller har frågor om dessa kan denne kontakta Mathem på GDPR@mathem.se.

BERÄTTIGAT INTRESSE FÖR ÄNDAMÅLET

Mathem har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter i syfte att stötta medarbetarna i sitt dagliga arbete, förebygga skador och ohälsa samt förbättra Mathems effektivitet och lönsamhet. Behandling av personuppgifter för medarbetarnas trygghet får anses vara en nödvändig del i Mathems berättigade intresse.

BEHANDLINGENS NÖDVÄNDIGHET

Mathems behandling av personuppgifter enligt ovan är vidare nödvändig.

Den aktuella behandlingen är begränsad till personuppgifter som är nödvändiga för att uppfyllda ändamålet med behandlingen och Mathem behandlar ingen överflödig information. Det finns vidare inget mindre ingripande sätt att uppnå ändamålet.

Det kan därför konstateras att den personuppgiftsbehandling som utförs för det aktuella ändamålet är nödvändig.

ÖVRIGT

Mathem ansvarar i övrigt för att gällande lagar och regler kring övervakning, GDPR och övrig relevant lagstiftning följs.