Utläggspolicy
For employees in Sweden
For employees in Sweden
Mathems utläggspolicy gäller för alla anställda på Mathem och avser representation/utgifter i tjänsten. Du hittar den fullständiga policyn på svenska här och Engelska längre ned.
Mathem's expenditure policy applies to all employees at Mathem and refers to representation/expenses in the service. You find the full policy in Swedish first, and English below.
Version: 1
Fastställd: 2024-06-12
Reviderad: October 2025
Dokumentägare: Finance
Godkänd av Chief People Officer
Denna policy gäller för all representation/Utlägg som betalas av Mathem (”Bolaget”). Alla anställda omfattas av utläggspolicyn, och avser representation/utlägg inom tjänsten.
En representation/utlägg ska godkännas före representationen påbörjas av platschef eller avdelningschef. I det fall den representerande är platschef eller avdelningschef ska närmaste överordnad chef godkänna representation.
All representation ska attesteras i enlighet med gällande attestinstruktion (d.v.s. av närmaste avdelningschef/platschef eller i deras fall av närmaste chef med attesträtt).
Vid uppskattning av representationens kostnad ska hänsyn tas till att de pengar som läggs ned ska kunna motiveras på samma sätt som övriga resurser för att nå våra mål.
CFO ansvarar för årlig uppföljning och revidering av utläggspolicy.
Varje anställd i ledningsposition har uppföljningsansvar för att policyn efterlevs.
Syftet med Utläggspolicyn är att all representation ska vara kostnadseffektiv och i linje med skattemässiga regler samt syfta till att främja bolagets mål.
Resor till och från arbetet
Bolagets resepolicy omfattar inte de anställdas resor mellan hemmet och arbetsplatsen. Dessa är även underlag för förmånsbeskattning.
Taxiresor
Bolaget ersätter inte taxiresor vid stopp i kollektivtrafiken detta ersätts av www.SL.se. Taxiresor ska helst inte användas vid längre sträckor eller om det finns ett likvärdigt alternativ inom kollektivtrafiken.
Utrusning för arbete
All utrusning för arbete som Ex. mobiltelefoner, hörlurar, skärmar och datorer ska beställas via https://www.b2bshop.se/ och betalas med faktura, Viktigt att ta med vid beställning är referens ( namn och efternamn på personen som ska attestera fakturan). Vid undantag ska man få ett godkännande från IT på mejl och det ska framgå på utläggsspecifikationen.
Presenter och gåvor
Avdrag för representationsgåvor medges enligt Skatteverkets allmänna råd med skäligt belopp dock högst 300 kr inkl. moms.
Avdrag medges inte för representationsgåvor i samband med helger eller personliga högtidsdagar.
Intern representation
Med intern representation avses i förmånssammanhang personalfester, interna kurser, informationsmöten med personalen och planeringskonferenser, t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik. Intern representation kan enligt Skatteverkets regler godkännas vid enstaka tillfällen.
Vid större gruppträffar som kick-off, utbildning, informationsträffar, jubileum eller årsfester. Avdrag för personalfest eller övriga tillställningar bör inte medges för fler än två personalfester per år.
Exempel på sammankomster som inte räknas som intern representation och där förmån av fri kost är skattepliktigt är möten för information eller planering av det löpande arbetet, s.k. arbetsluncher och sällskapsliv AW.
Intern representation ska vara rimlig utifrån det affärsmässiga syftet med representationen. Mathems generella riktlinjer för vad representationen/måltiden får omfatta är 300 kr per person inkl. moms.
Uppgifterna nedan ska skrivas på samtliga redovisade kvitton eller utläggsspecifikation
• Namn på deltagare
• Syfte med mötet
• Orsak
Extern representation
Extern representation ska enligt Skatteverkets regler ha en tydlig affärsmässig koppling. Representation som riktar sig utåt mot arbetsgivarens affärsförbindelser räknas som extern representation. Exempelvis lunch med kund, leverantör eller samarbetspartner. Som extern representation räknas inte deltagande i externa kurser där den anställda deltar för att förkovra sig, d.v.s. höja sin personliga kompetens.
Extern representation ska vara rimlig utifrån det affärsmässiga syftet med representationen. Mathems generella riktlinjer för vad representationen/måltiden får omfatta är 300 kr per person inkl. moms.
Uppgifterna nedan ska skrivas på samtliga redovisade kvitton eller utläggsspecifikation
• Namn på deltagare
• Vilka företag eller organisationer de tillhör
• Orsak
• Syfte
Om redovisade och godkända belopp är mycket stora och det är fråga om lyxkonsumtion kan det bli aktuellt med förmånsbeskattning.
Alla anställda som deltar i representationen ska ta ansvar för att representationspolicyn följs. Om den generella riktlinjen överstigs är det inte säkert att den ansvarige för representationen erhåller ersättning för den överskjutande kostnaden. Den anställde blir återbetalningsskyldig om Bolaget stått för utlägget initialt.
Tjänsteresa
Resan ska beställas i god tid för att kunna utnyttja förköpsbiljetter och andra fördelar via vår avtalsleverantör www.Resia.se. Biljetter samt logibokning bokas av den anställde själv, Viktigt att ta med vid beställning är referens (namn och efternamn på personen som ska attestera fakturan) samt att det ska vara utställt på Mathem Slottsbacken 10 11130 Stockholm. Bokningen tas på faktura som skickas därefter till vår fakturamejl mathem.sverige@pdf.scanclaoud.se.
Billigaste biljett typ skall alltid väljas, då det oftast ändå är billigare vid ombokning än en dyrare ombokningsbar biljett. Val av resa får aldrig göras utifrån att erhålla maximala bonuspoäng.
Vid logibokning ska det hotell som är mest ekonomiskt, håller en bra standard samt ligger närmast arbetsplatsen. Frukost och Wifi får inkluderas i kostnaden.
Förmån av fri kost på allmänna transportmedel vid tjänsteresa är en skattefri förmån om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan (11 kap. 2 § IL). Skattefriheten förutsätter att färdbiljetten inte kan köpas exklusive måltiderna. Övriga måltider ska förmånsbeskattas.
För korta resor (mindre än 2 km) bör i första hand göras via kollektivtrafik, cykel eller promenad.
Med allmänna transportmedel avses flyg, tåg och andra kommunikationsmedel som mot betalning är tillgängliga för allmänheten. Långa körningar med privatbil ska undvikas. Resor med egen bil ska godkännas av avdelningschef innan resan påbörjas. Det kan vara aktuellt att använda privatbil om tjänsteresan påbörjas eller avslutas vid bostaden. I den mån det finns motiverade skäl att utnyttja bil, utgår milersättning om 31,50 kr (där 18,50 kr är enligt statliga normer och skattepliktigt, samt ett tillägg om 12,50 kr som inte är skattepliktigt). Parkeringsavgifter i samband med tjänsteresa ersätts utöver milersättningen vid inlämnande av reseräkning med kvitto.
Reseförskott betalas inte ut.
Utlandsresa
Vid utlandsresa inom EU/EES-länder ska europeiskt sjukförsäkringskort tas med. Kortet beställs från Försäkringskassan, www.forsakringskassan.se. Resenären ombesörjer själv anskaffande av europeiskt sjukförsäkringskort, giltigt pass och utländsk valuta. Visumavgift betalas av Bolaget. Varje resenär ombesörjer själva vaccinationer inför utlandsresa. Bolaget svarar för ersättning för vaccinationskostnad (kvittounderlag erfordras).
Ersättning i utländsk valuta
Vid ersättning i utländsk valuta används växelkursen för den dagen då utlägget uppstod.
Försäkring
Bolagets anställda omfattas av Bolagets tjänstereseförsäkring.
Utlägg: Create Expense Report
Kontaktuppgifter
Vid frågor kontakta Ekonomiavdelningen
This policy applies to all representation/Expenses paid by Mathem (the “Company”). All employees are covered by the expenses policy and refers to representation/expenses within the service.
A representation/outlay must be approved before the representation begins by the site manager or head of department. If the representative is a site manager or department manager, the nearest superior manager must approve representation.
All representation must be attested in accordance with the current attestation instruction (i.e., by the nearest head of department/site manager or, in their case, by the nearest head with attestation rights).
When estimating the cost of the representation, it must be considered that the money spent can be justified in the same way as other resources to achieve our goals.
The CFO is responsible for annual follow-up and revision of the expenditure policy.
Every employee in a management position has follow-up responsibility for compliance with the policy.
The purpose of the Expenditure Policy is that all representation must be cost-effective and in line with tax regulations and aim to promote the company's goals.
Travel to and from work
The company's travel policy does not cover employees' trips between home and workplace. These are also the basis for benefit taxation.
Taxi journeys
The company does not reimburse taxi journeys at public transport stops, this is reimbursed by www.SL.se. Taxi journeys should preferably not be used for longer distances or if there is an equivalent alternative within public transport.
Equipment for work
All equipment for work such as Ex. mobile phones, headphones, screens, and computers must be ordered via https://www.b2bshop.se/ and paid with an invoice. Important to bring when ordering is a reference (name and surname of the person who must certify the invoice). In the event of an exception, approval from IT must be received by email and this must appear on the expenditure specification.
Gifts and gifts
Deductions for representation gifts are allowed according to the Swedish Tax Agency's general advice with a reasonable amount, but no more than SEK 300 incl. VAT. Deductions are not allowed for representational gifts in connection with weekends or personal holidays.
Internal representation
In the context of benefits, internal representation means staff parties, internal courses, information meetings with the staff and planning conferences, e.g., discussions about budgeting, personnel issues, purchasing and sales policy. According to the Swedish Tax Agency's rules, internal representation can be approved on individual occasions.
At larger group meetings such as kick-off, training, information meetings, anniversaries, or annual parties. Deductions for staff parties or other events should not be allowed for more than two staff parties per year.
Examples of gatherings that do not count as internal representation and where the benefit of free meals is taxable are meetings for information or planning of ongoing work, so-called working lunches and social life AW.
Internal representation must be reasonable based on the business purpose of the representation.
Mathem's general guidelines for what the representation/meal may include are SEK 300 per person incl. VAT.
The information below must be written on all reported receipts or expenditure specification.
• Name of participant
• Purpose of the meeting
• Cause
External representation
According to the Swedish Tax Agency's rules, external representation must have a clear business connection. Representation that is directed outwards towards the employer's business relations is counted as external representation. For example, lunch with a customer, supplier, or partner.
External representation does not count as participation in external courses where the employee participates to gain knowledge, i.e., increase their personal competence.
External representation must be reasonable based on the business purpose of the representation.
Mathem's general guidelines for what the representation/meal may include are SEK 300 per person
incl. VAT.
The information below must be written on all reported receipts or expenditure specification.
• Name of participant
• Which companies or organizations they belong to
• Cause
• Purpose
If reported and approved amounts are very large and it is a matter of luxury consumption, benefit
taxation may be relevant.
All employees who participate in the representation must take responsibility for the representation policy being followed. If the general guideline is exceeded, it is not certain that the person responsible for the representation will receive compensation for the excess cost. The employee will be liable for repayment if the Company was responsible for the expenditure initially.
Business trip
The trip must be ordered in good time to be able to use pre-purchased tickets and other benefits via our contractual supplier www.Resia.se. Tickets and accommodation bookings are booked by the employee himself. Important to bring when ordering is a reference (name and surname of the person who must certify the invoice). The booking is taken on an invoice which is then sent to our invoice email mathem.sverige@pdf.scanclaoud.se.
The cheapest ticket type should always be chosen, as it is usually still cheaper when rebooking than a more expensive rebooking ticket. Choice of travel must never be made based on obtaining maximum bonus points.
When booking accommodation, the hotel that is most economical, maintains a good standard and is closest to the workplace. Breakfast and Wi-Fi may be included in the cost.
The benefit of free meals on public transport during a business trip is a tax-free benefit if the meal is compulsorily included in the price of the trip (chapter 11, § 2 IL). The tax exemption assumes that the ticket cannot be purchased excluding meals. Other meals must be preferentially taxed.
Short journeys (less than 2 km) should primarily be made via public transport, bicycle or walking.
Public means of transport refers to flights, trains and other means of communication that are available to the public for a fee. Long drives by private car should be avoided. Trips with your own car must be approved by the head of department before the trip begins. It may be relevant to use a private car if the business trip begins or ends at home. To the extent that there are justified reasons for using a car, a mileage allowance of SEK 31.50 is paid (of which SEK 18.50 is according to government standards and taxable, as well as a supplement of SEK 12.50 which is not taxable).
Parking fees in connection with a business trip are reimbursed in addition to the mileage allowance upon submission of a travel bill with receipt. Travel advances are not paid out.
Travel abroad
When traveling abroad within EU/EEA countries, the European health insurance card must be taken with you. The card is ordered from Försäkringskassan, www.forsakringskassan.se. The traveler is responsible for obtaining a European health insurance card, a valid passport and foreign currency.
Visa fee is paid by the Company. Each traveler takes care of vaccinations before traveling abroad. The company is responsible for compensation for vaccination costs (receipts are required).
Compensation in foreign currency
In the case of compensation in foreign currency, the exchange rate for the day on which the expenditure occurred is used.
Insurance
The company's employees are covered by the company's business travel insurance.
Outlay: Create Expense Report
Contact details
For questions contact the Finance Department