Orden de compra

Generalidades.

Una orden de compra es un documento de solicitud a un proveedor, por determinados productos a un precio acordado por ambas partes, también especifica los impuestos a aplicar, la forma de pago y  las condiciones de entrega.

WX Manager tiene la opción de asignarle un estado al documento, si es aprobado permite hacer efectiva la compra, es decir legalizarla a través de un documento de entrada de almacén, sin necesidad de digitar nuevamente todo el listado de productos. 

El documento se puede configurar para que sea enviado automáticamente al correo electrónico del proveedor.

Adicionalmente permite hacer un seguimiento a los precios y a los productos en cuanto a las cantidades solicitadas y las facturadas por el proveedor. 

Requisitos.

Antes de crear un documento de orden de compra, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:

• Consecutivos \ Documentos.

• Bodegas

• Moneda

• Conf. Retenciones e Impuestos

En sistema administrativo financiero y comercial:

• Usuarios

• Terceros

• Productos 

  • • Vista Previa Documentos

    • Configuración Envío Email

Ruta de acceso.

En la cinta de opciones encuentra el acceso directo a Orden de compra o ingrese por:

Sistema administrativo financiero y comercial – Inventarios - Orden de compra.

Proceso.

Nuevo Documento

Al dar clic en el botón nuevo, automáticamente abrirá una ventana en la que permitirá seleccionar la monea en la cual se realizará el documento, selecciónela dando doble clic o pulsando el botón aceptar. 

• Digite parte del nombre del proveedor para buscarlo, y selecciónelo dando clic.

• Seleccione la fecha de creación del documento.

• Seleccione la fecha de pago del documento.

• Seleccione la sucursal del proveedor.

• Seleccione la fecha de entrega.

• Seleccione el solicitante, este tercero debe estar marcado como empleado.

 Productos

• Cargue los productos, puede buscarlos por nombre, código, referencia, entre otros, dando doble clic sobre el producto o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• El campo bodega tomará por defecto, la bodega asignada al documento, si requiere cambiarlo, de doble clic y seleccione a bodega requerida, dando doble clic sobre el nombre o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• Digite la cantidad solicitada.

• El campo legalizado muestra las cantidades que han sido incluidas en las entradas de almacén relacionadas con esta orden de compra. 

• Digite el costo del producto, antes de IVA.

• El porcentaje de IVA se carga automáticamente de acuerdo a la configuración del producto.

• Digite el porcentaje de descuento a aplicar al producto, y automáticamente cargará indicará el valor del descuento para la totalidad de unidades del producto. 

• El campo total muestra el valor del producto incluido IVA, menos descuentos.

• El campo costo promedio es informativo, e indica el costo promedio del producto a la fecha actual. 

• El campo precio muestra el precio de venta antes de IVA, para el producto registrado.

• Si lo requiere digite una descripción adicional.

• Puede crearse una orden de compra a partir de otro documento, como el pedido, las columnas de respaldo, muestra los datos de este documento como el tipo, numero, empresa y sucursal.

• El subtotal se carga automáticamente, y muestra el valor calculado de costo antes de IVA por cantidad, y no incluye descuentos.

• Para cargar un nuevo registro pulse la flecha abajo.

• El registro de un nuevo producto se identifica con un * en la parte izquierda del código del producto.

• Su está editando un producto cargado, se identifica con un lápiz.

• Si requiere eliminar un producto pulse a la vez las teclas ctrl + supr.

Retenciones

• En la pestaña retenciones, en la parte inferior derecha se encuentra el botón Recalcular, cargará automáticamente todos los impuestos y retenciones configurados para el documento y para el tercero.

• Este documento no se contabiliza, el cálculo de estos impuestos y retenciones son de carácter informativo.

• Si requiere calcular otro impuesto de clic en el botón agregar, para cargar manualmente el impuesto y selecciónelo dando doble clic o con el botón aceptar.

• En la columna modificada, registre el valor de la base para que el sistema calcule el valor del impuesto de acuerdo a la base registrada.

• El monto del impuesto es el que se visualiza en la columna valor.

• Si por el contrario, requiere NO calcular algún impuesto, registre en la columna modificada, el valor cero, así actualizará el campo valor también a cero y dejará de aplicar el impuesto. 

• En la parte inferior de la pantalla se visualiza  el subtotal sin descuento, el total de los descuentos, el valor subtotal con los descuentos aplicados, el total del IVA, el total de retenciones, el total de RETEIVA y el total del documento.

Adicionales

En la pestaña: adicionales si lo requiere, puede agregar los siguientes datos de carácter informativo, que se verán impresos en el documento a entregar al proveedor:

• Tiempo de entrega.

• Términos de entrega.

• Términos de pago.

• Orden de moneda.

• Ciudad de origen.

• Medio de transporte.

• Entregas parciales.

• Garantía.

• Revisión empresa.

• Proceso de inconformidad.

• Otros.   

• Fecha de la visita.

Observaciones

En la pestaña observaciones puede digitar las demás observaciones que requiera, y que también se verán en la impresión del documento de orden de compra.

• Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior o puede hacerlo también pulsando la tecla F2.

• Si requiere seguir registrando información de clic en el botón editar, actualice la información y guarde nuevamente.

• El siguiente botón le permitirá eliminar el documento en pantalla, al pulsarlo el sistema le solicitará confirmar si realmente requiere eliminar el documento.

•  Si lo requiere puede visualizar el documento dando clic en la vista previa.

• También puede imprimirlo directamente en el botón imprimir o enviarlo automáticamente al correo electrónico del proveedor si tiene la respectiva configuración, (en la descripción se encuentra el enlace).

Estados

En WX Manager la orden de compra tiene los estados: pendiente, confirmado, parcial y cerrado.  

• • • El estado pendiente es por defecto con el que guarda las órdenes de compra recién creadas, estas no podrán ser legalizadas hasta que no sean confirmadas.

    • Una orden de compra confirmada puede legalizarse, es decir registrar la respectiva entrada de almacén.

    • Si en la orden de compra se legalizan solo algunos productos y quedan pendientes otros para una próxima entrega, quedará en estado parcial y en la vista previa mostrará el porcentaje recibido, este documento no podrá ser modificado para los productos legalizados.

    • Cuando se recibe la totalidad de los productos, la orden de compra cambia automáticamente al estado cerrado, este documento ya no podrá ser modificado.

• • Los siguientes botones a la derecha de la impresión, permiten confirmar y desconfirmar una orden de compra.

    • Se utiliza el botón confirmar cuando el documento ya fue revisado y aprobado y pueda ser legalizado.

    • Se utiliza el botón desconfirmar cuando el documento necesita ser editado, ya que el botón de editar solo se activa para órdenes de compra en estado pendiente.

  • Los siguientes botones permiten cerrar o abrir órdenes de compra.

    • Utilice el botón cerrar cuando una orden de compra aún tiene cantidades pendientes, y ya no se requiera realizar la legalización de este documento, por cambio de proveedor, cambio de precios, se registró en otro documento, u otro motivo, puede asignarse el estado cerrado para que el sistema ya no la tenga en cuenta dentro de las órdenes de compra activas para el proveedor.

    • Utilice el botón abrir en el caso que una orden de compra cerrada y con cantidades pendientes se requiera activar nuevamente para registrar la respectiva entrada.

Editar Documento

En la vista previa encuentra a la derecha del botón nuevo encuentra el botón editar, seleccione el documento y pulse el botón editar o de doble clic en el documento.

Una vez dentro del documento de clic en el botón editar en la parte superior, recuerde que para editar una orden de compra debe estar abierta, y en estado pendiente.

Actualice la información que requiera y de clic en el botón guardar.

Eliminar 

Las órdenes de compra no pueden ser anuladas, solamente eliminadas, seleccione el documento que desea borrar y de clic en el botón eliminar en la vista previa o también puede hacerlo desde dentro del documento.

En ningún caso podrá eliminar un documento confirmado ni con entregas parciales.

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, cuando cree un nuevo documento marque la casilla en la parte superior del número y registre el número de documento que requiere usar. 

Vista previa

•  Debe confirmar la orden de compra para que pueda ser legalizada.

• Los botones confirmar, desconfirmar, cerrar y abrir, se encuentran dentro del documento o también en la vista previa.

• El siguiente botón permite legalizar las órdenes de compra. 

• Al dar clic en la opción crear cada documento, permitirá crear una entrada de almacén por aparte para cada una de las órdenes de compra seleccionadas.

• Al dar clic en la opción crear documento compacto, permitirá agrupar las órdenes de compra en una sola entrada de almacén.

• Puede seleccionar el tipo de documento de entrada de almacén en el cual realizará la legalización de las órdenes de compra.

Legalizaciones

Una vez abra el documento de entrada de almacén verifique los siguientes datos:

• • El número de factura proveedor, que debe registrarlo en el campo factura.

  • Verifique los productos que desea legalizar.

  • Si desea no incluir alguno de los productos cargados pulse las teclas ctrl + supr para eliminarlo.

  • Es posible reciba menos cantidades de las que solicitó, actualice las cantidades reales recibidas.

  • Si requiere registrar más unidades de las solicitadas, regístrelas en una nueva línea ya que el sistema no permitirá ingresar más producto de lo solicitado, pues esto generaría errores en el porcentaje de legalización del documento respaldo, en este caso la orden de compra. 

  • Si se presenta una variación en el costo del producto al momento de registrar la legalización puede actualizar el dato en el campo Costo unitario UMC. 

  • En la columna respaldo indica el tipo y numero de la orden de compra que está legalizando.

  • Al verificar que la información de la entrada de almacén sea acorde a la factura expedida por su proveedor, de clic en la pestaña formas de pago y de clic en el botón cargar a la forma de pago. 

  • Si desea verifique los impuestos en la pestaña liquidación. (El tema se ampliará en el tutorial de entradas de almacén).

  • De clic en el botón guardar.

  • Al ingresar nuevamente a la vista previa de las órdenes de compra se evidencia el porcentaje de legalización del documento.

  • Al ingresar en el documento legalizado, en la pestaña legalizaciones, puede verificar la cantidad de productos con el respectivo tipo y numero de documento de entrada de almacén. 

  • WX Manager tiene las respectivas restricciones para no legalizar más cantidades de lo solicitado.

  • Con el fin que se tenga un control y mayor planeación sobre las compras, se puede configurar que siempre solicite una orden de compra para registrar una entrada de almacén.