Ruta de acceso.

En la cinta de opciones encuentra el acceso directo a Nota crédito o ingrese por:

Sistema administrativo financiero y comercial – Gestión de ventas – Nota crédito.

Proceso.

Nuevo Documento

•  Seleccione la fecha de creación de documento.

Cargar la información de la factura que va a devolver:             

• • • De clic en el botón buscar.

    • Digite el número de la factura.

    • De clic en el botón buscar.

    • Selecciónela dando doble clic o dando clic en el botón aceptar. 

Cargará automáticamente los datos del encabezado del documento, nombre del cliente, dirección de envío, vendedor, el proyecto y actividad, igualmente los productos que fueron facturados con su respectiva información de cantidad, precio de venta, descuentos, IVA, seriales, formas de pago e impuestos y retenciones. 

Productos

En la pestaña productos, la información correspondiente al código y nombre del producto, bodega, la información de lotes y fecha de vencimiento, el precio de venta, los descuentos, el valor del IVA y los seriales, se cargarán por defecto, de acuerdo a la factura de venta seleccionada.

• • En la columna unidades devueltas, cargará por defecto las mismas unidades facturadas, sin embargo puede:

    • • Digitar manualmente las unidades correctas, en el producto que lo requiera.

      • Dar clic derecho y dar clic en la opción cantidades = 0, y registrar únicamente las unidades a devolver en el producto que lo requiera.

      • O también puede dar clic derecho y dar clic en la opción cantidades devueltas = máximo facturado, y el sistema cargará nuevamente la totalidad de los productos facturados.

  • En la columna cantidades facturadas, indica las cantidades registradas en la factura origen.

  • Una vez registrados correctamente las cantidades, si tiene productos con serial, de clic en el botón asignar seriales, abrirá la ventana con la información de los seriales facturados, para confirmarlo, marque al lado izquierdo del serial a devolver.

    • • Verifique en la parte superior el saldo, debe quedar en cero.

      • De clic en el botón aceptar.

      • En la pestaña seriales puede confirmar la información de los seriales cargados en la Nota crédito.

Formas de pago

En la pestaña formas de pago, cargará por defecto cargará la forma de pago registrada en la factura de venta.

• • Al lado derecho de la pantalla puede verificar el valor total a pagar y el saldo pendiente por aplicar a la forma de pago.

  • El botón cargar forma de pago, carga automáticamente si tiene un saldo pendiente por aplicar después de hacer modificaciones en las demás pestañas, productos, impuestos u otros.

Impuestos

• • En la pestaña liquidación, muestra una vez definida la forma de pago, automáticamente los impuestos y retenciones configurados para este documento y tercero.

  • En la parte inferior derecha se encuentra el botón Recalcular, sirve para actualizar los valores, no debe tener saldos pendientes por aplicar en la forma de pago.

  • Si lo requiere, puede digitar un detalle adicional al documento en la pestaña observaciones.

  • En este punto ya puede guardar el documento de forma correcta, el botón guardar se encuentra en la parte superior.

    • Si existe un saldo por aplicar, automáticamente generará el mensaje para que verifique las formas de pago o los impuestos. 

  • En la parte superior también encuentra los botones para generar la vista previa de la Nota crédito.

  • O si requiere imprimirla.

  • Una vez guardado una nueva Nota crédito puede seguir creando nuevos documentos dando clic en el botón nuevo, inmediatamente permitirá hacer el ingreso de la información de la siguiente Nota crédito.

Editar Documento

En la vista previa a la derecha del botón nuevo encuentra el botón editar, seleccione el documento y pulse el botón editar o de doble clic en el documento.

• • Una vez dentro del documento de clic en el botón editar en la parte superior, recuerde que para editar una Nota crédito no debe estar contabilizada.

  • Actualice la información que requiera.

  • Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior.

  • Si requiere seguir registrando información de clic en el botón editar, actualice la información y guarde nuevamente.

Contabilizar Nota crédito 

En la vista previa puede seleccionar uno o varios documentos, pulsando el botón Contabilizar quedarán reflejándose en la contabilidad.

Dentro de los permisos del módulo de inventario puede asignar al usuario:

• • • Contabilizar Nota crédito.

    • Descontabilizar Nota crédito.

    • Contabilizar Nota crédito automáticamente al guardarlas.

Asigne estos permisos teniendo en cuenta los perfiles de los usuarios, y la seguridad de su información.

Para verificar que la contabilización es correcta, en la vista previa de clic en el quinto botón “Ver comprobante de contabilidad”. 

• • • Mostrará la información para la contabilidad local o para NIIF.

    • Los primeros registros agruparán por cada cuenta de ingreso, definida a cada uno de los productos de la Nota crédito, la sumatoria correspondiente al débito.Los primeros registros agruparán por cada cuenta de ingreso, definida a cada uno de los productos de la factura, la sumatoria correspondiente al débito.

    • Para los productos tipo inventario, agrupará la sumatoria de los costos promedios según las cuentas parametrizadas, reflejándose al crédito en la cuenta del costo y al débito la cuenta del inventario.

    • El valor total del IVA dentro del documento también debe ser igual al valor registrado al débito en la contabilización, éste además muestra la base sobre la cual está calculado.

    • Los demás retenciones aplicadas, si las hay, también se verifican con su respectiva base y cuenta PUC.

    • Si utilizó una o más formas de pago, se reflejarán al final con su respectiva cuenta PUC y su valor al crédito.

    • El valor debe corresponder al registrado en el documento puede verificarlo ingresando al documento o desde la vista previa en el botón (+) al lado izquierdo de cada documento, en la pestaña formas de pago. 

    • En la parte inferior indica los valores totales al débito y crédito, deben ser iguales.

Resultados.

Movimiento en el kárdex

Para verificar como afecta una Nota crédito en movimiento de los productos en el kárdex, pulse las teclas Ctrl + F11 sobre el código del producto, también puede ingresar en la cinta de opciones al botón inventario kárdex mensual, o en el módulo de inventarios – consultas – inventario kárdex mensual.

• • Marque el campo fecha y seccione el rango de fechas de desea revisar, o deje desmarcado para que se visualice todo el movimiento desde el origen de la base de datos.

  • Seleccione la bodega.

  • Seleccione el producto (ya puede estar cargado si usó el acceso rápido).

  • En la pestaña inventario total, puede verificar los siguientes datos:

    • La clase del documento.

    • La empresa, sucursal tipo y número del documento.

    • La fecha.

    • La bodega a la que afectó.

    • El NIT y nombre del tercero.

    • El valor unitario registrado en el documento.

    • La cantidad, en verde se visualizan las Entradas y en rojo las salidas.

    • En la columna parcial muestra el resultado de la cantidad por el valor unitario.

    • El saldo, es calculado a partir del saldo anterior más la cantidad registrada en este documento. 

    • En la columna costo promedio muestra el costo promedio para la fecha de ese documento.

    • La columna total muestra el costo promedio por el saldo.

  • El saldo debe coincidir con el saldo que muestre en la columna Existencias de disponibles, esta consulta se genera pulsando la tecla F11 sobre el código del producto.

  • La consulta de disponibles muestra la información actualizada cada vez que guarda un documento.     

Movimiento contable

En el módulo contabilidad – consultas – comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• • Busque el tipo de documento.

  • Digite el número del documento

  • De clic en el botón buscar.

  • En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Movimiento en cuentas por cobrar 

Al contabilizar una Nota crédito con forma de pago a crédito, también se reflejará automáticamente en las cuentas por cobrar,  descontando el saldo por cobrar al cliente,  para verificarlo ingrese por: 

En el módulo cuentas por cobrar – consultas – movimientos, permite visualizar los movimientos por tercero.

• Seleccione el tercero.

• Automáticamente mostrará los movimientos con saldo.

• Puede cambiar los parámetros de consulta, como fechas, sucursales, incluir los movimientos pagados, y refrescar la búsqueda.

• Puede desmarcar la opción movimientos con saldo para verificar las facturas de venta a crédito con su respectiva Nota crédito y su nuevo saldo. 

Así, al momento de registrar el abono puede hacerlo por un documento como el recibo de caja, donde con solo registrar el nombre del tercero cargará automáticamente las facturas de venta a crédito con saldo.