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Sistema administrativo financiero y comercial – Gestión de ventas - Factura de venta.

Proceso.

Nuevo Documento

• • Seleccione la fecha de creación de documento.

  • Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación y cárguelo dando clic.

  • Puede usar la creación rápida de terceros, en el caso que el tercero no exista.

  • Seleccione la dirección de envío del cliente, cámbiela seleccionándola en la lista desplegable.

  • Seleccione el vendedor, por defecto carga el que fue asignado al cliente, pero puede cambiarlo.

  • Seleccione la moneda, por defecto carga la asignada al cliente. 

Productos 

• Cargue los productos, puede buscarlos por nombre, código, referencia, entre otros, dando doble clic sobre el producto o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• Digite la cantidad.

• El campo bodega tomará por defecto, la bodega asignada al documento, si requiere cambiarlo, de doble clic y seleccione a bodega requerida, dando doble clic sobre el nombre o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• Cargará el precio de venta asignado al producto, si lo requiere puede digitar un nuevo precio de venta.

• El usuario podrá modificar el precio de venta de dos formas:

  • • Dando doble clic sobre el campo precio y seleccionando el precio de venta, de acuerdo a los precios establecidos en la configuración del producto, en las opciones precio1, precio2, precio3…

    •  Puede digitar el precio manualmente, depende de la configuración del usuario, es decir puede configurar si desea que digite el valor antes de IVA o con IVA incluido, o simplemente no darle ese permiso para que únicamente utilice los precios establecidos a los productos.

• El campo venta bruta muestra el precio antes de IVA multiplicado por las cantidades vendidas.

• Existen tres porcentajes de descuentos:

  • • El que se asigna por defecto al producto en su configuración.

    • El que se asigna por defecto al cliente en su configuración.

    • Y un descuento adicional que se puede digitar en este documento. 

    • En la columna valor descuentos indica el total del descuento para el registro.

• El porcentaje de IVA se carga automáticamente de acuerdo a la configuración del producto.

  • • El campo valor IVA mostrará el total del IVA para este registro.                

• El siguiente campo total muestra el valor del producto incluido IVA, menos descuentos.

• Puede digitar una descripción adicional.

• Si el cliente tiene asignado un proyecto puede agregarlo en el campo proyecto y asignar una actividad. 

• El departamento y centro de costos, por defecto carga el registrado al producto, sin embargo si requiere cambiarlo, de doble clic sobre el campo y seleccione el nuevo departamento o centro de costos dando doble clic.

  • • Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

• De doble clic en el campo código para cargar la información de los productos que manejan lote y fecha de vencimiento, en la ventana permitirá cargar las cantidades vendidas frente al lote correspondiente, el sistema cargará automáticamente la fecha de vencimiento y separa los registros por cada producto y código de lote.

• Para los productos con manejo de serial se activa el botón asignar seriales, de doble clic para visualizar la ventana de cargue de serial y nuevamente de doble clic en el campo código, aquí visualizará los seriales disponibles, seleccione el serial que desea cargar y de clic en el botón aceptar. 

• En la pestaña seriales puede verificar la información de los seriales cargados.

• El campo respaldo permite identificar el tipo y número del documento de origen, es decir, cuando se está facturando una cotización, remisión, pedido, entre otros.

  • • Para eliminar una línea selecciónela dando clic en la parte izquierda, donde indica el número del registro, y de clic en el botón borrar registro, el sistema le confirma si realmente requiere borrar el registro seleccionado. 

    • En la parte inferior indica el subtotal o venta bruta, el total de descuentos, el total del IVA, el total de las retenciones y el total. 

Formas de pago

• En la siguiente pestaña, cargará por defecto cargará la forma de pago definida para ventas en la creación del tercero.

• Para cambiar la forma de pago de clic en el botón “borrar todas las formas de pago” o selecciónela y pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr

• De clic en el campo concepto y de clic en el botón (…), el sistema mostrará las formas de pago asignadas a este documento, selecciónela dando doble clic sobre el nombre, o marcándola y pulsando el botón aceptar. 

• El documento puede tener más de una forma de pago, digite el valor a cancelar con esta forma de pago y luego pulse la flecha hacia abajo para cargar una nueva forma de pago, selecciónela y el sistema cargará automáticamente en saldo en el campo valor.

• Los dos campos siguientes muestran el código y nombre de la cuenta PUC en la cual se guardará la forma de pago.

• Para formas de pago a crédito, cargará por defecto en cuanto días vence en el campo días, y en la fecha exacta de vencimiento en el campo fecha.

• El campo cliente indica el NIT y nombre del tercero al cual quedará cargada la forma de pago, por defecto es la misma del encabezado, pero si lo requiere puede cambiarlo dando doble clic en la columna ID y seleccionando el nuevo tercero.

  • • Al lado derecho de la pantalla permite seleccionar el tipo de cartera que va a afectar, por defecto carga la definida para el tercero.

    • Puede verificar el valor total a pagar y el saldo pendiente por aplicar a la forma de pago.

    • El botón cargar forma de pago, carga automáticamente el saldo pendiente por aplicar después de hacer modificaciones en las demás pestañas, productos o impuestos.

    • Puede digitar 0 en la forma de pago que requiere actualizar y luego de clic en el botón Cargar a la forma de pago.

Liquidación

• En la pestaña liquidación, muestra una vez definida la forma de pago, automáticamente los impuestos y retenciones configurados para este documento, producto y tercero.

• En la parte inferior derecha se encuentra el botón Recalcular, sirve para actualizar los valores, no debe tener saldos pendientes por aplicar en la forma de pago.

• Si requiere calcular otro impuesto de clic en el botón agregar, para cargar manualmente el impuesto y selecciónelo dando doble clic.

  • • En la columna modificada, registre el valor de la base para que el sistema calcule el valor del impuesto de acuerdo a la base registrada.

    • El monto del impuesto es el que se visualiza en la columna valor.

• Si por el contrario, requiere NO calcular algún impuesto, registre en la columna modificada, el valor cero, así actualizará el campo valor también a cero y dejará de aplicar el impuesto. 

  • • En la parte derecha muestra un resumen con los códigos de los impuestos que se están aplicando y el valor.

    • Utilice el botón recalcular para actualizar los valores de los impuestos, cada vez que haya modificado la información ingresada por ejemplo en la pestaña de productos.

• En la pestaña información adicional puede agregar datos informativos, en el caso que los requiera como:

  • • Siempre que el cliente tenga un proyecto asociado, puede asignar un proyecto y una actividad.

    • Puede digitar una observación que será impresa en el documento de factura de venta.

• En este punto ya puede guardar el documento de forma correcta, el botón guardar se encuentra en la parte superior.

  • • Si existen un saldo por aplicar, automáticamente generará el mensaje para que verifique las formas de pago o los impuestos. 

• Una vez guardado una nueva factura de venta puede seguir creando nuevos documentos dando clic en el botón nuevo, inmediatamente permitirá hacer el ingreso de la información de la siguiente factura de venta.

• Puede revisar la vista previa del documento, desde aquí puede imprimirlo o exportarlo a PDF, entre otros.

• En el botón imprimir puede enviar directamente la impresión o enviarlo al correo electrónico del cliente, aquí encuentra el enlace para realizar esta configuración.

Contabilizar Factura de venta

• En la vista previa puede seleccionar uno o varios documentos, pulsando el botón Contabilizar quedarán reflejándose en la contabilidad.

  • •  Dentro de los permisos del módulo de facturación puede asignar al usuario:

    • Contabilizar Factura de venta.

    • Descontabilizar Factura de venta.

    • Contabilizar Factura de venta automáticamente al grabar.

    • Asigne estos permisos teniendo en cuenta los perfiles de los usuarios, y la seguridad de su información.

• Para verificar que la contabilización es correcta, en la vista previa de clic en el quinto botón “Ver comprobante de contabilidad”. 

  • • Mostrará la información para la contabilidad local o para NIIF.

    • Los primeros registros agruparán por cada cuenta de ingreso, definida a cada uno de los productos de la factura, la sumatoria correspondiente al crédito.

    • Para los productos tipo inventario, agrupará la sumatoria de los costos promedios según las cuentas parametrizadas, reflejándose al débito en la cuenta del costo y al crédito la cuenta del inventario.

    • El valor total del IVA dentro del documento también debe ser igual al valor registrado al crédito en la contabilización, éste además muestra la base sobre la cual está calculado.

    • Los demás retenciones aplicadas, si las hay, también se verifican con su respectiva base y cuenta PUC.

    • Si utilizó una o más formas de pago, se reflejarán al final con su respectiva cuenta PUC y su valor al débito.

    • El valor debe corresponder al registrado en el documento puede verificarlo ingresando al documento o desde la vista previa en el botón (+) al lado izquierdo de cada documento, en la pestaña formas de pago. 

    • En la parte inferior indica los valores totales al débito y crédito, deben ser iguales.

Resultados.

Movimiento en el kárdex

Para verificar como afecta una factura de venta en movimiento de los productos en el kárdex, también puede ingresar en la cinta de opciones al botón inventario kárdex mensual, o en el módulo de inventarios – consultas – inventario kárdex mensual.

Marque el campo fecha y seccione el rango de fechas de desea revisar, o deje desmarcado para que se visualice todo el movimiento desde el origen de la base de datos.

• Seleccione la bodega.

• Seleccione el producto (ya puede estar cargado si usó el acceso rápido).

  • • En la pestaña inventario total, puede verificar los siguientes datos:

    • La clase del documento.

    • La empresa, sucursal tipo y número del documento.

    • La fecha.

    • La bodega a la que afectó.

    • El NIT y nombre del tercero.

    • El valor unitario registrado en el documento.

    • La cantidad, en verde se visualizan las entradas y en rojo las salidas.

    • En la columna parcial muestra el resultado de la cantidad por el valor unitario.

    • El saldo, es calculado a partir del saldo anterior más la cantidad registrada en este documento. 

    • En la columna costo promedio muestra el costo promedio para la fecha de ese documento.

    • La columna total muestra el costo promedio por el saldo.

• El saldo debe coincidir con el saldo que muestre en la columna Existencias de disponibles, esta consulta se genera pulsando la tecla F11 sobre el código del producto.

• También en la consulta de disponibles puede verificar los seriales relacionados en la factura de venta ya no se encuentran visibles para ser facturados nuevamente.

• Igualmente los lotes facturados actualizarán el saldo disponible.

• La consulta de disponibles muestra la información actualizada cada vez que guarda un documento. 

Movimiento contable

En el módulo contabilidad – consultas – comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• Busque el tipo de documento.

• Digite el número del documento

• De clic en el botón buscar.

• En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Movimiento en cuentas por cobrar 

Al contabilizar una factura de venta a crédito, también se reflejará automáticamente en las cuentas por cobrar para verificarlo ingrese por: 

En el módulo cuentas por cobrar – reporte de cartera por edades

• Seleccione el tipo de consulta que desea realizar, por cliente, por vendedor, por zona, por tipo de cartera, para incluir todos los registros de marque el campo todos del filtro que requiera.

• Y de clic en el botón actualizar

• Automáticamente listará todas las cuentas por cobrar de todos los clientes con saldo a la fecha. 

• Si desea realizar la consulta por un parámetro, por ejemplo, para consultar por un único cliente, marque uno y seleccione en la lista desplegable el cliente o selecciónelo en la ventana de búsqueda (…).

• De clic en el botón actualizar.

• En la parte superior puede generar la vista previa del reporte.

• También lo puede imprimir o exportar.

Así, al momento de registrar el abono puede hacerlo por un documento como el recibo de caja, donde con solo registrar el nombre del tercero cargará automáticamente las facturas de venta a crédito con saldo.