Factura Recurrente

Generalidades.

 Los recurrentes son una opción que le permite crear facturas que son repetitivas para sus clientes, guardando una especie de plantilla  que  podrá ser facturada periódicamente, conservando los datos del cliente y de los productos y servicios agregados, durante un tiempo definido que puede ser por ejemplo la duración de un contrato o anualmente. 

Este documento no queda contabilizado, ni afecta inventario, funciona como una plantilla, cuando ejecute la opción de generar facturas sí quedará efectivamente facturado y contabilizado, haciendo el descuento de los productos en el inventario y si es a crédito, también se reflejará en cartera.  

Requisitos 

Centro de parametrización

• Consecutivos \ Documentos:En Consecutivos, verifique que se encuentre creado el documento para Factura Recurrente.

• Configuración de Retenciones e Impuestos:Las Facturas de venta cargan los impuestos de manera automática, en la configuración de retenciones, verifique la asignación de cuentas de la Factura Recurrente para cada impuesto. 

• Moneda: WX Manager permite crear documentos con otros tipos de moneda, diferentes a la moneda local, para la moneda local la equivalencia debe ser $1.

• Formas de pago:El documento de Factura Recurrente debe estar configurado con su respectiva cuenta PUC para cada forma de pago.

• Bodegas: También debe estar creada la bodega, se recomienda que esté asociada por defecto al documento de la Factura Recurrente.

• Vendedores: Los vendedores que requiere usar deben estar creados, recuerde que puede asignar por defecto el vendedor al cliente.  

Sistema administrativo, y comercial

• Terceros: Los terceros deben estar creados en su base de datos, y deben estar marcados como tipo cliente para que sean visibles en una Factura Recurrente, aquí asigna por defecto la moneda y el vendedor. 

• Productos: Debe tener creados en su base de datos los productos y servicios que requiere cargar en la Factura Recurrente.

• Usuarios: Verifique que el usuario encargado de crear Facturas de venta, tenga asignado el documento, de igual forma revise los permisos del módulo facturación para crear, editar, contabilizar, Facturas de venta.

• Proyectos y Actividades: Los terceros que tengan relacionados proyectos y actividades, cargarán por defecto esta información.

Ruta de acceso.

Sistema administrativo financiero y comercial – Gestión de ventas – Documentos - Factura Recurrente. 

Proceso.

Nuevo Documento

• Para crear un nuevo documento, de clic en el botón nuevo, 

• Seleccione la fecha a partir de la cual inicia el documento.

• Seleccione el tercero.

• Por defecto cargará datos como la dirección de envío y el vendedor.

• Seleccione el rango de fechas dentro de las cuales durará activa esta factura recurrente,  por ejemplo la duración de un contrato o anualmente.

• Seleccione el tipo de documento con el cual va a realizar las facturas.

• Cargue los productos.

  • Digite la cantidad

  • Por defecto cargará los datos de la bodega.

    • El tipo de moneda definida para el cliente

    • El precio de venta del producto

    • El porcentaje y valor de IVA

  • Si lo requiere digite el porcentaje de descuento.

• En la pestaña formas de pago,  cargará por defecto la forma de pago definida para el documento, con el respectivo valor.

• En la pestaña impuestos cargará por defecto los impuestos configurados, de acuerdo al monto y al tercero.

• Puede digitar una descripción  adicional en el campo observaciones.

• Al terminar de clic en el botón guardar en la parte superior, este documento crea como una plantilla, es decir, hasta este momento no afecta ni contabilidad, ni inventarios ni cartera.

• El documento guardado por defecto queda Activo, es decir que puede ser facturado si se encuentra vigente.

• En la vista previa, se encuentran los botones para activar o desactivar la factura recurrente, si aún existen facturas vigentes, pero requiere desactivarlas por algún motivo, selecciónela y pulse el botón desactivar.

• Para usarla nuevamente, seleccione el documento y pulse el botón activar.

• El siguiente es el botón ejecutar, púlselo y seleccione la fecha en que se va a crear la factura.

  • • De clic en el botón consultar.

    • Cargará los datos de  todas las facturas recurrentes que se encuentran vigentes y se pueden crear, marque las que necesita convertir en factura de venta

    • Para terminar el proceso de clic en el botón aceptar.

    • Automáticamente mostrará el número de documento de factura de venta.

    • Si desea seguir facturando, de clic en el botón consultar para que permita seleccionar más documentos. Por ejemplo si se facturó al 5 de este mes, no permitirá volver a facturar el mismo recurrente hasta el mes siguiente.

    • Al terminar pulse el  botón cerrar o cancelar. 

Editar Documento

• • Abra el documento.

  • De clic en el botón editar.

  • Actualice la información que requiera.

  • Y pulse el botón guardar. 

Eliminar o anular

Para eliminar el documento, selecciónelo, pulse el botón desactivar, y luego pulse el botón borrar.  

Resultados

 Para revisar puede ingresar nuevamente a la factura recurrente, en la pestaña facturas, aquí indica el número del documento, la fecha y el valor facturado. 

• • Ingrese a la factura de venta y puede verificar que automáticamente quedan contabilizadas.

  • Al abrir la factura de venta puede verificar que en la columna respaldo se refleja el tipo y número de la factura recurrente a partir de la cual fue generada.

  • También pude verificar los productos se descargarán automáticamente del kárdex.

  • Puede imprimir o enviar al correo del cliente.

  • Si la forma de pago es crédito, puede realizar el recibo de caja para registrar el pago, ya que el documento quedará reflejándose automáticamente en cartera.