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Importación de saldo inicial
Importación de saldo inicial
WX Manager permite la importación de saldos iniciales de cuentas por pagar y cuentas por cobrar a partir de un archivo de Excel.
El saldo inicial para las cuentas por pagar, es el documento donde indica cada uno de los clientes, con sus respectivos números de factura, monto, fecha de vencimiento y numero de cuotas.
El saldo inicial para las cuentas por cobrar donde indica cada uno de los proveedores, con sus respectivos números de factura, monto, fecha de vencimiento.
Requisitos.
Requisitos.
Antes de crear un documento de saldo inicial, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:
Dentro de Admin / centro de parametrización
En Consecutivos, verifique que se encuentre creado el documento para Saldo inicial de cartera.
Cuentas Comunes
Al importar los documentos para saldos iniciales de cartera, el usuario únicamente digita la cuenta con la que desea registrar el documento origen, es decir una cuenta tipo cuentas por cobrar como la 1305 o una cuenta tipo cuentas por pagar como la 2205, sin embargo la cuenta de contrapartida el sistema la asigna por defecto, de acuerdo a la cuenta que registre en Cuentas comunes - contrapartida de saldos iniciales, para definir una nueva cuenta:
De doble clic en el campo.
Asigne la cuenta, puede buscarla digitando parte del nombre o del código de la cuenta, seleccionándola y dando clic en el botón aceptar.
De clic en el botón guardar para que tome el cambio.
Tipos de cartera
Los tipos de cartera que requiere usar deben estar creados, se requiere el código para el archivo que va a importar con los saldos iniciales de cuentas por cobrar.
Los vendedores que requiere usar deben estar creados, se requiere el código del vendedor para el archivo que va a importar con los saldos iniciales.
Verifique que tenga creadas todas las cuentas PUC de la hoja de cálculo que requiere importar.
Se recomienda crear una cuenta puente, en la cual registrar el saldo para cada documento de saldo inicial, al final del registro de todos los saldos iniciales, el saldo de esta cuenta puente debe ser cero.
Sistema administrativo, financiero y comercial
Para las cuentas que requiera discriminar el saldo para cada tercero, verifique que Los terceros deben estar creados en su base de datos para que no genere errores el proceso de importación de datos.
Verifique que el usuario, tenga asignado el documento que ha creado para registrar saldos iniciales, de igual forma revise los permisos del :
Módulo cartera, saldo inicial de cartera, para crear, editar, contabilizar, ejecutar, etc.
Módulo proveedores, saldo inicial de proveedor, para crear, editar, contabilizar, ejecutar, etc.
Ruta de acceso.
Ruta de acceso.
Para importar los saldos iniciales de cartera y de proveedores, ingrese por:
Admin – centro de utilidades – importación – saldo inicial cartera.
Proceso.
Proceso.
Documento para importar.
Documento para importar.
El saldo inicial es un documento que puede tener muchos registros, con el fin de agilizar este proceso, recomendamos utilizar una hoja de cálculo para importar la información, este documento debe tener los siguientes campos:
El número de la cuenta PUC, debe estar previamente creada en el plan de cuentas de WX Manager.
El NIT del tercero, verifique que esté previamente creado en la base de datos y que esté marcado como cliente y/o proveedor, según corresponda.
La dirección de envío, para cada tercero, el valor asignado por defecto por el sistema para la primera dirección de cada tercero es cero.
El vendedor, debe ingresar el código del vendedor para cada documento, este dato no es obligatorio para la importación de cuentas por pagar.
La descripción adicional, este es un campo informativo y opcional, en caso que no lo requiera no elimine la columna, simplemente deje el campo vacío.
Digite el tipo del documento, este se visualizará en los informes y documentos como tipo de documento cruce.
Digite el número del documento, este se visualizará en los informes y documentos como número de documento cruce.
Es posible que una misma factura se haya acordado con el cliente que el pago se haría en cuotas, Digite el número de cuota, si se definió un único pago, el número de la cuota debe ser 1.
El registro para dada cuota debe hacerse en una fila para cada cuota.
Digite la fecha de vencimiento para esta cuenta por cobrar.
Digite el valor de la cuenta por cobrar, para este número de cuota, en el campo valor, NUNCA digite un valor en negativo.
El tipo de cartera, debe digitar el código para el tipo de cartera, generalmente es CC, pero debe verificar la configuración de su base de datos. , este dato no es obligatorio para la importación de cuentas por pagar.
La fecha, o fecha de consignación, esta hace referencia a la fecha de creación del documento original.
Recuerde que todos los valores deben estar en positivo
Se recomienda que no tenga separadores de miles, el separador de decimales debe ser coma, verifique que así también esté en su configuración regional.
En el caso que no requiera registrar algún campo, como el tipo de cartera o el vendedor para los saldos iniciales de proveedores, se recomienda no eliminar la columna del archivo, es preferible dejarla vacía.
Importar Documento
Importar Documento
Seleccione el tipo de documento para el saldo inicial que requiere importar, de cartera o de proveedores.
La cuenta de contrapartida se cargará por defecto la que se definió en cuentas comunes.
Seleccione la fecha del documento, generalmente se realizan a 31 de diciembre.
De clic en el botón de la parte superior izquierda para abrir el asistente de importación de archivos.
seleccione la segunda opción MS Excel.
En la parte final de la ventana, busque y cargue archivo fuente.
En la parte izquierda visualiza cada uno de los campos de la tabla.
En la parte derecha, indica cada una de las hojas del archivo de Excel, seleccione la hoja correcta.
En este caso puede asociar automáticamente cada campo de la izquierda con cada columna de la parte derecha, dando clic en la flecha de la parte superior izquierda, tenga en cuenta que el archivo debe contener exactamente los mismos campos y en el mismo orden que lo requiere, si presenta otro orden, puede dar clic a cada campo de la derecha y luego clic para relacionarlo con la columna correcta.
Verifique que en frente del cada campo, se encuentre el nombre de la columna correcta.
En el caso que tenga los títulos para cada columna, como en este ejemplo que están en la fila 1, en el recuadro superior izquierda digite la cantidad de filas que debe saltar, en este caso 1.
De clic en el botón siguiente.
Nuevamente de clic en el botón siguiente.
De clic en el botón ejecutar.
Mostrará la ventana si hay errores y el porcentaje del proceso, de clic en el botón ok.
Cierre el asistente de importación de datos.
Confirmará nuevamente si desea cerrarlo, de clic en SI.
Podrá visualizarse los registros importados.
Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.
Para terminar el proceso de clic en el botón Ejecutar de la parte superior izquierda. (Play)
La ventana quedará vacía y permitirá seguir importando datos.
Verifique dentro de centro de utilidades, la opción Procesar Documentos, contabilizar los documentos importados:
De clic en el botón actualizar y listará todos los documentos en cola.
De clic en el botón ejecutar para que los documentos en cola queden contabilizados.
Saldo inicial de cuentas por pagar.
Saldo inicial de cuentas por pagar.
Para verificar los saldos importados ingrese por:
Sistema administrativo financiero y comercial – Cuentas por Pagar - Documentos – Saldo inicial de cuenta por pagar
El sistema creó un documento para cada cliente.
Editar Documento
Para editar un Saldo inicial de cuentas por pagar:
Abra el documento.
De clic en el botón editar.
Actualice la información que requiera.
Y nuevamente pulse el botón guardar.
Eliminar o anular
Los Saldos iniciales de cuentas por pagar no pueden ser anulados, si lo requiere puede eliminarlos desde el botón en la vista previa o desde dentro el documento pulsando el botón borrar.
Resultados
Resultados
Contabilización
Contabilización
El módulo contabilidad - comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.
Busque el tipo de documento.
Digite el número del documento
De clic en el botón buscar.
En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.
Informes
Informes
En el módulo contabilidad – balance de prueba.
Seleccione el rango de fechas
Si requiere puede consultar por sucursales o destinos.
De clic en el botón actualizar de la parte superior izquierda
Automáticamente mostrará los valores, de saldo inicial, débitos, créditos y nuevo saldo.
Este reporte se puede exportar a Excel, e imprimir, dentro de las opciones de impresión puede elegir en qué nivel lo requiere, titulo, cuenta, auxiliar, etc.
Informes de Cuentas por pagar
Informes de Cuentas por pagar
En el módulo cuentas por pagar – consultas – movimientos, permite visualizar los movimientos por tercero.
Seleccione el tercero.
Automáticamente mostrará los movimientos con saldo.
Puede cambiar los parámetros de consulta, como fechas, sucursales, incluir los movimientos pagados, y refrescar la búsqueda.
Este informe incluye la información de cuentas por pagar y cuentas por pagar, siempre que el tercero la tenga registrada.
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