Recibo de Caja

Generalidades.

El Recibo de Caja es el documento que permite registrar fácilmente los pagos, anticipos y en general, movimientos que representen entradas de efectivo, cheques o transferencias bancarias, discrimina los documentos de cruce, es decir la cuentas por cobrar que se están abonando, al igual que la información por departamento, centro de costos, proyectos y actividades requerida en los informes contables y también se refleja en los informes de cuentas por cobrar. 

Requisitos.

Los siguientes requisitos debió configurarlos y son un requerimiento obligatorio para crear un Recibo de Caja:

• Sucursales.

• Consecutivos \ Documentos.

• Vendedores.

• Formas de Pago.

• PUC.

• Usuarios.

• Terceros.

Estos son requisitos opcionales: 

• • Departamentos y Centros de Costos.

  • Proyectos y Actividades.

  • Conceptos Recibos de Caja.

  • Bancos.

    • Vista Previa Documentos

Conceptos Recibos de Caja

Los Conceptos Recibos de Caja permiten ingresar valores de forma rápida, de modo que el usuario debe conocer el concepto, independientemente que desconozca la cuenta PUC que debe utilizar, así tendrá que ingresar únicamente le valor y el sistema se encargará de guardarlo en la cuenta correcta y su ubicación ya sea débito o crédito.

Para crear los Conceptos Recibos de Caja, que se visualizan en la parte inferior izquierda del recibo de caja, debe ingresar por Admin \ Centro de parametrización \ Cartera\ Conceptos Recibos de Caja.

• Para crear un nuevo concepto de clic en el botón nuevo.

• Digite el nombre del concepto, como se visualizará en pantalla.

• Seleccione la cuenta PUC, puede buscarla por el nombre o código, márquela y de clic en el botón seleccionar, o dando doble clic sobre ella.

• Seleccione si el movimiento se debita o se acredita.  

• Marque el campo visible.

• Si es un anticipo de cliente, marque el campo anticipo.

• Seleccione si la cuenta requiere departamento y centro de costo.

• Para editar puede dar doble clic sobre el concepto que requiere modificar.

• Para eliminar puede pulsar a la vez las teclas Ctrl + Supr.

Bancos.

Permite diferenciar los bancos desde los cuales se realizan las transferencias bancarias, o cheques recibidos, con su respectivo número. 

Para crear los bancos, que se visualizan en las formas de pago, debe ingresar por Admin \ Centro de parametrización \ Cartera\ Códigos de bancos. 

• De clic en el botón nuevo, digite un código numérico, y digite el nombre de la entidad bancaria. 

• Para editar puede dar doble clic sobre el banco que requiere modificar.

• Para eliminar puede pulsar a la vez las teclas Ctrl + Supr.

Ruta de acceso.

Ingrese por:

Sistema administrativo financiero y comercial - Cuentas por cobrar - Recibo de Caja.

Proceso.

Crear Documento

Recibo de Caja

• Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación, de doble clic sobre el registro o selecciónelo y de clic en el botón aceptar.

• Seleccione la dirección de envío, para clientes que tienen más de una dirección de sucursal. 

• Seleccione el vendedor.

• Digite una observación pare el documento.

• Seleccione la fecha de elaboración, por defecto tiene la fecha actual.

• Seleccione la fecha de consignación.

 Al cargar el tercero, automáticamente en la parte inferior se visualizarán las cuentas por pagar con saldo, con la siguiente información:

Cuenta PUC.

• Tipo y número de documento.

• Tipo, número y cuota del documento cruce.

• Fecha y fecha de vencimiento de la cuenta por cobrar.

• Saldo, muestra el saldo actual del documento.

• En el campo abono, registre el valor que va a cancelar, este actualizará el valor del campo saldo actual.

• El campo días, va de acuerdo al documento cruce, y se calcula entre la fecha de vencimiento y la fecha actual. 

• Si no desea hacer un pago parcial sino la totalidad de las facturas, marque el ultimo check box, a los documentos que desee pagar en su totalidad, luego de clic derecho y de clic en la opción Abonar selección, así cargará automáticamente en la columna abono los valores totales, sin necesitad de digitar la información.

•  La opción Consultar movimientos del cliente, muestra el historial del tercero con las cuentas por cobrar y cuentas por pagar con sus respectivos documentos de abono.

• En la opción consultar movimientos por documento, muestra el historial del documento seleccionado con sus respectivos abonos.

• En la opción búsqueda de documentos, permite digitar el número del documento cruce que desea abonar, de clic en el botón OK y automáticamente se ubicará en el cambo abono del documento cruce buscado.

Conceptos

• En la parte inferior izquierda encuentra los conceptos, estos permiten registrar únicamente el valor y el sistema automáticamente debitará o acreditará el valor en la cuenta puc según la configuración definida.

• Puede usarlo para registrar retenciones y/o descuentos, únicamente ubique el concepto y digite el valor a aplicar.

• También puede usarlo, si desea registrar un anticipo de cliente, registre el encabezado, el valor del anticipo en el respectivo concepto y la forma de pago.

Forma de pago

• Seleccione la forma de pago, dando doble clic sobre el nombre.

• Digite el valor correspondiente a la forma de pago, el documento puede tener varias formas de pago.

• En el caso que la forma de pago tenga configurado, solicitará que seleccione un banco, dando doble clic sobre el nombre.

• Si lo requiere debe digitar un número de documento, cheque o transacción. 

Puede guardar el documento, sin embargo WX Manager permite también registrar manualmente otras cuentas ingresando en la pestaña otros ingresos.

Otros ingresos

• Seleccione la cuenta, puede buscarla por el número de cuenta o por el nombre, dando doble clic sobre la misma o seleccionándola y pulsando el botón aceptar.

• El tercero es el mismo que definió en el encabezado, pero si lo requiere puede cambiarlo, dando doble clic sobre el número de identificación y seleccionando el nuevo tercero en la ventana de búsqueda.

• En el campo Sucursal, permite digitar la sucursal va a afectar, está predeterminada la misma a la cual pertenece el documento que está creando.

• Seleccione el vendedor, por defecto carga el mismo del encabezado.

• Seleccione la dirección de envío del tercero, por defecto carga el mismo del encabezado.

• Los tres campos siguientes indican el documento cruce, al dar doble clic sobre alguno de estos campos mostrará los documentos que están pendientes en cuentas por cobrar o en cuentas por pagar, para registrar un pago a alguno de estos documentos debe marcarlo, dar clic en el botón aceptar y se actualizará la información del tipo y número del documento cruce. 

• Si la cuenta requiere datos como proyecto y actividad o departamento y centro de costo, debe seleccionarlo de lo contrario no permitirá guardar el documento.

• Digite el valor en el campo débito o crédito, según corresponda, NUNCA digite un valor en negativo.

• Puede agregar una descripción adicional a cada registro.

  • • Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

    • En la parte izquierda indica la línea que se está registrando por primera vez tiene un *, muestra un lápiz si es edición.

    • Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.

    • En la parte superior indica el total registrado en otros ingresos.

    • Verifique el valor de la forma de pago.

    • Al terminar pulse el botón guardar que se encuentra en la parte superior.

    • Puede visualizar la vista previa de este documento y si requiere imprimirlo.

Editar Documento

Para editar una Recibo de Caja:

• Abra el documento.

• De clic en el botón editar.

• Actualice la información que requiera.

• Y pulse el botón guardar.

Eliminar o anular

En la vista previa encuentra el botón anular, el documento quedará con toda su información pero con los valores en cero para contabilidad y cuentas por cobrar.

 Si lo requiere, puede eliminar el Recibo de Caja, desde el botón en la vista previa. 

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, marcando la casilla en la parte superior del número y registrando el número de documento que requiere usar.

Resultados

Contabilización

Para verificar la contabilización del documento, en la vista previa encuentra el botón muestra la contabilización para el documento seleccionado, tanto para la contabilidad local como para NIIF. 

O si prefiere también puede consultarlos por: 

El módulo contabilidad - comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• Busque el tipo de documento.

• Digite el número del documento

• De clic en el botón buscar.

• En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Informes de Cuentas por cobrar

En el módulo cuentas por cobrar – consultas – movimientos, permite visualizar los movimientos por tercero.

• Seleccione el tercero.

• Automáticamente mostrará los movimientos con saldo.

• Puede cambiar los parámetros de consulta, como fechas, sucursales, incluir los movimientos pagados, y refrescar la búsqueda.