Saldo inicial cuentas por cobrar

Registro manual por tercero.

Generalidades.

El saldo inicial para las cuentas por cobrar, es un documento que indica cada uno de los clientes, con sus respectivos números de factura, valor de la cuenta por cobrar, fecha de vencimiento y número de cuotas.

Existen dos formas de ingresar estos saldos en WX Manager:

• Digitando un documento por tercero, donde registra cada factura a crédito con su respectivo saldo y fecha de vencimiento y número de cuota.

• Importando la información desde un archivo de Excel.

Requisitos.

Antes de crear un documento de saldo inicial, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:

Dentro de Admin / centro de parametrización

Consecutivos \ Documentos

En Consecutivos, verifique que se encuentre creado el documento para Saldo inicial de cartera.

Vendedores

Los vendedores que requiere usar deben estar creados, recuerde que puede asignar por defecto el vendedor al cliente. 

Tipos de cartera

Los tipos de cartera que requiere usar deben estar creados.

PUC

Verifique que tenga creadas todas las cuentas PUC que requiere digitar.

Se recomienda crear una cuenta puente, en la cual registrar el saldo para cada documento de saldo inicial, al final del registro de todos los saldos iniciales, el saldo de esta cuenta puente debe ser cero.

Sistema administrativo, financiero y comercial 

Terceros

Para las cuentas que requiera discriminar el saldo para cada tercero, verifique que Los terceros deben estar creados en su base de datos.

Usuarios

Verifique que el usuario, tenga asignado el documento que ha creado para registrar saldos iniciales, de igual forma revise los permisos del módulo cartera, saldo inicial de cartera, para crear, editar, contabilizar, ejecutar, etc. 

Ruta de acceso.

Para digitar los saldos iniciales para cada tercero, ingrese por: 

Sistema administrativo financiero y comercial – Cuentas por Cobrar - Documentos – Saldo inicial de cartera.

Proceso. 

Crear Documento

• Seleccione el tipo de documento para saldos iniciales.

• De clic en el botón nuevo.

• Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación.  

• Seleccione la dirección de envió, dando clic en la lista desplegable. 

• Seleccione el vendedor, dando clic en la lista desplegable, por defecto cargará el asignado al cliente. 

• Seleccione la fecha del documento, generalmente se realizan a 31 de diciembre.

• Seleccione la fecha de consignación, esta hace referencia a la fecha de creación del documento original. 

• Seleccione la fecha de vencimiento.

  • • • Las fechas de consignación y de vencimiento, definidas en el encabezado, se repetirán en cada uno de los documentos registrados, sin embargo a cada registro puede asignar la fecha correspondiente. 

• Digite una observación al documento.

• Seleccione la PUC auxiliar, puede buscarla por el número de cuenta o por el nombre, dando doble clic sobre la misma o seleccionándola y pulsando el botón aceptar.

• Digite el código del tipo de cartera.

• El código del vendedor tomará por defecto el mismo del encabezado, si lo requiere, puede cambiarlo digitando el código del vendedor.  

• El código de la dirección de envío tomará por defecto el mismo del encabezado, si lo requiere, puede cambiarlo digitando el código pertinente.  

• Digite el tipo del documento, este se visualizará en los informes y documentos como tipo de documento cruce.

• Digite el número del documento, este se visualizará en los informes y documentos como número de documento cruce.

• Es posible que una misma factura se haya acordado con el cliente que el pago se haría en cuotas, Digite el número de cuota, si se definió un único pago, el número de la cuota debe ser 1.

• Puede digitar una descripción adicional, por defecto tomará “Saldo inicial No” y el número de este documento.

• Seleccione la fecha de consignación, esta hace referencia a la fecha de creación del documento original. 

• Seleccione la fecha de vencimiento para esta cuenta por cobrar. 

• En la columna días, calcula la diferencia entre la fecha de consignación, menos la fecha de vencimiento.

• Digite el valor de la cuenta por cobrar, para este número de cuota, en el campo valor, NUNCA digite un valor en negativo.

• Pulse la flecha hacia abajo o la tecla tabular para registrar una nueva línea.

• Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.

• Al terminar pulse el botón guardar que se encuentra en la parte superior.

• Puede visualizar la vista previa de este documento y si requiere imprimirlo o exportarlo. 

• Si requiere editar el documento o seguir agregando registros, de clic en el botón editar de la parte superior. 

• • •  Registre la información que requiere y de clic en el botón guardar.

Eliminar o anular

El Saldo inicial de cartera no puede ser anulados, si lo requiere puede eliminarlo desde el botón en la vista previa o desde dentro el documento pulsando el botón borrar.

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, marcando la casilla en la parte superior del número y registrando el número de documento que requiere usar.

Resultados

Contabilización

 El módulo contabilidad - comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• Busque el tipo de documento.

• Digite el número del documento

• De clic en el botón buscar.

• En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Informes

En el módulo contabilidad – balance de prueba.

• Seleccione el rango de fechas

• Si requiere puede consultar por sucursales o destinos.

• De clic en el botón actualizar de la parte superior izquierda

• Automáticamente mostrará los valores, de saldo inicial, débitos, créditos y nuevo saldo.

• Este reporte se puede exportar a Excel, e imprimir, dentro de las opciones de impresión puede elegir en qué nivel lo requiere, titulo, cuenta, auxiliar, etc.

Informes de Cuentas por cobrar

En el módulo cuentas por cobrar – consultas – movimientos, permite visualizar los movimientos por tercero.

• Seleccione el tercero.

• Automáticamente mostrará los movimientos con saldo.

• Puede cambiar los parámetros de consulta, como fechas, sucursales, incluir los movimientos pagados, y refrescar la búsqueda.