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Saldo inicial contable
Saldo inicial contable
El saldo inicial contable, es un comprobante contable en el cual registra los valores para cada una de las cuentas PUC, con los cuales inicia el ejercicio contable.
Estos valores los puede generar a partir de un balance de apertura, para ello se recomienda realizar el registro manual de cada una de las cuentas, de la misma forma que registra un comprobante contable.
Si ya cuenta con información de años anteriores, puede generar un balance de prueba, e ingresar el saldo para cada una de las cuentas. Este saldo se puede importar a WX Manager a partir de una hoja de cálculo.
Debe tener en cuenta que el saldo inicial para las cuentas por pagar, cuentas por cobrar y cuentas de inventario, se realiza con otro proceso.
Requisitos.
Requisitos.
Antes de crear un documento de saldo inicial, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:
Dentro de Admin / centro de parametrización
En Consecutivos, verifique que se encuentre creado el documento para saldo inicial contable, si requiere puede crear uno distinto al documento de comprobante contable.
Verifique que tenga creadas todas las cuentas PUC de la hoja de cálculo que requiere importar.
Se recomienda crear una cuenta puente, en la cual registrar el saldo para cada documento de saldo inicial, al final del registro de todos los saldos iniciales, el saldo de esta cuenta puente debe ser cero.
Sistema administrativo, financiero y comercial
Para las cuentas que requiera discriminar el saldo para cada tercero, verifique que Los terceros deben estar creados en su base de datos para que no genere errores el proceso de importación de datos.
Verifique que el usuario, tenga asignado el documento que ha creado para registrar saldos iniciales, de igual forma revise los permisos del módulo contabilidad para crear, editar, contabilizar, Comprobantes contables.
En la descripción se encuentra el enlace para la configuración de estos requisitos.
Ruta de acceso.
Ruta de acceso.
Sistema administrativo financiero y comercial – Contabilidad - Documentos - Comprobantes contables.
Proceso.
Proceso.
Documento para importar.
Documento para importar.
El saldo inicial es un documento que puede tener muchos registros, con el fin de agilizar este proceso, recomendamos utilizar una hoja de cálculo para importar la información, este documento debe tener los siguientes campos obligatorios:
El número de la cuenta PUC, debe estar previamente creada en el plan de cuentas de WX Manager.
El NIT del tercero, en la mayoría de los casos debe registrarse a nombre de la empresa, pero puede tener cuentas específicas que requiera crear a nombre de un tercero, verifique que esté previamente creado en la base de datos.
El valor, al débito
El valor al crédito.
Recuerde que todos los valores deben estar en positivo
Se recomienda que no tenga separadores de miles, el separador de decimales debe ser coma, verifique que así también esté en su configuración regional.
La hoja de cálculo debe verse así.
Es posible que las sumatorias al débito y crédito, no sean sumas iguales, teniendo en cuenta que no incluye los valores de las cuentas de inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
El valor pendiente debe registrarlo en la cuenta puente que creó para saldos iniciales, según al débito o crédito, según donde el sistema le indique, débito o crédito.
Crear Documento
Crear Documento
Seleccione el tipo de documento para saldos iniciales.
De clic en el botón nuevo.
Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación. Debe ser el NIT de la empresa.
Seleccione la fecha del documento, generalmente se realizan a 31 de diciembre.
Seleccione si el documento va a afectar la contabilidad local o NIIF, recuerde que en la creación de documentos se marcó cuales documentos van a afectar la contabilidad local y NIIF de forma automática.
Digite una observación al documento.
De clic derecho y de clic en “Importar datos desde archivo”.
En la ventana asistente de importación de datos seleccione la segunda opción MS Excel.
En la parte final de la ventana, busque y cargue archivo fuente.
En la parte izquierda visualiza cada uno de los campos de la tabla, sin embargo, los datos obligatorios son: Cuenta, NIT, débitos y créditos.
En la parte derecha, indica cada una de las hojas del archivo de Excel, seleccione la hoja correcta.
En este caso debe asociar el campo de la izquierda con la columna correcta de la parte derecha.
De clic en el campo ACCT, de clic en la columna A o donde tenga ubicada la información de las cuentas PUC. Debe aparecer enfrente del nombre del campo, el nombre de la columna que acaba de cargar.
De clic en el campo ID_N, de clic en la columna B o donde tenga ubicada la información correspondiente a los NIT de los terceros.
De clic en el campo DEBIT, de clic en la columna C o donde tenga ubicados los valores al débito.
De clic en el campo CREDIT, de clic en la columna D o donde tenga ubicados los valores al crédito.
En el caso que tenga los títulos para cada columna, como en este ejemplo que están en la fila 1, en el recuadro superior izquierda digite la cantidad de filas que debe saltar, en este caso 1.
De clic en el botón siguiente.
Nuevamente de clic en el botón siguiente.
De clic en el botón ejecutar.
Mostrará la ventana si hay errores y el porcentaje del proceso, de clic en el botón ok.
Cierre el asistente de importación de datos.
Confirmará nuevamente si desea cerrarlo, de clic en SI.
Puede visualizar el registro de las cuentas, con sus valores en el documento de saldo inicial, en la parte superior indica el total de débitos, créditos y la diferencia.
Cargue el valor de la diferencia, ya que no permitirá guardar el documento si no tiene sumas iguales.
Seleccione la cuenta auxiliar que creó para registrar el saldo inicial, puede buscarla por el número de cuenta o por el nombre, dando doble clic sobre la misma o seleccionándola y pulsando el botón aceptar.
Digite el valor de la cuenta en el campo débito o crédito, según corresponda, NUNCA digite un valor en negativo.
Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.
No permitirá guardar el documento si está desbalanceado, es decir si hay una diferencia entre débitos y créditos.
Al terminar pulse el botón guardar que se encuentra en la parte superior.
Puede visualizar la vista previa de este documento y si requiere imprimirlo.
Editar Documento
Editar Documento
Para editar un comprobante contable:
Abra el documento.
De clic en el botón editar.
Actualice la información que requiera.
Y nuevamente pulse el botón guardar.
Eliminar o anular
Eliminar o anular
Los comprobantes contables no pueden ser anulados, si lo requiere puede eliminarlos desde el botón en la vista previa o desde dentro el documento pulsando el botón borrar.
WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, marcando la casilla en la parte superior del número y registrando el número de documento que requiere usar.
Resultados
Resultados
Informes
Informes
En el módulo contabilidad – balance de prueba.
Seleccione el rango de fechas
Si requiere puede consultar por sucursales o destinos.
De clic en el botón actualizar de la parte superior izquierda
Automáticamente mostrará los valores, de saldo inicial, débitos, créditos y nuevo saldo.
Este reporte se puede exportar a Excel, e imprimir, dentro de las opciones de impresión puede elegir en qué nivel lo requiere, titulo, cuenta, auxiliar, etc.
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