Comprobante de Egreso

Generalidades.

La Comprobante de Egreso es el documento que permite registrar fácilmente los pagos, anticipos y en general, movimientos que representen salida de efectivo, cheques o transferencias bancarias, discrimina los documentos de cruce, es decir la cuentas por pagar que se están abonando, al igual que la información por departamento, centro de costos, proyectos y actividades requerida en los informes contables y también se refleja en los informes de cuentas por pagar. 

Requisitos.

Los siguientes requisitos debió configurarlos y son un requerimiento obligatorio para crear un Comprobante de Egreso: 

• Sucursales.

• Consecutivos \ Documentos.

• PUC.

• Usuarios.

• Terceros.

Estos son requisitos opcionales: 

• • Departamentos y Centros de Costos.

  • Proyectos y Actividades.

    • Vista Previa Documentos

Cuentas corrientes.

Las cuentas corrientes, son las formas de pago que se usaran para los comprobantes de egreso. 

Para configurar las cuentas corrientes, ingrese por Sistema administrativo financiero y comercial – Parametrización – Parámetros Generales - Cuentas corrientes.

Creación Cuentas corrientes.

• De clic en el botón nuevo.

• Digite el nombre de la cuenta, como se visualizará en la ventana del comprobante de egreso.

• Digite el código de la empresa y el código de la sucursal.

• Si una cuenta se va a utilizar para más de una sucursal, debe crearla una vez por sucursal, y en ningún caso puede asignar el mismo nombre. 

• Puede agregar otros datos de carácter informativo y que no son requeridos como el nombre de la agencia, la dirección, el teléfono, contacto y el cargo. 

•  En el campo cuenta corriente registre su número de cuenta bancaria. 

• Si maneja chequera, registre el número de cheque para que desde WX Manager pueda controlar el consecutivo.

• Seleccione la cuenta PUC en la cual va a registrar contablemente el movimiento, cada vez que se utilice esta cuenta.

• De clic en el botón guardar. 

• Puede editar los registros creados dando doble clic sobre ellos o seleccionándolos y pulsando el botón editar. 

• Para borrar un registro, selecciónelo y pulse el botón borrar.

Ruta de acceso.

En la cinta de opciones encuentra el acceso directo a Comprobantes de egreso o ingrese por:

Sistema administrativo financiero y comercial - Cuentas por Pagar - Comprobante de Egreso.

Proceso.

Crear Documento

Comprobante de Egreso

• Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación.

• Puede usar la creación rápida de terceros, en el caso que el tercero no exista.

• Seleccione un beneficiario, se utiliza por ejemplo, para los pagos con cheque donde el beneficiario no será el mismo tercero del cual está contabilizando el documento. 

• Digite una observación pare el documento.

• Seleccione el banco o la cuenta corriente. 

• En el siguiente campo indica el número de cheque de acuerdo al consecutivo registrado en la cuenta corriente, si requiere usar otro, marque el check box y digite el nuevo número de cheque, también puede registrar el número de transferencia bancaria. 

• Seleccione la fecha de elaboración, por defecto tiene la fecha actual.

• Seleccione la fecha de cobro, para cheques posfechados.

Al cargar el tercero, automáticamente en la parte inferior se visualizarán las cuentas por pagar con saldo, con la siguiente información:

• Cuenta PUC.

• Tipo y número de documento.

• Tipo, número y cuota del documento cruce.

• Saldo, muestra el saldo actual del documento.

• En el campo abono, registre el valor que va a cancelar, este actualizará el valor del campo saldo.

• Los campos fecha, fecha de vencimiento y días, son acuerdo al documento cruce, los días se calculan entre la fecha del documento y fecha de vencimiento. 

• Si no desea hacer un pago parcial sino la totalidad de las facturas, marque el ultimo check box, a los documentos que desee pagar en su totalidad, luego de clic derecho y de clic en la opción Abonar selección, así cargará automáticamente en la columna abono los valores totales, sin necesitad de digitar la información.

•  La opción Consultar movimientos del proveedor, muestra el historial del tercero con las cuentas por pagar y cuentas por cobrar con sus respectivos documentos de abono.

• En la opción consultar movimientos por documento muestra el historial del documento seleccionado con sus respectivos abonos.

Otros pagos

• Seleccione la cuenta, puede buscarla por el número de cuenta o por el nombre, dando doble clic sobre la misma o seleccionándola y pulsando el botón aceptar.

• En el campo Sucursal, permite digitar la sucursal va a afectar, está predeterminada la misma a la cual pertenece el documento que está creando.

• El tercero es el mismo que definió en el encabezado, pero si lo requiere puede cambiarlo, dando doble clic sobre el número de identificación y seleccionando el nuevo tercero en la ventana de búsqueda.

• Los tres campos siguientes indican el documento cruce, al dar doble clic sobre alguno de estos campos mostrará los documentos que están pendientes en cuentas por pagar o en cuentas por cobrar, para registrar un pago a alguno de estos documentos debe marcarlo, dar clic en el botón aceptar y se actualizará la información del tipo y número del documento cruce. 

• La fecha de vencimiento predeterminado muestra la fecha actual, aunque se actualizará de acuerdo al documento cruce, o puede asignar una nueva fecha si lo requiere.

• Si la cuenta requiere datos como proyecto y actividad o departamento y centro de costo, debe seleccionarlo de lo contrario no permitirá guardar el documento.

• Si la cuenta tiene configurado “Pide base y retención” al registrar el valor se activará la ventana para digitar el valor de la base y el sistema automáticamente guardará el valor calculado de acuerdo al porcentaje definido en la cuenta. 

• Digite el valor en el campo débito o crédito, según corresponda, NUNCA digite un valor en negativo.

• Puede agregar una descripción adicional a cada registro.

• • • Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

    • En la parte izquierda indica la línea que se está registrando por primera vez tiene un *, muestra un lápiz si es edición.

    • Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.

    • En la parte superior indica el total del efectivo entregado.

    •  En la parte inferior de la pantalla muestra los datos del registro seleccionado, como el nombre de la cuenta, del tercero, la base, el departamento y centro de costos que está afectando.

    • Al terminar pulse el botón guardar que se encuentra en la parte superior.

    • Puede visualizar la vista previa de este documento y si requiere imprimirlo.

Editar Documento

• Para editar una Comprobante de Egreso:

• Abra el documento.

• De clic en el botón editar.

• Actualice la información que requiera.

• Y pulse el botón guardar.

Eliminar o anular

En la vista previa encuentra el botón anular, el documento quedará con toda su información pero con los valores en cero para contabilidad y cuentas por pagar.

 Si lo requiere, puede eliminar el comprobante de egreso, desde el botón en la vista previa. 

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, marcando la casilla en la parte superior del número y registrando el número de documento que requiere usar.

Resultados

Contabilización

Para verificar la contabilización del documento, en la vista previa encuentra el botón muestra la contabilización para el documento seleccionado, tanto para la contabilidad local como para NIIF. 

O si prefiere también puede consultarlos por: 

El módulo contabilidad - comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• Busque el tipo de documento.

• Digite el número del documento

• De clic en el botón buscar.

• En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Informes de Cuentas por pagar

En el módulo cuentas por pagar – consultas – movimientos, permite visualizar los movimientos por tercero.

• Seleccione el tercero.

• Automáticamente mostrará los movimientos con saldo.

• Puede cambiar los parámetros de consulta, como fechas, sucursales, incluir los movimientos pagados, y refrescar la búsqueda.