Proceso.

Nuevo Documento

• Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación y cárguelo dando clic.

• Puede usar la creación rápida de terceros, en el caso que el tercero no exista.

• Seleccione la sucursal del proveedor, dando doble clic en el campo sucursal.

• Seleccione la fecha de creación de documento.

• Digite el número de la factura expedida por el proveedor.

Productos

• Cargue los productos, puede buscarlos por nombre, código, referencia, entre otros, dando doble clic sobre el producto o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• El campo bodega tomará por defecto, la bodega asignada al documento, si requiere cambiarlo, de doble clic y seleccione a bodega requerida, dando doble clic sobre el nombre o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• Digite la cantidad en el campo Entran.

• Digite el costo por unidad en el campo costo unitario U.M.C.

• Si lo requiere, registre el porcentaje de descuento, en el siguiente campo mostrará el valor descontado al producto.

• En el campo total mostrará el valor por las cantidades, menos el descuento aplicado.

• El campo costo promedio es informativo, e indica el costo promedio del producto a la fecha actual. 

• El porcentaje de IVA se carga automáticamente de acuerdo a la configuración del producto.

• El campo total + IVA muestra el valor del producto incluido IVA, menos descuentos.

• Puede agregar una descripción adicional.

• Puede crearse una Entrada de Almacén a partir de otro documento, como la orden de compra o la mercancía en consignación, las columnas de respaldo, muestra los datos de este documento como el tipo, numero, empresa y sucursal.

• Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

• En la parte izquierda indica la línea que se está registrando por primera vez tiene un *, muestra un lápiz si es edición.

• Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.

• En la parte inferior indica el total de registros de la entrada, la sumatoria de las cantidades, la sumatoria de la columna total (antes de IVA y menos descuentos), la sumatoria del IVA de todos los productos, y la sumatoria del total con el IVA incluido de todos los productos.

Formas de pago

En la siguiente pestaña, cargará por defecto cargará la forma de pago definida para compras en la creación del tercero.

• Para cambiar la forma de pago de clic en el botón “borrar todas las formas de pago” o selecciónela y pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr

• De clic en el campo concepto y de clic en el botón (…), el sistema mostrará las formas de pago asignadas a este documento, selecciónela dando doble clic sobre el nombre, o marcándola y pulsando el botón aceptar. 

• El documento puede tener más de una forma de pago, digite el valor a cancelar con esta forma de pago y luego pulse la flecha hacia abajo para cargar una nueva forma de pago, selecciónela y el sistema cargará automáticamente en saldo en el campo valor.

• Los dos campos siguientes muestran el código y nombre de la cuenta PUC en la cual se guardará la forma de pago.

• Para formas de pago a crédito, cargará por defecto en cuanto días vence en el campo días, y en la fecha exacta de vencimiento en el campo fecha.

• El campo cliente indica el NIT y nombre del tercero al cual quedará cargada la forma de pago, por defecto es la misma del encabezado, pero si lo requiere puede cambiarlo dando doble clic en la columna ID y seleccionando el nuevo tercero.

• Si la forma de pago tiene parametrizado que solicitará el banco y número de documento, por ejemplo para registrar cheques o transacciones bancarias, en las siguientes columnas solicitará seleccionar el código del banco y digitar el número del documento, respectivamente.

• Al lado derecho de la pantalla puede verificar el valor total a pagar y el saldo pendiente por aplicar a la forma de pago.

• El botón cargar forma de pago, carga automáticamente el saldo pendiente por aplicar después de hacer modificaciones en las demás pestañas, productos, impuestos u otros.

• Puede digitar 0 en la forma de pago que requiere actualizar y luego de clic en el botón Cargar a la forma de pago.

Liquidación

• En la pestaña liquidación, muestra una vez definida la forma de pago, automáticamente los impuestos y retenciones configurados para este documento y tercero.

• En la parte inferior derecha se encuentra el botón Recalcular, sirve para actualizar los valores, no debe tener saldos pendientes por aplicar en la forma de pago.

• Si requiere calcular otro impuesto de clic en el botón agregar, para cargar manualmente el impuesto y selecciónelo dando doble clic.

• En la columna modificada, registre el valor de la base para que el sistema calcule el valor del impuesto de acuerdo a la base registrada.

• El monto del impuesto es el que se visualiza en la columna valor.

• Si por el contrario, requiere NO calcular algún impuesto, registre en la columna modificada, el valor cero, así actualizará el campo valor también a cero y dejará de aplicar el impuesto. 

• En la parte derecha muestra un resumen con los códigos de los impuestos que se están aplicando y el valor.

• Utilice el botón recalcular para actualizar los valores de los impuestos, cada vez que haya modificado la información ingresada por ejemplo en la pestaña de productos.

• En la parte inferior de la pantalla se visualiza el total de productos con descuento, el total de las retenciones, el total del IVA, el total del RETEIVA, el total del RETEICA, el total registrado en otros y el neto a pagar.

• En este punto ya puede guardar el documento de forma correcta, el botón guardar se encuentra en la parte superior.

• Si existen un saldo por aplicar, automáticamente generará el mensaje para que verifique las formas de pago o los impuestos. 

• Una vez guardado una nueva entrada de almacén puede seguir creando nuevos documentos dando clic en el botón nuevo, inmediatamente permitirá hacer el ingreso de la información de la siguiente entrada de almacén.

Tipos de productos 

De acuerdo a la actividad de la empresa puede requerir el ingreso de productos con características específicas, revisaremos dos casos:

El manejo de productos con lote y fecha de vencimiento, requiere un mayor control de los productos desde su ingreso, permitiendo identificar los productos próximos a vencer, con el fin de establecer estrategias que incentiven su rotación y evitar pérdidas.

Los productos con manejo de serial, se usan para identificar a cada producto de manera individual y además agregar otras características, y permitiendo identificar toda la trayectoria del producto desde su ingreso hasta su salida y pueden ser útiles en el caso de tramites como las garantías ya que se puede identificar al cliente y el producto específico vendido.

Entrada de productos con lote y fecha de vencimiento.

• • Seleccione el producto, en la ventana de búsqueda puede filtrar únicamente los productos macados con maneja lote.

  • Registre la cantidad.

  • El costo unitario.

  • Si tiene descuento.

  • En las columnas lote: número y vencimiento, permitirá registrar la información del lote, dando doble clic sobre el campo número.

    • Digite el código del lote, como se verifica en el producto o en la factura de compra.

    • Seleccione la fecha de vencimiento para este lote.

    • Registre las cantidades.

    • Es posible que de un mismo producto requiera registrar varios lotes, para ingresar la siguiente línea pulse la flecha hacia abajo, o puede desplazarse con la tecla tabular.

    • En la parte inferior izquierda, indica las cantidades requeridas, y a la derecha indica las cantidades que ha registrado, no permitirá terminar el registro si no ha completado las cantidades requeridas. 

    • Si requiere eliminar un registro en lotes, pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr.

  • Si de un mismo producto se registraron diferentes lotes, WX Manager automáticamente separa en registros independientes en la entrada de almacén identificando en pantalla el lote con su fecha de vencimiento y sus respectivas cantidades en la columna entrada.

  • WX Manager no permite guardar el documento si contiene un producto que requiere lote y no se ha registrado correctamente. 

Entrada de productos con serial.

• • Seleccione el producto, en la ventana de búsqueda puede filtrar únicamente los productos macados con maneja serial.

  • Registre la cantidad.

  • El costo unitario.

  • Si tiene descuento.

  • En la casilla Asignar seriales se activa un botón, de doble clic sobre él.

  • Digite el código del serial, recuerde que este código es único para cada tipo de producto.

  • Las demás características son informativas, y de acuerdo a su tipo de negocio se determina si son obligatorias o no.

    • Ejemplo, si su negocio es la venta de vehículos, es obligatorio el registro de un color, año, motor y chasis, ya que estos documentos se requieren impresos en la factura de venta con el fin de tramitar la tarjeta de propiedad del vehículo. 

  • Utilice los botones de la parte inferior izquierda si requiere crear más de un registro (+).

  • Para eliminar un registro las teclas Ctrl + Supr o pulsando el botón (-).

  • También puede verificar en la parte superior derecha la cantidad de seriales que debe registrar, y el saldo. 

    • En la parte izquierda del código del serial, marque los seriales registrados, si el saldo no se ha actualizado correctamente.

  • Pulse el botón aceptar.

  • A diferencia de los lotes, los seriales quedan almacenados en una misma línea, si desea verificar los seriales que registró ingrese en la pestaña Seriales. 

    • Aquí se visualizan todos los seriales registrados con las características definidas para ellos.

  • WX Manager no permite guardar el documento si contiene un producto que requiere seriales y no se ha registrado correctamente. 

  • Desde la vista previa puede verificar los seriales registrados en el documento, seleccione el documento y de clic en el botón seriales.

Notas

• • En la pestaña Notas puede digitar las observaciones de la entrada de almacén.

Otros 

Si requiere registrar, además de los productos, movimientos débito o crédito, para ingresar descuentos, causaciones, servicios, entre otros valores que requiera que se reflejen contablemente y que afectan el total del documento, puede hacerlo dentro de la pestaña otros.  

• Seleccione la cuenta dando doble clic, puede buscarla por el número de cuenta o por el nombre.

• El tercero es el mismo que definió en el encabezado, pero si lo requiere puede cambiarlo, dando doble clic sobre el número de identificación y seleccionando el nuevo tercero en la ventana de búsqueda.

• Si la cuenta requiere datos como proyecto y actividad o departamento y centro de costo, debe seleccionarlo de lo contrario no permitirá guardar el documento.

• Si la cuenta tiene configurado “Pide base y retención” al registrar el valor se activará la ventana para digitar el valor de la base y el sistema automáticamente guardará el valor calculado de acuerdo al porcentaje definido en la cuenta. 

• Digite el valor en el campo débito o crédito, según corresponda, NUNCA digite un valor en negativo.

• Puede agregar una descripción adicional a cada registro.

  • •  Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

    • Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr.

    • En la parte inferior indica el total registrado al débito y crédito.

    • No permite el registro de cuentas marcadas como tipo inventario.

    • No es necesario que el registro tenga sumas iguales ya que el saldo afectará la forma de pago, y se ve reflejado en el total otros en la parte inferior de la ventana.

    • Una vez termine el registro en la pestaña formas de pago, de clic en el botón cargar a la forma de pago para verificar que actualice el nuevo total de la entrada de almacén.

• Guarde el documento.

• En la parte superior también encuentra los botones para generar la vista previa de la entrada de almacén. O si requiere imprimirla.

Editar Documento

En la vista previa a la derecha del botón nuevo encuentra el botón editar, seleccione el documento y pulse el botón editar o de doble clic en el documento.

• Una vez dentro del documento de clic en el botón editar en la parte superior, recuerde que para editar una Entrada de Almacén no debe estar contabilizada.

• Actualice la información que requiera.

• Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior.

• Si requiere seguir registrando información de clic en el botón editar, actualice la información y guarde nuevamente.

Contabilizar Entrada de almacén

• Dentro de la edición del documento, en el quinto botón de la barra superior, permite contabilizar el documento.

• También en la vista previa puede seleccionar uno o varios documentos, pulsando el botón Contabilizar quedarán reflejándose en la contabilidad.

• Dentro de los permisos del módulo de inventario puede asignar al usuario:

• Contabilizar entradas de almacén.

• Descontabilizar entradas de almacén.

• Contabilizar entradas de almacén automáticamente al guardarlas.

• Asigne estos permisos teniendo en cuenta los perfiles de los usuarios, y la seguridad de su información.

• Para verificar que la contabilización es correcta, en la vista previa de clic en el quinto botón “Ver comprobante de contabilidad”. 

• Mostrará la información para la contabilidad local o para NIIF.

• Si utilizó una o más formas de pago, se reflejarán al inicio con su respectiva cuenta PUC y su valor al crédito.

• El valor debe corresponder al registrado en el documento puede verificarlo ingresando al documento o desde la vista previa en el botón (+) al lado izquierdo de cada documento, en la pestaña formas de pago. 

• El valor en total productos con descuentos, debe ser igual a la sumatoria de las cuentas de inventarios, y va al débito.

• El valor total del IVA dentro del documento también debe ser igual al valor registrado al débito en la contabilización, éste además muestra la base sobre la cual está calculado.

• Los demás retenciones aplicadas, si las hay, también se verifican con su respectiva base y cuenta PUC.

• Las cuentas registradas en la pestaña otros también se deben visualizar con el valor tal como fueron registrados en el documento.

• En la parte inferior indica los valores totales al débito y crédito, deben ser iguales.

Eliminar 

Las Entradas de Almacén no pueden ser anuladas, solamente eliminadas, seleccione el documento que desea borrar y de clic en el botón eliminar en la vista previa recuerde que el documento debe estar sin contabilizar. 

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, cuando cree un nuevo documento marque la casilla en la parte superior del número y registre el número de documento que requiere usar.

 Crear entradas de almacén a partir de otros documentos.

Se pueden crear entradas de almacén basadas en otros documentos como las órdenes de compra confirmadas o la recepción de mercancía en consignación, con el fin de evitar pérdidas de tiempo re digitando documentos  y permitiendo la trazabilidad de los productos.  

• • Cargue los datos del encabezado del documento, es importante tener en cuenta que el tercero sea el mismo de los documentos de respaldo (orden de compra o mercancía en consignación).

  • Ingrese a la pestaña documentos respaldo y de clic en el botón adicionar.

  • En la venta importar documentos en la entrada de almacén, permitirá seleccionar los documentos que desea legalizar, de clic en el botón aceptar.

  • En la misma pestaña documentos respaldo muestra los documentos que fueron cargados.

  • Al volver a la pestaña productos, se encuentran cargados todos los productos y se pueden identificar con su respectivo documento respaldo.

  • Verifique los productos que desea legalizar.

  • Si desea no incluir alguno de los productos cargados pulse las teclas Ctrl + Supr para eliminarlo.

  • Es posible reciba menos cantidades de las relacionadas en el documento origen, actualice las cantidades reales recibidas.

  • Si requiere registrar unidades adicionales, regístrelas en una nueva línea ya que el sistema no permitirá ingresar más producto de lo registrado en el documento origen, pues esto generaría errores en el porcentaje de legalización.

  • Si se presenta una variación en el costo del producto al momento de registrar la legalización puede actualizar el dato en el campo Costo unitario U.M.C. 

  • Al verificar que la información de la entrada de almacén sea acorde a la factura expedida por su proveedor, de clic en la pestaña formas de pago y de clic en el botón cargar a la forma de pago. 

  • Si desea verifique los impuestos en la pestaña liquidación.

  • De clic en el botón guardar.

    •  Si el producto que está comprando, tiene cantidades en negativo, el sistema genera un mensaje de alerta donde le indicará la primera fecha desde la cual inició con este saldo, con el fin de verificar la fecha de ingreso del producto, ya que lo ideal es siempre manejar cantidades en positivo, sin embargo el documento queda guardado con la fecha que se asignó. 

    • Para verificar esta información puede pulsar a la vez Ctrl + F11 sobre el código del producto indicado, y automáticamente mostrará el informe de inventario kárdex mensual. Aquí puede verificar todos los movimientos del producto y determinar si requiere cambiar la fecha de ingreso del documento. 

Resultados.

Movimiento en el kárdex

Para verificar como afecta una entrada de almacén en movimiento de los productos en el kárdex, también puede ingresar en la cinta de opciones al botón inventario kárdex mensual, o en el módulo de inventarios – consultas – inventario kárdex mensual.

• Marque el campo fecha y seccione el rango de fechas de desea revisar, o deje desmarcado para que se visualice todo el movimiento desde el origen de la base de datos.

• Seleccione la bodega.

• Seleccione el producto (ya puede estar cargado si usó el acceso rápido).

• En la pestaña inventario total, puede verificar los siguientes datos:

• La clase del documento.

• La empresa, sucursal tipo y número del documento.

• La fecha.

• La bodega a la que afectó.

• El NIT y nombre del tercero.

• El valor unitario registrado en el documento.

• La cantidad, en verde se visualizan las entradas y en rojo las salidas.

• En la columna parcial muestra el resultado de la cantidad por el valor unitario.

• El saldo, es calculado a partir del saldo anterior más la cantidad registrada en este documento. 

• En la columna costo promedio muestra el costo promedio para la fecha de ese documento.

• La columna total muestra el costo promedio por el saldo.

• El saldo debe coincidir con el saldo que muestre en la columna Existencias de disponibles, esta consulta se genera pulsando la tecla F11 sobre el código del producto.

• La consulta de disponibles muestra la información actualizada cada vez que guarda un documento. 

Movimiento contable

En el módulo contabilidad – consultas – comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• Busque el tipo de documento.

• Digite el número del documento

• De clic en el botón buscar.

• En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Movimiento en cuentas por pagar

Al contabilizar una entrada de almacén a crédito, también se reflejará automáticamente en las cuentas por pagar para verificarlo ingrese por: 

•  En el módulo cuentas por pagar – reporte de proveedores por edades

• Y de clic en el botón actualizar

• Automáticamente listará todas las cuentas por pagar de todos los proveedores con saldo a la fecha. 

•  Puede filtrar la consulta por tercero, cuenta o sucursal.

 Así, al momento de registrar el abono puede hacerlo por un documento como el comprobante de egreso, donde con solo registrar el nombre del tercero cargará automáticamente las compras a crédito con saldo.