Ajuste de inventario 

Generalidades.

Un Ajuste de inventario  es el documento para registrar  entradas o salidas de productos, puede definir diferentes conceptos bajo los cuales realizar el ajuste y asignar a este una cuenta para su contabilización.

Permite importar los productos a través de un archivo de Excel, además también puede crearse basado en un conteo de inventario, de modo que automáticamente ajuste el saldo del inventario, de acuerdo al documento del conteo. 

Requisitos.

Antes de crear un documento de Ajuste de inventario, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:

• Admin / centro de parametrización

• Consecutivos \ Documentos

• Bodegas

• PUC

• Departamentos y Centros de Costos

• Proyectos y Actividades

• Sistema administrativo, financiero y comercial / Parametrización 

• Terceros

• Productos

• Usuarios

• Conceptos

Cada ajuste de inventario debe tener un concepto, el documento de ajuste de inventario afectará contablemente, la cuenta de inventario de cada producto,  y como contrapartida tomará la cuenta definida en el concepto,  para crear un nuevo concepto de ajuste:

• • • De clic en el botón nuevo.

    • Tipo: digite en el campo tipo un código para el concepto.

    • Concepto: Digite el concepto como se verá en el ajuste de inventario, puede ser: Conteo físico, garantía, Averías, entre otros.

    • Cuenta: Seleccione la cuenta de inventario para el concepto, esta cuenta funciona como contrapartida de la cuenta asignada al producto.

    • Dpto: Digite el código del departamento. 

    • CCosto: Digite el código del centro de costo.

    •  De clic  en el botón guardar de la parte superior. 

Ruta de acceso.

En la cinta de opciones encuentra el acceso directo a Ajuste de inventario  o ingrese por:

Sistema administrativo financiero y comercial – Inventarios - Ajuste de inventario.

Proceso.

Nuevo Documento

• Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre o por el número de identificación y cárguelo dando clic.

• Seleccione la fecha de creación de documento.

• Seleccione el concepto 

Productos

• Cargue los productos, puede buscarlos por nombre, código, de doble clic sobre el producto o selecciónelo  y pulse el botón aceptar para cargarlo.

• El campo bodega tomará por defecto, la bodega asignada al documento, si requiere cambiarla, de doble clic y seleccione a bodega requerida, dando doble clic sobre el nombre.

• Seleccione el tipo de movimiento, si es entrada o salida del producto.

• Digite la cantidad en el campo.

• Mostrará el costo promedio unitario, es un dato informativo.

• Al igual que las unidades disponibles  para la bodega seleccionada, en el campo disponible.

• En el campo cuenta mostrará la cuenta asignada según el concepto, cargará automáticamente la misma para todos los productos, puede cambiarla dando clic  y seleccionado la nueva cuenta que requiere asignar. 

• Si la cuenta maneja departamento y centro de costo, cargará por defecto el asignado al producto, para asignar uno de doble clic en el campo, seleccione la opción de departamento y centro de costo que requiera.

• Puede digitar una descripción adicional.

Lotes

• Si el producto maneja lote,  y está registrando una salida, le permitirá seleccionar el lote, dando doble clic en el campo código de lotes muestra el código del lote, la fecha de vencimiento y las unidades disponibles para cada lote, digite en el campo cantidad las unidades a ajustar para  el lote correspondiente. 

• Si el producto maneja lote,  y está registrando una entrada, le permitirá ingresar el nuevo lote, dando doble clic en el campo código de lotes y digitando  el código del lote, la fecha de vencimiento y las unidades disponibles para cada lote, digite en el campo cantidad las unidades a ajustar. 

• Si requiere registrar cantidades de un mismo producto pero con diferentes códigos de lote, el sistema automáticamente separa los registros en líneas aparte con su respectiva cantidad, código de lote y fecha de vencimiento.

Seriales

• Para los productos que no manejan serial, el código guardado en el campo asignar seriales es -1.

• Si el producto maneja serial, el campo asignar seriales muestra Cero, de doble clic en el campo código, de doble clic sobe el código de serial a registrar.

• Si requiere cargar más de un serial utilice el botón + de la parte inferior izquierda.

• Para eliminar un código de serial cargado utilice el botón -.

• A diferencia de los lotes, los seriales quedan registrados en la misma línea.

• Puede verificar todos los seriales cargados en la pestaña Seriales. 

  • • Para crear una nueva línea pulse la flecha hacia abajo o desplazándose con la tecla tabular. 

    • Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.

• En la parte inferior indica el total de registros del documento, la sumatoria de las cantidades de entradas y la sumatoria de las salidas. 

• WX Manager no permite guardar el documento si contiene un producto que requiere serial o lote y no se ha registrado correctamente.  

• Una vez registrada toda la información en la  parte superior en   encuentra los botones para generar la vista previa del documento, donde puede imprimirlo o exportarlo.

• También puede imprimirlo directamente sin generar la vista previa. 

Editar Documento

• En la vista previa a la derecha del botón nuevo encuentra el botón editar, seleccione el documento y pulse el botón editar o de doble clic en el documento.

• Actualice la información que requiera.

• Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior.

• Si requiere seguir registrando información, actualice la información y guarde nuevamente.

Otros 

Si requiere registrar, además de los productos, movimientos que se reflejen contablemente,  en otras cuentas, puede hacerlo dentro de la pestaña otros.  

• Seleccione la cuenta dando doble clic, puede buscarla por el número de cuenta o por el nombre.

• Si la cuenta requiere datos como proyecto y actividad o departamento y centro de costo, debe seleccionarlo de lo contrario no permitirá guardar el documento.

• Digite el valor en el campo débito o crédito, según corresponda, NUNCA digite un valor en negativo.

• Puede agregar una descripción adicional a cada registro.

  • • Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

    • Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr.

    • En la parte inferior indica el total registrado al débito y crédito.

    • Es necesario que el registro tenga sumas iguales.

Contabilizar Ajuste de inventario 

• En la vista previa puede seleccionar uno o varios documentos, pulsando el botón Contabilizar quedarán reflejándose en la contabilidad.

• Para verificar que la contabilización es correcta, en la vista previa de clic en el quinto botón “Ver comprobante de contabilidad”. 

  • • Mostrará la información para la contabilidad local o para NIIF.

    • Las cuentas de inventarios van al débito si es una entrada de productos de inventario y su contrapartida es la cuenta definida en el concepto y van al crédito.

    • Si es una salida de productos de inventario la cuenta va al crédito y su contrapartida es la cuenta definida en el concepto del ajuste y va al débito.

    • Las cuentas registradas en la pestaña otros también se deben visualizar con el valor tal como fueron registrados en el documento.

    • En la parte inferior indica los valores totales al débito y crédito, deben ser iguales.

Eliminar 

Las Ajustes de inventario  no pueden ser anuladas, solamente eliminadas, seleccione el documento que desea borrar y de clic en el botón eliminar en la vista previa.

Resultados.

Movimiento en el kárdex

Para verificar como afecta un Ajuste de inventario  en movimiento de los productos en el kárdex, o en el módulo de inventarios – consultas –kárdex.

• Marque el campo fecha y seccione el rango de fechas de desea revisar, o deje desmarcado para que se visualice todo el movimiento desde el origen de la base de datos.

• Seleccione la bodega.

• Seleccione el producto (ya puede estar cargado si usó el acceso rápido).

• En la pestaña inventario total, puede verificar los siguientes datos:

  • • La clase del documento.

    • La empresa, sucursal tipo y número del documento.

    • La fecha.

    • La bodega a la que afectó.

    • El NIT y nombre del tercero.

    • El valor unitario registrado en el documento.

    • La cantidad, en verde se visualizan las entradas y en rojo las salidas.

    • En la columna parcial muestra el resultado de la cantidad por el valor unitario.

    • El saldo, es calculado a partir del saldo anterior más la cantidad registrada en este documento. 

    • En la columna costo promedio muestra el costo promedio para la fecha de ese documento.

    • La columna total muestra el costo promedio por el saldo.

• El saldo debe coincidir con el saldo que muestre en la columna Existencias de disponibles, esta consulta se genera pulsando la tecla F11 sobre el código del producto.

• La consulta de disponibles muestra la información actualizada cada vez que guarda un documento. 

Movimiento contable                                                  

En el módulo contabilidad – consultas – comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

• Busque el tipo de documento.

• Digite el número del documento

• De clic en el botón buscar.

• En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.