Control de Formas

Control de Forma

Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Contendido de las Formas:

• Contiene información fija impresa

• Espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

• Instrucciones para ser llenada y utilizada.

F. Knox define el control de formas como:

Un plan o método utlizado por la dirección para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la localización del flujo de papeles.

Clasificación de las formas

• Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación.

• Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad.

Establecimiento del programa de control de formas

El control sobre las formas va mas allá del solo diseño, ello incluye el establecimiento del programa como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema.

Los componentes básicos del programa de control de formas deben ser:

• Coordinación del diseño, uso y compra de las formas.

• Medios para almacenar y distribuir formas.

• Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.

Análisis de las formas

Las formas impresas son de vital importancia en cualquier empresa que desee tener un sistema de información sólido, constituye pues un factor de madurez y seriedad de la organización y permite que los procedimientos sean llevados a cabo con éxito.

El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella, es útil recordar que la razón básica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y significativa para la toma de decisiones.

La fase de análisis se enfoca en 3 áreas específicas:

- Evaluación de la necesidad de información.

- Determinación del método más eficiente para obtener la información necesaria en la forma.

- Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.