Proceso de Aplicación

PROCESO DE APLICACIÓN

Análisis del Marco Legal e Institucional: conocer qué es, qué se regula, qué y cómo se realizan las actividades. Delimitar el universo o la muestra de acuerdo a lo que se investigará. Elaborar técnicas e instrumentos para recopilar datos, tabular datos, interpretar datos (resultados) y elaborar informe.

ETAPAS DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

Recopilación de Información.

Análisis Organizacional o Administrativo.

Obtención de Conclusiones.

Propuesta y Plan de Acción.

Recopilación de Información:

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible pues es la base para las futuras conclusiones; deberá de ser lo más procesada y analizada posible pues de esta información dependerá las posibles soluciones a los problemas detectados cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

Análisis Organizacional o Administrativo:

Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos que se han establecido a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada.

Dentro de sus principales objetivos están:

• Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.

• Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como también en los operativos.

• Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Análisis de la estructura:

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general.

Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:

Organigrama estructural Niveles jerárquicos Tipo y líneas de autoridad Tramos de control Recursos existentes Dependencia y relación con otras áreas Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación. Definir el objetivo general del área en estudio, así como los específicos de cada órgano que la integra.

Análisis de las funciones:

Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.

La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto, es importante verificar:

Funciones principales del área objeto de estudio. Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica. Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma. Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones. Descripción y perfiles de los puestos de trabajo.

Análisis de los procesos:

Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio, así como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organización en los cuales se ve involucrada.

La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de estudio.

Procesos principales Subprocesos Procesos contingentes Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas. Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas.

Obtención de conclusiones:

Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del tiempo y comparación de esos datos con otros similares, ya sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situación.

Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en qué manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.

Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos, si existe un sistema integrado de información o un simple sistema general; con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio.

Por último, se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro de la organización, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de acción.

Propuesta y plan de acción:

Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.

La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:

Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas. Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.

CONCLUSIONES

El listado de conclusiones se representa a través del FODA administrativo, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.