Работа с Google документами

2.5. Работа с Google Документами

Перейдя к Google Документам впервые, появится пустое окно, т.к. документы еще не созданы, не загружены. Краткая актуальная справка о работе c Google Документами представлена на официальном сайте Google.

Появится оповещение о том, что на данный момент у пользователя нет никаких файлов, и предложение нажать на «плюс» (в нижнем правом углу).

Вкладка «Файл» на ленте предоставляет возможность выполнить следующие операции:

• создать или открыть ранее созданный документ;
• переименовать его;
• создать копию;
• предоставить совместный доступ; перед тем, как предоставить кому-либо какие права, надо присвоить название документу (вместо «Новый документ» см. слева вверху), а уже затем ввести адреса эл. почты людей из команды и настроить им права на: редактирование, комментирование или только просмотр. Права можно настроить для папки на диске Google, тогда по умолчанию они будут распространены на все документы в ней;
• переместить в какую-либо папку на диске Google, или удалить;
• просмотреть всю историю вносимых изменений;
• выбрать язык документа;
• скачать (выгрузить) в один из форматов (txt, pdf, docx и др.);
• опубликовать в интернете: создается копия документа, которую будут видеть все пользователи сети интернет, а исходный оригинал будут видеть, а также иметь возможность редактировать и комментировать те пользователи, которых вы наделили соответствующими правами в настройках доступа;
• отправить уведомление соавторам: здесь можно ввести имена (адреса электронной почты) тех людей, которым вы хотите предоставить права на редактирование и другие действия с документом);
• прикрепить документ к письму электронной почты;
• настройка размеров и других параметров страницы, предварительный просмотр, вывод на печать.

Функции вкладки «Правка» ‒ интуитивно понятны: отменить или же повторить последнее действие, что-то вырезать из документа, скопировать и вставить, выбрать всё написанное, найти и заменить какой-либо знак, символ и т.п.

Вкладка «Вид» включает в себя предварительный просмотр документа, выбор режима (отредактировать документ самому, посоветовать внести какие-либо изменения, просмотреть или же распечатать документ), показать линейку, включить/отключить панель с формулами, разрешить/запретить предлагать различные варианты исправлений при проверке орфографии.

Во вкладка «Вставка» возможно добавить какое-либо изображение, ссылку, формулу, рисунок, таблицу, комментарий, сноску, специальные символы, горизонтальные линии, номера и количество страниц, вставить разрыв страницы, добавить верхний или нижний колонтитул, а также сделать закладку (появится URL-адрес для ссылки именно на это место документа), создать оглавление документа.

На вкладке «Формат» ‒ настройки шрифта: полужирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый; надстрочные и подстрочные знаки, размер шрифта, стили абзацев и выравнивание текста на странице, редактировать межстрочный интервал, добавить нумерованный или маркированный списки, убрать какое-либо форматирование.

При помощи вкладки «Инструменты» можно проверить правописание, найти что-то в тексте или в словаре, посмотреть статистику документа (страниц, слов и знаков), перевести его на какой-либо язык (выбирается из списка), зайти в редактор скриптов, настроить автозамену некоторых символов.

Таблицу можно вставить в текст при помощи вкладки с соответствующим названием «Таблица». При необходимости можно добавить строки и/или столбцы, или удалить лишние, а также объединить ячейки.

Используя вкладку «Дополнения» можно бесплатно загрузить несколько необходимых для работы дополнений от партнеров Google и независимых разработчиков и расширить функционал Google таблиц.

Комментарии в Google документе можно оставить или просмотреть, щелкнув по соответствующей кнопке. Там же можно настроить оповещения о данном документе, которые будут приходить на электронную почту каждому члену команды (к примеру, можно узнавать обо всех комментариях или - только о касающихся конкретного пользователя, или же вообще их отключить).

Вкладка «Дополнительно» дает возможность настроить межстрочный интервал, добавление нумерованного и маркированного списков, уменьшение или добавление отступа в тексте, даст возможность очистить форматирование.

Нажав на звездочку, можно пометить открытый файл как важный. Также можно переместить файл в другую папку, нажав на серую папочку над лентой управления.

При нажатии на синий прямоугольник с белыми полосками в левом верхнем углу, можно перейти в место хранения всех документов на диске пользователя. Там открываются следующие возможности:

• переименовать, удалить или же открыть любой из ранее созданных документов в новой вкладке;
• перейти к списку файлов на дисках других владельцев («Доступные мне») к которым они открыли Вам доступ.
• отсортировать файлы по дате изменений, по названию и другим признакам;
• открыть окно выбора файлов: мой диск, доступные мне диски, помеченные как важные (звёздочка, все объекты или загрузка (сможете выбрать файл на компьютере или же перетащить в открывшееся окно при помощи мышки).

Google Документы: история изменений файла

Представим, что в созданный файл наш соавтор, коллега, студент внес какие-то правки и изменения, сохранил работу, закрыл документ. Чтобы просмотреть эти необходимо:

• Перейти в меню «Файл».
• Выбрать пункт «Просмотреть историю изменений» (комбинация клавиш – Ctrl+Alt+Shift+H).
• В результате загрузится специальное окно изменений, где будут видны внесенные правки.
• Отображение изменений можно настроить в блоке «Хронология изменений» справа и кнопки «Менее подробно»/«Более подробно»;
• Можно выбрать версию документа по дате и времени ее создания из «Хронологии…»: