Облачный офис
2.1. Облачный офис для совместной проектной работы on-line
Большинство пользователей для решения офисных задач используют широко распространенный Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), установленный на персональных компьютерах. В то же время, все чаще возникают задачи совместной одновременной работы над тем или иным проектом. Причем коллеги, студенты, магистранты зачастую находятся далеко друг от друга. Для таких случаев предназначены бесплатные многофункциональные онлайн сервисы Гугл Докс (Google Docs). К этому комплексу сервисов обычно относят: Google Документы, Google Таблицы, Google Формы, Google Презентации и Google Рисунки.
Помимо указанных сервисов, компания Гугл предоставляет так же другие on-line инструменты для совместной работы преподавателей, студентов и представителей бизнеса, публикации готовых результатов:
- Google переводчик, перевод речи, а также печатного, рукописного и сканируемого текста более чем на 100 языков; хорошо интегрирован с другими сервисами Гугл;
- Google мои карты, создание собственных слоев силами команды на стандартной карте: добавляем на карту точки, фигуры и маршруты; добавление на карту значков, фотографий и видеороликов; возможность делиться своими слоями, прокладка маршрутов, GPS навигация, актуальная информация о пробках, встраивание карт на сайт. Подробное описание как работать с сервисом Google Мои карты - ЗДЕСЬ.
- Google календарь, сервис для планирования мероприятий: встреч, событий и дел. Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников (им высылается сообщение по электронной почте), планировать видео вызовы Google Hangouts, прикреплять документы к запланированным мероприятиям. Общие календари, совместимые с почтой Gmail, Диском, Контактами, Сайтами и Hangouts, помогут эффективнее организовать рабочий день. Мероприятия отражаются на всех Андроид - устройствах.
- Google поиск, крупнейшая поисковая система (текстовые и голосовые запросы, изображения);
- Google Hangouts, видео мессенджер;
- YouTube, сервис для публикации, просмотра и трансляции видео,
- Google сайты это простой инструмент для представления результатов совместной работы в удобной и наглядной форме; разработка сайтов может выполняться совместно удаленными членами команды, не требуются навыки вэб-дизайна и программирования. На сайты Google легко встраивается контент из сервисов Google, размещаются сторонние виджеты; сайты Google автоматически оптимизируют контент под экраны разных гаджетов от компьютеров до смартфона (разработка возможна только в браузерах Chrome и Firefox). Услуги хостинг включены в сервис. Подробнее о том, как создавать сайты Google - ЗДЕСЬ.
Google Docs напрямую связан с Google Диском (Google Drive), который является облачным хранилищем как создаваемых и редактируемых в Google Docs файлов, так и загружаемых внешних.
Услуги сервиса предоставляются бесплатно и имеют ряд преимуществ перед профессиональными офисными программами – MS Office или Open Office. К существенным достоинствам Google Docs относятся:
1. Привычный «офисный» функционал и стандартный набор инструментов, во многом схожий с возможностями MS Word, MS Exсel или MS PowerPoint.
2. Возможность создания и редактирования пяти типов файлов:
- Документ (аналог Word).
- Таблица (аналог Excel).
- Форма (нет аналога в MS Office) с функцией автоматического переноса внесенных в неё данных в строку, связанной с ней Таблицей.
- Презентация (аналог PowerPoint).
- Рисунки (аналог Paint, но с расширенными возможностями).
3. Возможность совместного on-line редактирования файлов разными удаленными пользователями и группами пользователей (по ссылкам или личным приглашениям).
4. Возможность мгновенной публикации данных в Интернете: открытые для публичного просмотра, открытые для ограниченного круга пользователей в режиме просмотра или редактирования.
5. Функция комментирования выделенных областей, фраз, строк, абзацев с автоматической отсылкой комментариев на почту автору документа и отметкой об их просмотре и учете.
6. Автоматическое сохранение корректировок и изменений.
7. Синхронизация любого типа документа из Google Docs (в облаке) с файлами на компьютере пользователя (копии для автономной работы) через функционал Google Drive: обновленные файлы автоматически подгружаются в особую папку компьютера «Google Диск».
8. Не лимитированный объем для хранения файлов Google Docs, 15 Гигабайт свободного пространства для хранения сторонних файлов.
9. Возможность использования сервисов Google Docs с любого компьютера, смартфона или планшета с доступом в интернет, с различными операционными системами из любой точки мира.
10. Высокая степень интеграции сервисов из Google Docs и других сервисов Google (Google Календарь, Google Карты, Google Переводчик, Google Hangouts, Google Фото, YouTube, и другие).
11. Возможность подключения многих бесплатных (и ряда платных) приложений сторонних разработчиков, расширяющие функционал Google Docs. Приложения доступны на Google Play.