Работа с Google Таблицами

2.7. Работа с Google Таблицами

Напомним, работа с таблицами ведется прямо в браузере, не нужно ничего устанавливать себе на компьютер. Большинство функциональных возможностей – аналогичны MS Excel. При помощи расширенных функций и формул в таблицах Google можно выполнить любые расчеты, построить необходимые графики, применять различные фильтры и другие не менее интересные инструменты для представления результатов. В Google таблицах поддерживаются все популярные форматы ‒ xlsx, csv, html, ods, pdf и txt. Доступ к ним возможен с любого устройства, подключенного к сети интернет. То есть создавать, редактировать файлы, делиться ими с коллегами можно со смартфона, с планшета, ноутбука. Даже если на какое-то время будет отключен интернет, продолжить работу над своими документами можно в автономном режиме из браузера Google Chrome, с последующей автоматической синхронизацией.

Для создания Google Таблицы: находясь на диске Google, следует кликнуть правую кнопку мыши, или нажать вверху слева синюю кнопку «Создать» и выбрать вкладку «Google Таблица»

Создание новой таблицы Google:

Вкладка «Файл» содержит в себе следующие опции:

• открыть совместный доступ к таблице Google;
• создать новую таблицу, открыть имеющуюся, переименовать ее;
• создать копию открытого файла;
• переместить в другую папку;
• импортировать;
• посмотреть историю всех вносимых изменений, при необходимости -перейти к более ранней версии документа;
• войти в настройки Google Таблицы: можно изменить региональные настройки, которые повлияют на форматирование, например, дат и валют; изменить часовой пояс, которому будет соответствовать история таблицы; настроить обновление расчетов (каждую минуту или каждый час);
• скачать в разных форматах, в том числе Excel - .xlsx;
• опубликовать в интернете;
• отправить соавторам, прикрепить к сообщению электронной почты, распечатать.

Имеется также специальная вставка в Google таблицы необходимых значений, форматов, формул; можно вставить и поменять местами выбранные столбцы или же строки, скрыть помеченные столбцы, строки.

На вкладке "Вид вы можно закрепить нужные строки и столбцы, вставить/убрать сетку, защитить что-либо от редактирования (защищенные диапазоны), подключить/отключить панель формул.

Вкладка «Вставка» ‒ очевидна. Можно добавить новый лист, комментарии, примечания, функцию, диаграмму, изображение, ссылку, форму или же рисунок и многое другое.

Добавить новый лист в таблицу Google можно нажав внизу слева «плюс» (добавить лист):

Рядом с «Лист 1» можно создать «Лист 2», «Лист 3» и т.д., поменять их местами, отредактировать название листов, выделить цветом, скрыть, защитить от редактирования.

Формат Google таблицы также настраивается. Выбрав любую строку, ячейку или столбец с внесенным туда текстом или цифрами можно:

• преобразовать в какое-либо число (перевести в процент, финансы, необходимую валюту, вставить дату, время, дату и время и др.);
• изменить шрифт и его размер;
• сделать шрифт полужирным, курсивным, подчеркнутым;
• выровнять его по центру или по какому-нибудь краю;
• задать режим переноса текста: по словам, с перекрыванием соседних ячеек, с обрезанием текста по длине ячейки;
• применить условное форматирование;
• очистить форматирование:

Во вкладке «Инструменты» в таблице Google есть коллекция и редактор скриптов, можно проверить правописание, включить автозаполнение, подключить ежедневные или мгновенные уведомления о внесение каких-либо изменений в таблицу: будут приходить на электронную почту создателя (владельца) таблицы.

В Google таблицах есть ряд полезных функций, отсутствующих в таблицах Excel (подробнее: ЗДЕСЬ ):

• SORT. Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат;
• FILTER. Можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных;
• IMPORTRANGE. Используется для переноса данных из одной Google Таблицы в другую. Весьма полезна в следующих случаях: нужны актуальные данные из файла коллег; требуется обрабатывать данные из файла, к которому есть доступ в режиме «только для просмотра»; надо собрать в одном месте Google таблицу из нескольких документов в том числе «доступных мне», чтобы обрабатывать или просматривать их;
• IMAGE. Позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения, размещенные в интернете или в других ячейках таблицы.
• GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE. Перевод текста в ячейках таблицы, причем язык исходного текста может определяться автоматически.

Для on-line опросов, тестирования можно использовать сервис Google Формы. Создать форму можно прямо из таблицы. Изменить, отправить, удалить связь с формой можно будет на вкладке «Форма».

На вкладке «Дополнения» можно расширить функции таблицы Google ‒ бесплатно загрузить из Google Play несколько необходимых для работы дополнений.

С помощью вкладки «Данные» можно отсортировать строки по выбранному столбцу, задать диапазон сортировки, просмотреть именованные диапазоны и защищенные листы. Также есть возможность создать новый фильтр (список фильтров доступен всем соавторам проекта). Учтите, что при редактировании данные изменятся для всех.

Таблицу можно пометить как важную (щелкнув по звездочке), переместить в другую папку, а также добавить к ней комментарии.