Tài liệu 5S

Phần 1: Khởi động Chương trình Năng suất với 5S

Nhân viên của Bạn mất bao nhiêu thời gian để tìm kiếm các tài liệu, hồ sơ cần thiết (kể cả dạng văn bản hay dữ liệu là bản lưu trong máy vi tính) khi bạn có nhu cầu tham khảo hay truy xuất? Nhà máy của bạn mất bao lâu để có thể giải quyết một đơn hàng tiêu chuẩn, từ lúc đàm phán với khách hàng đến khi giao hàng và hoàn thành xong bộ chứng từ hợp lệ để thanh toán? Làm sao để có thể giảm các thời gian này xuống mức tối ưu, làm tăng năng suất của toàn bộ hệ thống từ 10% - 20%?

Trả lời câu hỏi trên thực ra cũng không khó, chúng ta có thể kế thừa, tham khảo và triển khai áp dụng một chương trình quản lý theo phương pháp của Nhật Bản, đó là Chương trình 5S. Đây là một triết lý và phương pháp thực hành quản lý dựa trên việc thực hiện kiên trì, liên tục và đều đặn 5 điểm được bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật sau đây.

1.1/ 5S là gì ?

S1: SÀNG LỌC (SORT/ADJUSTMENT-CHỈNH LÝ)

- Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

- Loại bỏ những thứ không cần thiết

- Xác định đúng số lượng đối với những thứ cần thiết

S2: SẮP XẾP (SYSTEMATIZE/ARRANGEMENT-BỐ TRÍ)

- Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp, khoa học

- Sắp xếp đúng vật đúng chỗ

- Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân … sao cho tiến trình làm việc trôi chảy và liên tục, không bị tắc nghẽn hay chậm trễ

S3: SẠCH SẼ (SWEEP/CLEANING-LÀM SẠCH)

- Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ

- Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi

- Luôn lau chùi có “Ý THỨC”

S4: SĂN SÓC (STANDARDIZE/CLEANNESS-GIỮ SẠCH)

- Thiết lập một chương trình để duy trì việc thực hiện thường xuyên và có ý thức 3S trên

- Tổ chức việc thi đua và đánh giá kết quả thực hiện giữa các đơn vị để giữ vững và làm tăng sự quan tâm của nhiều người về 5S

S5: SẴN SÀNG (DISCIPLINE/SELF-DISCIPLINE-KỶ LUẬT TỰ GIÁC)

- Thực hiện tốt, thường xuyên, có kỷ luật và tự giác 4S trên

1.2/ Lợi ích của việc thực hiện 5S

1) Sản lượng sản xuất gia tăng là do ở điều kiện kinh doanh có ngăn nắp trật tự của nhà máy, do biết tháo gỡ những trở ngại trong sản xuất…

2) Khâu kiểm soát sản xuất được thực hiện dễ dàng hơn. Vật tư, phụ tùng không bị để lạc lối hay lộn xộn. Việc lắp ráp chi tiết, gá lắp phụ tùng, linh kiện lên máy móc, thiết bị được tăng tốc, nguyên liệu thô hay vật tư đã gia công ít để dồn đống, đó là những kết quả của trật tự ngăn nắp. Các khâu kiểm tra lao động và thu thập thông tin dữ liệu được tiến hành dễ dàng và nhanh chóng hơn.

3) Vật tư và phụ tùng được bảo quản và tận dụng. Tất cả vật tư hay phụ tùng không dùng, phế phẩm và mẩu vụn… đều được dời đi tới những nơi thích hợp.

4) Thời gian được tiết kiệm. Việc mất công đi tìm kiếm nguyên vật liệu, dụng cụ và đồ dùng… được chấm dứt. Công nhân có chỗ rộng hơn để làm việc thoải mái và không còn mất thì giờ cho việc dọn dẹp để tìm chỗ làm việc.

5) Mặt bằng nhà xưởng nay thông thoáng cho việc sản xuất chứ không còn rác rưởi bừa bãi hay dồn đống những đồ đạc không cần thiết.

6) Việc bảo trì, sửa chữa thiết bị được tiến hành thuận lợi. Nhân viên cơ điện không phải lo lau chùi bụi bặm, dầu nhớt, lại còn chỗ trống thuận tiện cho thao tác.

7) Chế độ bảo quản an toàn được thực hiện vững chắc hơn. Xóa bỏ không gian chật chội giúp cho việc vận hành thiết bị máy móc đựơc an toàn. Nền nhà xưởng thông thoáng sạch sẽ làm giảm bớt va chạm, trượt ngã ở những nơi có dầu mỡ, lối đi thông thoáng cũng giúp giảm thiểu các vụ đụng xe, đụng vào người nhau, đụng vật tư ngã đổ…

8) Công tác Phòng cháy chữa cháy được tăng cường. Rủi ro hỏa hoạn và cháy nổ được giảm thiểu. Mặt bằng thông thoáng giúp thoát hiểm nhanh.

9) Tinh thần đạo đức được nâng cao. Công nhân quan tâm đến nhà máy hơn.

1.3/ Một số điểm cần lưu ý trước khi thực hiện 5S

1) Chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng để việc thực hiện được triệt để và đạt kết quả cao.

2) Dự trù và chuẩn bị sẵn sàng kinh phí triển khai, duy trì 5S.

3) Phối hợp, hợp tác thực hiện đồng bộ và xuyên suốt.

4) Chụp ảnh để phân tích, cải tiến và khẳng định thành quả của tổ chức, cá nhân.

5) Đánh giá và đo lường mức độ áp dụng một cách thẳng thắn, công bằng và công khai.

6) Chấn chỉnh kịp thời hành vi vi phạm đồng thời với việc khuyến khích, động viên và khen thưởng phù hợp.

7) Gương mẫu chấp hành và đi đầu trong hành động của các cấp quản lý đặc biệt là lãnh đạo cấp cao.