KAIZEN, BƯỚC NHẢY LỚN TỪ HÀNH ĐỘNG NHỎ

Kaizen, Kaizen Teian là gì?

Kai là thay đổi Zen là tốt hơn

Kaizen là thay đổi để tốt hơn, Kaizen là một triết lý của người Nhật nói về việc cải tiến liên tục của toàn thể nhân viên trong tổ chức, công ty nhằm mỗi ngày làm tốt hơn công việc của họ.

Kaizen là thay đổi phương pháp và/hoặc kỹ năng sử dụng phương tiện để cải tiến. Kaizen là chọn cách làm tốt hơn, không bám dính vào một cách làm, nghiên cứu, suy nghĩ để đề ra cách làm mới.

Ví dụ:

Bạn có thói quen xếp tất cả giấy tờ chờ phân loại lại thành một chồng để tạm ở góc văn phòng. Khi nhìn đống giấy lộn xộn thấy chán quá, bạn bèn xắn tay áo lên mà sắp xếp. Nếu bây giờ bạn sắp xếp để rồi ngày mai lại hiện ra một chồng giấy tờ khác, thì việc sắp xếp ấy không gọi là Kaizen, bởi vì bạn không thay đổi phương pháp. Nhưng nếu bạn tạo ra phương pháp mới, chẳng hạn sắp xếp ngay tức thì, hoặc sắp xếp vào cuối ngày, thì đó mới là Kaizen.

Kaizen là thay đổi nhỏ, thực hiện ngay và liên tục.

Ví dụ:

Kaizen nhỏ thực hiện bởi tiếp viên hàng không.

Trước cải tiến: Khách hàng ngủ thiếp đi.

Sau cải tiến: Đắp một tấm chăn lên người khách. Giấc ngủ của khách sẽ thoải mái hơn

Kaizen là thực hiện những thay đổi có tính thực tiển và nằm trong giới hạn nguồn lực có sẵn.

Ví dụ:

Vấn đề: Phải cần tới hai người để giở tấm đậy rất to của giếng rữa.

Giải pháp: Gắn một dây xích có hai móc khóa vào nơi phù hợp của tấm đậy. Bây giờ chỉ cần một người để giở tấm đậy.

Năm 1949, hệ thống đề xuất ý tưởng cải tiến (suggestion system) của Mỹ được giới thiệu cho công ty của Nhật. Kể từ đó, các công ty Nhật đã ứng dụng, cải tiến và phát triển thành một hệ thống của riêng họ và đặt tên là Kaizen Teian hay Implemented Kaizen Reporting System (hệ thống báo cáo thực hiện cải tiến). Người Nhật gọi Implemented vì muốn nhấn mạnh người đề xuất các ý tưởng cải tiến cũng chính là người thực hiện ý tưởng đó, chứ không đề xuất ý tưởng để người khác thực hiện.

Reporting (báo cáo) có trong tên gọi của hệ thống thể hiện tầm quan trọng của việc viết ra giấy các đề xuất cải tiến và tường thuật việc thực hiện các ý tưởng cải tiến.

Hệ thống này tập trung vào việc tham gia của nhân viên và tỷ lệ sáng kiến được thực hiện hơn là tìm kiếm các sáng kiến đột phá. Mục đích trước tiên là khuyến khích toàn thể nhân viên trong công ty tham gia vào việc cải tiến.

Các ý tưởng đề xuất của Kaizen Teian thường là các ý tưởng thay đổi nhỏ, nằm trong phạm vi làm việc của nhân viên, công nhân, chi phí thay đổi thấp và dễ thực hiện.

Tại sao doanh nghiệp nên xây dựng Kaizen Teian?

Hãy thử tưởng tượng, giả sử công ty (nhà máy) chúng ta có 240 nhân viên, mỗi nhân viên đóng góp 3 ý tưởng một tháng, 36 ý tưởng một năm, tổng cộng cả công ty chúng ta có ... 8.640 ý tưởng cải tiến một năm. Thật là tuyệt vời.

Kaizen giúp cho người lao động hòan thành công việc dễ dàng, nhanh hơn, hiệu quả hơn với công và của ít nhất.

Kaizen giúp công ty giảm lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất, giảm chi phí, tăng năng suất.

Kaizen tạo ra môi trường làm việc thú vị, hấp dẫn và có nhiều cơ hội để người lao động thỏa mãn nhu cầu tự thể hiện.

Kaizen giúp đào tạo, huấn luyện nhân viên và biến công ty, doanh nghiệp thành tổ chức tự học hỏi.

Làm thế nào để xây dựng Kaizen Teian?

Xây dựng 3 Hệ thống

1.Hệ thống tiếp nhận, xử lý, phản hồi và hỗ trợ thực hiện ý tưởng (phiếu đề xuất ý tưởng, bảng tin, hộp thư,...)

2. Hệ thống quảng bá, xúc tiến, khen thưởng (bản tin Kaizen, tạp chí Kaizen, đài phát thanh, tổ chức sự kiện, phần thưởng,...)

3. Hệ thống đào tạo tại chỗ (phương pháp giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo)

Triển khai 3 giai đoạn

1.Khuyến khích: Ở giai đoạn đầu tiên, người quản lý nên hỗ trợ và khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng mà không chú trọng giá trị của ý tưởng.

2. Đào tạo: Giai đoạn 2, người quản lý cần hướng dẫn, gợi ý và huấn luyện nhân viên các phương pháp giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo nhằm giúp nhân viên có thể đóng góp được nhiều ý tưởng có giá trị.

3.Hiệu quả: Giai đoạn 3, sau khi nhân viên hăng hái tham gia đề xuất ý tưởng và được đào tạo, người quản lý mới chú trọng đến giá trị kinh tế của sáng kiến. Giai đoạn 3 là thành quả của giai đoạn 1 và 2.

Thực hiện 4 bước

1. Nhân viên nhận dạng vấn đề, lãng phí, cơ hội cải tiến, đưa ra giải pháp cải tiến và điền vào phiếu đề xuất ý tưởng (ghi đơn giản trong vòng 3 phút).

2. Người quản lý khen thưởng nhân viên có ý tưởng, xem xét, đánh giá ý tưởng và phản hồi cho nhân viên trong vòng 24h. Nếu ý tưởng được chấp nhận, người quản lý hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên thực hiện ý tưởng. Nếu ý tưởng không thực hiện được, người quản lý sẽ hướng dẫn, gợi ý, trang bị cho nhân viên các phương pháp tư duy, sáng tạo và đề nghị nhân viên bổ sung ý tưởng.

3. Nhân viên tự thực hiện ý tưởng hay thực hiện với sự giúp đỡ của đồng nghiệp và người lãnh đạo.

4. Người quản lý công bố sáng kiến và khen thưởng nhân viên.

Kaizen Teian nói không với "NẾU" và "SẼ"

Có lẽ, một số doanh nghiệp, công ty sẽ nói : "Nếu công ty tôi có tiền......nếu công ty có thời gian...nếu công ty chúng tôi có thêm nhân sự,....." chúng tôi sẽ xây dựng và triển khai Kaizen

Teian tại công ty chúng tôi. Đây thực sự là một hệ thống tuyệt vời.

Vâng, nếu chúng ta có đủ thời gian, nhiều tiền bạc, dư thừa nhân sự giỏi, ...thì quả là trên cả tuyệt vời! Chúng ta không cần Kaizen Teian.

Chính vì không đủ ngân quỹ, chúng ta phải nảy sinh những ý tưởng giúp chúng ta làm việc trong ngân quỹ cho phép. Nếu chỉ có ba người, ta phải tìm phương pháp để thực hiện công việc của ba người. Thời gian hạn hẹp, chúng ta cần ý tưởng giúp rút ngắn thời gian thực hiện công việc.

Công ty càng bị giới hạn về nguồn lực thì càng cần xây dựng Kaizen Teian.

Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu của Amazone.com chúng ta có hơn 2.242 quyển sách nói về ý tưởng. Tại sao có nhiều sách ý tưởng như vậy ? Và tại sao chúng lại có thị trường lớn như vậy ? Đó chính là sự phản ánh một quy luật của xã hội: Không tăng trưởng và tiến bộ thì đồng nghĩa với tàn lụi. Mà tăng trưởng và tiến bộ thật sự chỉ đến từ việc phát sinh ý tưởng.

Hãy hành động nhỏ để đạt bước nhảy lớn trước khi tàn lụi.

Lê Quốc Bảo

Chuyên gia Tư vấn Kaizen/KAIZEN

Chuyên gia Cải tiến Qui trình

Công ty Cổ phần Quốc Tế Minh Quân