Các bước tiến hành cải tiến năng suất tại doanh nghiệp

Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, việc cải tiến năng suất tại các doanh nghiệp mang ý nghĩa rất quan trọng. Cải tiến năng suất giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt, đem lại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp, nâng cao thu nhập của người lao động và góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của xã hội.

Để mong muốn “cải tiến năng suất” trở thành hiện thực, doanh nghiệp cần có cách tiếp cận thích hợp. Tại các nước Nhật Bản, Singapore, Malaysia, … hoạt động cải tiến năng suất được thực hiện rộng rãi tại các doanh nghiệp từ nhiều thập kỷ qua. Chương trình cải tiến năng suất tại doanh nghiệp được tổ chức thông qua các bước:

1. Cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp đối với việc triển khai chương trình cải tiến năng suất.

Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của chương trình cải tiến năng suất. Cam kết của lãnh đạo được thể hiện qua:

- Nhận thức được tầm quan trọng của cải tiến năng suất và truyền đạt ý nghĩa đến toàn thể cán bộ công nhân viên.

- Có chính sách động viên khen thưởng đối với những nhóm, cá nhân tham gia cải tiến năng suất.

- Cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện các cải tiến.

- Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các hoạt động cải tiến.

2. Thành lập ban điều hành chương trình cải tiến năng suất và các nhóm cải tiến.

Ban điều hành chương trình cải tiến năng suất phải bao gồm một thành viên trong ban giám đốc của doanh nghiệp và lãnh đạo của các bộ phận có liên quan. Ban điều hành có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, hỗ trợ các nhóm cải tiến, xây dựng chính sách động viên khen thưởng đối với các nhóm năng suất, phổ biến phong trào năng suất đến toàn thể cán bộ công nhân viên và báo cáo việc thực hiện chương trình cải tiến năng suất cho lãnh đạo cao nhất.

Các nhóm cải tiến năng suất được thành lập nhằm giải quyết các vấn đề năng suất tại doanh nghiệp. Cấu tạo mỗi nhóm từ 5 đến 10 thành viên. Các nhóm sẽ tìm các vấn đề cải tiến tại doanh nghiệp, sử dụng các công cụ để giải quyết vấn đề với sự hỗ trợ của ban điều hành chương trình cải tiến năng suất.

3. Đào tạo các công cụ cải tiến năng suất và phương pháp giải quyết vấn đề.

Cải tiến năng suất sẽ thực hiện được nếu các nhóm cải tiến có trong tay các công cụ cần thiết. Doanh nghiệp cần tổ chức các lớp đào tạo các công cụ cải tiến năng suất cho các nhóm cải tiến. Hiện nay có nhiều công cụ cải tiến năng suất được các doanh nghiệp áp dụng như: 5S, kỹ thuật công nghiệp (IE), các công cụ thống kê (SPC), bảo trì thiết bị toàn diện (TPM), chi phí chất lượng (COQ), đối sánh (BK), chống sai lỗi (Poka Yoke), triển khai chức năng chất lượng (QFD), tiêu chuẩn hóa (Standardization), PDCA, 6 sigma, quản lý chất lượng toàn diện (TQM), vừa đúng lúc (JIT), sản xuất tinh gọn (Lean production), quản lý chuỗi cung ứng (SCM), … Tuy nhiên các doanh nghiệp không nhất thiết áp dụng quá nhiều công cụ cùng một lúc mà nên chọn một vài công cụ áp dụng có hiệu quả sau đó mở rộng áp dụng thêm các công cụ khác.

Bên cạnh việc trang bị các công cụ cải tiến năng suất, các nhóm cải tiến năng suất cần được đào tạo phương pháp giải quyết vấn đề theo 7 bước của Nhật Bản:

- Tìm vấn đề và xác định thực trạng

- Thiết lập mục tiêu

- Phân tích các vấn đề và đưa ra giải pháp

- Xây dựng kế hoạch

- Áp dụng các giải pháp đã đưa ra

- Đánh giá kết quả các giải pháp được thực hiện và điều chỉnh

- Tiêu chuẩn hóa

4. Lựa chọn vấn đề và giải quyết vấn đề:

Các nhóm cải tiến tìm các vấn đề năng suất trong doanh nghiệp thông qua việc sử dụng các công cụ và chọn các vấn đề quan trọng để giải quyết. Việc lựa chọn và giải quyết vấn đề được thực hiện với sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Khi cần thiết, nhóm cải tiến yêu cầu sự trợ giúp của ban điều hành chương trình cải tiến năng suất. Các nhóm cải tiến cần duy trì các buổi họp thường xuyên nhằm đảm bảo việc thực hiện các hoạt động cải tiến năng suất một cách liên tục.

5. Báo cáo đánh giá kết quả chương trình cải tiến năng suất:

Định kỳ, ban điều hành chương trình cải tiến năng suất tổng hợp kết quả cải tiến năng suất được thực hiện bởi các nhóm cải tiến, đánh giá hiệu quả các hoạt động cải tiến đã thực hiện. Trên cơ sở các kết quả đã đạt được, ban điều hành đưa ra các quyết định cải tiến hoạt động của các nhóm, cung ứng các nguồn lực cần thiết để thực hiện việc cải tiến.

6. Duy trì các kết quả đạt được và cải tiến liên tục:

Ban điều hành chương trình cải tiến năng suất và các nhóm cải tiến tiếp tục theo dõi các kết quả cải tiến năng suất đã thực hiện nhằm đảm bảo việc duy trì các kết quả cải tiến. Trong một số trường hợp, các kết quả cải tiến không được duy trì do thiếu sự theo dõi, nhắc nhở. Các kết quả đạt được cần mô tả dưới dạng văn bản và đào tạo cho người thực hiện.

Cải tiến năng suất không có kiểm kết thúc. Các nhóm cải tiến luôn tìm kiếm và giải quyết các vấn đề năng suất. Ban điều hành chương trình cải tiến năng suất tổ chức đào tạo bổ sung các công cụ cải tiến năng suất cho các nhóm cải tiến nhằm đẩy mạnh phong trào cải tiến năng suất và biến hoạt động cải tiến năng suất trở thành văn hóa của doanh nghiệp.

ThS. Lê Quang Vũ