Fermeture des livres comptables
Réduire la période de temps nécessaire pour la production du grand livre et la fermeture des livres.
Analyser les comptes pendant le mois, diminuant ainsi la charge de travail à la fin du mois.
Utiliser des systèmes d’information intégrés qui s’étendent à toute l'entreprise (d’un département à l’autre et entre les filiales et le siège social).
Éliminer les activités sans valeur ajoutée, les étapes inutiles, les doubles entrées, les redondances, le travail manuel, les erreurs, les vérifications inutiles, les corrections dont les montants ne sont pas importants.
Informatiser les tâches récurrentes et répétitives.
Simplifier le processus de fermeture des livres.
Utiliser des techniques de raccourcis :
fermeture en avance
transactions reportées au mois suivant
fermeture à un niveau de détail moins élevé
utilisation d'estimations au lieu de données réelles.
Vérifier les comptes dont les montants sont importants et/ou exceptionnels.
Répartir les tâches durant toute la période au lieu d'attendre à la fin de la période.
Faire les réconciliations et les analyses de comptes avant la période intense de fermeture.
Travailler en équipe et partagez équitablement le travail.
Utiliser le même langage financier partout dans l'entreprise.
Uniformiser la charte des comptes pour tous les départements.
Centraliser la fonction finance.
Intégrer le système comptable.
Limiter la distribution des rapports.
Poster immédiatement les transactions dans le grand-livre général en même temps que dans les livres secondaires.
Faire les réconciliations entre le grand-livre général et les livres secondaires sur une base hebdomadaire.
Développer un système informatique hautement performant (documents électroniques, documents numérisés, communications électroniques, transferts de fonds électroniques).
Respecter rigoureusement les échéances.
Produire les états financiers externes sur une base trimestrielle et les états financiers internes, sur une base mensuelle.
Mettre l'accent sur les indicateurs de performance tels que : ventes nettes, coût des marchandises vendues, dépenses d'opération, rotation des inventaires.
Transmettre électroniquement l'information en format Excel pour une analyse plus approfondie par les directeurs de départements.