Facturation des clients
Élaborer une politique claire de gestion des comptes clients qui est connue et respectée par le personnel et transmise aux clients.
Employer une structure de prix simple, facile à comprendre et à calculer.
Concevoir une facture claire, complète, concise, facile à lire et à calculer, qui ne présente aucun irritant pour le client et indique les coordonnées de l'entreprise pour répondre à toute demande d'information.
Consulter les principaux clients pour produire des factures répondant à leurs besoins.
Consulter les autres départements pour produire une facture répondant aux besoins de l'entreprise.
Transmettre la facture électroniquement (lorsque le client le désire et que les coûts et les bénéfices le justifient).
Intégrer le système de facturation au système d'information de l'entreprise afin de disposer des informations provenant des autres départements.
Réduire au minimum les renseignements apparaissant sur la facture.
Contacter les nouveaux clients lors de la réception de leur première facture pour vérifier leur bonne compréhension/satisfaction.
Choisir une méthode et une approche de facturation qui répond aux besoins de chaque client et qui réduit au minimum les opérations sur papier.
Identifier les méthodes de facturation au premier contact avec les clients ou lors d'un sondage auprès des principaux clients.
Informer les clients des nouvelles méthodes de facturation.
Évaluer périodiquement les clients quant à leur capacité de paiement et à leur potentiel de vente.
Éliminer les clients qui ont un faible potentiel de vente et une faible capacité de paiement ou à tout le moins contraints à une politique de paiement sévère.
Responsabiliser le personnel en contact avec le client en disposant de l'information et de l'autorité pour régler les problèmes de facturation.
Faciliter une interaction en temps réel entre les personnes responsables des demandes de renseignements provenant des clients, du traitement de la commande et de la facturation.
Rendre les responsables de la facturation conscients de la façon dont la facturation concerne et influence les objectifs globaux de l'entreprise, la satisfaction de la clientèle et les autres activités de l'entreprise.
Placer au point de contact avec le client la correction des erreurs de facturation.
Inciter les clients à payer rapidement (escomptes) et pénalisez ceux dont les paiements sont en retard (intérêts, arrêt des livraisons, paiement à la livraison, renégociation du contrat).
Simplifier et accélérez les méthodes pour créditer un compte.
Suivre de près les clients dont les paiements sont en retard et contactez-les par téléphone.
Remettre les comptes délinquants à une agence de collection.
Ne pas perdre de temps avec des clients insolvables.
Automatiser le système de facturation et intégrez-le à l’ensemble des systèmes d’information de l'entreprise et aux systèmes d’information des clients.
Utiliser les données sur la clientèle pour élaborer des stratégies de marketing.
Fournir de l’information et des services à valeur ajoutée aux clients privilégiés.
Réévaluer régulièrement le processus en vue de réduire les tâches manuelles, réduire les coûts et améliorer la satisfaction des clients par l'utilisation des meilleures technologies d'information et de communication.