Comptabilisation des factures des fournisseurs
Développer des alliances stratégiques avec les principaux fournisseurs et impliquer-les dans l’élaboration des meilleures pratiques pour traiter les comptes fournisseurs.
Utiliser pour les principaux fournisseurs une facture sommaire qui regroupe plusieurs factures en une seule, plutôt que d’envoyer une facture pour chaque expédition de marchandises.
Donner l'autorité aux employés les plus proches des utilisateurs et donnez-leur la capacité d’autoriser le paiement aux fournisseurs et de débiter les comptes appropriés.
Vérifier uniquement les calculs, les autorisations, les approbations et les signatures des pièces justificatives dont les montants d’argent sont importants ou dont la nature est inhabituelle.
Répartir de façon égale et efficace le travail sur les comptes fournisseurs en fonction de la complexité des factures et de l’importance des montants payés.
Déterminer la fréquence de paiement aux fournisseurs d’après les relations avec le fournisseur, la politique d’escompte et l’état de la liquidité de l'entreprise.
Centraliser le paiement des comptes fournisseurs, mais décentralisez la responsabilité, la correction des erreurs, l’autorisation et la vérification.
Intégrer les systèmes des achats, des comptes fournisseurs et de la réception de marchandises en vue d’en accroître l’efficacité et de prévenir les erreurs (ex. appariement automatique des commandes, des marchandises reçues et des factures.)
Transmettre les données électroniquement avec les fournisseurs pour les commandes, les changements de prix, l’approbation des marchandises reçues et les factures.
Confier aux préposés à la réception la compétence pour vérifier les marchandises reçues et donner l'ordre de paiement.
Élimer la facture pour le paiement.
Payer au prix convenu au moment de la réception du matériel ou de la marchandise plutôt qu’au moment de la réception de la facture.
Utiliser le mode de paiement électronique pour payer les fournisseurs.
Vérifier les comptes dont les montants sont importants ou de nature inhabituelle.
Payer en fonction des ententes avec les fournisseurs, de la politique et de la liquidité de l'entreprise.
Regrouper les livraisons pour réduire le nombre de paiements.
Communiquer avec les fournisseurs par courriels ou fax modem.
Répartir également le travail en fonction de la complexité des comptes et de l'importance des montants.
Avoir des ententes avec les principaux fournisseurs.
Utiliser un système d'inventaire permanent et efficace.
Conserver le minimum de documents et produisez le minimum de rapports.