Kinh nghiệm xin C/O Form E nhanh chóng, không bị trả hồ sơ (Tư vấn 0866 139 944)

Trong bối cảnh xuất khẩu sang Trung Quốc ngày càng siết chặt về quy tắc xuất xứ, việc xin C/O Form E đúng quy định, nhanh chóng và không bị trả hồ sơ trở thành mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, không ít hồ sơ xin C/O Form E bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần do khai báo sai, thiếu kinh nghiệm hoặc chưa nắm rõ quy trình trên hệ thống eCoSys. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ giao hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ưu đãi thuế quan theo ACFTA.

Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực tư vấn và xử lý C/O Form E, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm xin C/O Form E nhanh chóng, đúng chuẩn, hạn chế tối đa rủi ro bị trả hồ sơ, giúp doanh nghiệp chủ động thời gian và tiết kiệm chi phí khi xuất khẩu. Nếu bạn cần hỗ trợ gấp hoặc tư vấn chi tiết theo từng mặt hàng, hãy liên hệ 0866 139 944 để được chuyên gia hướng dẫn trực tiếp.

C/O Form E là gì? Vì sao doanh nghiệp cần xin? 

C/O Form E là gì?

C/O Form E (Certificate of Origin Form E) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp theo Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA), nhằm xác nhận hàng hóa có xuất xứ hợp lệ từ Việt Nam khi xuất khẩu sang Trung Quốc. Chứng từ này do Bộ Công Thương Việt Nam hoặc các cơ quan được ủy quyền cấp thông qua hệ thống eCoSys, dựa trên các quy tắc xuất xứ như CTC (Change in Tariff Classification) hoặc RVC (Regional Value Content).

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, C/O Form E là một chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan nếu doanh nghiệp muốn được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu đặc biệt từ phía hải quan Trung Quốc. Việc khai báo đúng C/O Form E, thống nhất với Invoice, Packing List và Bill of Lading giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro bị kiểm tra hoặc từ chối hồ sơ.

Vì sao doanh nghiệp xuất khẩu cần xin C/O Form E?

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu sang Trung Quốc, xin C/O Form E không chỉ là thủ tục hành chính mà còn mang lại lợi ích tài chính và chiến lược lâu dài. Khi có C/O Form E hợp lệ, hàng hóa nhập khẩu vào Trung Quốc có thể được giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh về giá và gia tăng lợi nhuận.

Ngoài ra, C/O Form E còn giúp doanh nghiệp:

• Khẳng định tính hợp pháp và xuất xứ rõ ràng của hàng hóa
  
  

• Hạn chế rủi ro bị giữ hàng, kiểm tra xuất xứ tại cửa khẩu
  
  

• Tăng độ uy tín với đối tác, nhà nhập khẩu Trung Quốc
  
  

• Tạo tiền đề thuận lợi cho các lô hàng xuất khẩu tiếp theo
  
  

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị truy thu thuế hoặc từ chối thông quan chỉ vì không nắm rõ thủ tục xin C/O Form E hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa đúng quy định. Do đó, hiểu rõ C/O Form E là gì và vì sao cần xin chính là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp xuất khẩu đi đúng quy trình, tiết kiệm chi phí và thời gian.

>>> Xem thêm bài viết chi tiết tại đây : C/O form E là gì? Thông tin chi tiết về chứng nhận xuất xứ form E

Điều kiện để được cấp C/O Form E 

Hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ theo ACFTA

Điều kiện quan trọng nhất để được cấp C/O Form E là hàng hóa xuất khẩu phải đáp ứng quy tắc xuất xứ theo Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA). Theo quy định hiện hành, hàng hóa được xem là có xuất xứ hợp lệ khi thuộc một trong hai nhóm chính: xuất xứ thuần túy (WO – Wholly Obtained) hoặc xuất xứ không thuần túy nhưng đáp ứng các tiêu chí chuyển đổi theo quy định.

Đối với hàng hóa không thuần túy, doanh nghiệp cần chứng minh việc sản xuất tại Việt Nam thỏa mãn quy tắc CTC (Change in Tariff Classification), RVC (Regional Value Content) hoặc quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR). Trong quá trình xin C/O Form E, cơ quan cấp C/O sẽ đối chiếu mã HS, quy trình sản xuất, tỷ lệ giá trị khu vực và các chứng từ liên quan để xác định tính hợp lệ của xuất xứ. Vì vậy, việc hiểu rõ quy tắc xuất xứ ngay từ khâu lập kế hoạch sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý và hồ sơ

Bên cạnh điều kiện về xuất xứ hàng hóa, doanh nghiệp xin C/O Form E cần đáp ứng điều kiện pháp lý theo quy định của Bộ Công Thương. Cụ thể, doanh nghiệp phải có hồ sơ thương nhân hợp lệ, đã đăng ký tài khoản trên hệ thống eCoSys, đồng thời thực hiện đúng quy trình khai báo C/O điện tử.

Hồ sơ xin cấp C/O Form E phải đảm bảo tính thống nhất và minh bạch giữa các chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading, tờ khai hải quan, định mức sản xuất và các tài liệu chứng minh nguồn gốc nguyên liệu. Mọi sai lệch về thông tin doanh nghiệp, mô tả hàng hóa, mã HS hoặc số liệu giá trị đều có thể khiến hồ sơ bị trả về, yêu cầu giải trình hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp không được cấp C/O Form E không phải vì hàng hóa không đủ điều kiện, mà do chuẩn bị hồ sơ chưa đúng chuẩn hoặc khai báo chưa chính xác. Do đó, nắm rõ điều kiện cấp C/O Form E và chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xin C/O nhanh, đúng quy định và tận dụng tối đa ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu sang Trung Quốc.

Quy trình xin C/O Form E chi tiết từng bước 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký thương nhân

Trước khi tiến hành xin C/O Form E, doanh nghiệp cần hoàn tất đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan cấp C/O thuộc Bộ Công Thương thông qua hệ thống eCoSys. Đây là bước bắt buộc nhằm xác thực tư cách pháp lý của doanh nghiệp xuất khẩu. Hồ sơ thương nhân thường bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, mẫu chữ ký người đại diện, mẫu con dấu và các tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất – xuất khẩu.

Song song đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin C/O Form E cho từng lô hàng, bao gồm: Invoice, Packing List, Bill of Lading, tờ khai hải quan xuất khẩu, bảng giải trình quy trình sản xuất và chứng từ chứng minh xuất xứ nguyên liệu. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác, thống nhất về thông tin hàng hóa, mã HS và trị giá ngay từ đầu sẽ giúp giảm nguy cơ bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung trong các bước tiếp theo.

Bước 2: Khai báo và nộp hồ sơ xin C/O Form E trên hệ thống eCoSys

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành khai báo C/O Form E điện tử trên hệ thống eCoSys theo đúng mẫu quy định. Ở bước này, doanh nghiệp cần điền chính xác các thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, mã HS, tiêu chí xuất xứ (WO, CTC, RVC) và số liệu liên quan đến trị giá khu vực.

Hệ thống eCoSys cho phép tải lên các chứng từ điện tử kèm theo để cơ quan cấp C/O tiến hành kiểm tra. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sự đồng nhất giữa thông tin khai báo C/O và bộ chứng từ xuất khẩu, bởi mọi sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xét duyệt. Sau khi hoàn tất khai báo, doanh nghiệp gửi hồ sơ trực tuyến và chờ phản hồi từ cơ quan cấp C/O.

Bước 3: Theo dõi xét duyệt và nhận C/O Form E

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan cấp C/O sẽ tiến hành xét duyệt hồ sơ xin C/O Form E dựa trên quy tắc xuất xứ và tính hợp lệ của chứng từ. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp sẽ được cấp C/O Form E điện tử hoặc bản giấy theo quy định hiện hành. Thời gian xử lý thông thường từ 1–3 ngày làm việc, tùy thuộc vào mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ.

Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc giải trình, doanh nghiệp cần nhanh chóng chỉnh sửa theo hướng dẫn để tránh ảnh hưởng đến tiến độ xuất khẩu. Khi đã nhận được C/O Form E hợp lệ, doanh nghiệp sử dụng chứng từ này để làm thủ tục thông quan tại hải quan Trung Quốc, qua đó hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo ACFTA. Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình xin C/O Form E từng bước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thời gian, giảm chi phí và hạn chế rủi ro trong hoạt động xuất khẩu.

Kinh nghiệm xin C/O Form E không bị trả hồ sơ 

Chuẩn hóa hồ sơ và thống nhất thông tin chứng từ

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ xin C/O Form E bị trả về là do thông tin giữa các chứng từ không thống nhất. Doanh nghiệp cần đảm bảo sự đồng bộ tuyệt đối giữa C/O Form E với Invoice, Packing List, Bill of Lading, tờ khai hải quan về tên hàng, mô tả hàng hóa, mã HS, số lượng, trọng lượng và trị giá.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, chỉ cần sai lệch nhỏ về mã HS hoặc cách diễn giải tên hàng cũng có thể khiến cơ quan cấp C/O yêu cầu giải trình hoặc từ chối hồ sơ. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng checklist hồ sơ xin C/O Form E trước khi khai báo trên hệ thống eCoSys, đồng thời rà soát kỹ từng chỉ tiêu để hạn chế tối đa rủi ro bị trả hồ sơ.

Hiểu rõ và áp dụng đúng quy tắc xuất xứ

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xin C/O Form E do chưa nắm rõ quy tắc xuất xứ theo ACFTA. Đối với hàng hóa không có xuất xứ thuần túy, doanh nghiệp cần xác định chính xác tiêu chí áp dụng như CTC (chuyển đổi mã HS), RVC (tỷ lệ hàm lượng giá trị khu vực) hoặc quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR).

Kinh nghiệm quan trọng là doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn bảng giải trình quy trình sản xuất và định mức nguyên vật liệu, kèm theo chứng từ đầu vào hợp lệ để chứng minh xuất xứ. Việc chủ động làm rõ tiêu chí xuất xứ ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ xin C/O Form E được xét duyệt nhanh hơn, tránh tình trạng bị yêu cầu bổ sung nhiều lần hoặc kéo dài thời gian cấp.

Khai báo chính xác trên hệ thống eCoSys và theo dõi sát hồ sơ

Trong quá trình khai báo C/O Form E điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các trường thông tin trên hệ thống eCoSys, nhất là tiêu chí xuất xứ, trị giá khu vực và thông tin người xuất khẩu – nhập khẩu. Việc nhập sai dữ liệu, tải thiếu chứng từ hoặc đính kèm file không đúng định dạng đều có thể khiến hồ sơ bị trả về.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên theo dõi trạng thái xét duyệt thường xuyên để kịp thời xử lý các yêu cầu bổ sung từ cơ quan cấp C/O. Trong trường hợp chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc cần xử lý gấp, việc sử dụng dịch vụ xin C/O Form E chuyên nghiệp cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được duyệt đúng hạn.