Thế nào là chứng nhận hợp quy? Quy trình và hồ sơ chi tiết mới nhất 2025

Trong bối cảnh thị trường Việt Nam ngày càng chú trọng đến chất lượng và an toàn sản phẩm, chứng nhận hợp quy trở thành yếu tố bắt buộc để hàng hóa được phép lưu hành hợp pháp. Đây không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là cam kết về chất lượng, độ an toàn và khả năng đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Vậy thế nào là chứng nhận hợp quy, vì sao doanh nghiệp cần thực hiện, và quy trình – hồ sơ chứng nhận hợp quy mới nhất năm 2025 được quy định ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từ khái niệm, quy định pháp lý, quy trình thực hiện đến hồ sơ cần chuẩn bị, nhằm đảm bảo việc chứng nhận diễn ra nhanh chóng – đúng chuẩn – tiết kiệm chi phí.

Thế nào là chứng nhận hợp quy 

Chứng nhận hợp quy là quá trình đánh giá và xác nhận rằng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc quy trình sản xuất của doanh nghiệp phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do cơ quan nhà nước ban hành. Nói cách khác, đây là minh chứng pháp lý cho thấy sản phẩm của bạn đạt tiêu chuẩn an toàn, chất lượng và khả năng lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam.

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 và Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, chứng nhận hợp quy là một hoạt động đánh giá sự phù hợp được thực hiện bởi tổ chức chứng nhận được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định (như Quatest 1, Vinacontrol CE,...). Sau khi sản phẩm được đánh giá đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hợp quy và được phép sử dụng dấu CR (Conformity Regulation) trên bao bì, tem nhãn, hoặc tài liệu kỹ thuật kèm theo sản phẩm.

Không chỉ là thủ tục hành chính, chứng nhận hợp quy còn là “tấm hộ chiếu chất lượng” giúp doanh nghiệp tăng uy tín thương hiệu, mở rộng thị trường tiêu thụ và đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng hàng hóa trong nước. Đặc biệt, với các nhóm sản phẩm bắt buộc chứng nhận hợp quy như vật liệu xây dựng, thiết bị điện – điện tử, đồ chơi trẻ em, mũ bảo hiểm, thiết bị viễn thông, việc có chứng nhận hợp quy là điều kiện tiên quyết để được phép lưu thông hoặc thông quan hàng hóa.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị chiếu sáng LED muốn đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam thì cần tiến hành đánh giá sự phù hợp theo QCVN 19:2019/BKHCN. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp có thể công bố hợp quy và hợp pháp phân phối hàng hóa, tránh rủi ro bị xử phạt hoặc bị giữ hàng tại hải quan.

Như vậy, hiểu rõ “thế nào là chứng nhận hợp quy” không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý chất lượng, nâng cao niềm tin người tiêu dùng, và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Quy trình thực hiện đánh giá sản phẩm hợp quy 

1. Bước 1 – Xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng (QCVN)

Trước khi tiến hành chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm thuộc nhóm nào, áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nào (QCVN). Đây là bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất trong quy trình đánh giá sự phù hợp. Mỗi nhóm hàng hóa – như vật liệu xây dựng (QCVN 16:2019/BXD), thiết bị điện – điện tử (QCVN 4:2009/BKHCN) hay đồ chơi trẻ em (QCVN 3:2009/BKHCN) – đều có yêu cầu kỹ thuật và phương thức chứng nhận riêng. Việc xác định chính xác QCVN áp dụng giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, mẫu thử và phương thức đánh giá.

2. Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ và mẫu thử sản phẩm

Sau khi đã xác định được quy chuẩn kỹ thuật liên quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng nhận hợp quy theo quy định của Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. Hồ sơ thông thường gồm: Đơn đăng ký chứng nhận hợp quy, tài liệu kỹ thuật, catalogue sản phẩm, kết quả thử nghiệm nội bộ (nếu có) và bản sao chứng nhận ISO 9001 (trong trường hợp sản phẩm được sản xuất hàng loạt). Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi mẫu thử sản phẩm đến tổ chức thử nghiệm được chỉ định (ví dụ: Quatest 1, Quatest 3, Vinacontrol CE) để tiến hành kiểm tra chất lượng theo yêu cầu của QCVN tương ứng.

3. Bước 3 – Đánh giá chứng nhận hợp quy tại hiện trường và kết quả thử nghiệm

Tổ chức chứng nhận hợp quy sẽ đánh giá sự phù hợp sản phẩm dựa trên kết quả thử nghiệm mẫu kết hợp với đánh giá hệ thống quản lý chất lượng tại cơ sở sản xuất. Đây chính là quy trình đánh giá chứng nhận hợp quy được thực hiện theo phương thức 5 hoặc phương thức 7 của hệ thống đánh giá sự phù hợp (Conformity Assessment). Nếu doanh nghiệp đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp Giấy chứng nhận hợp quy kèm theo mã số CR (Conformity Regulation), cho phép sản phẩm được lưu hành và công bố hợp quy theo quy định của pháp luật.

4. Bước 4 – Giám sát định kỳ và duy trì hiệu lực chứng nhận hợp quy

Giấy chứng nhận hợp quy thông thường có hiệu lực từ 1 đến 3 năm. Trong thời gian này, tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá giám sát định kỳ để bảo đảm sản phẩm luôn duy trì chất lượng phù hợp với QCVN. Doanh nghiệp cần chủ động duy trì hồ sơ kỹ thuật, lưu trữ kết quả thử nghiệm, và đảm bảo truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi có yêu cầu. Nếu phát hiện sản phẩm không còn đáp ứng quy chuẩn, giấy chứng nhận có thể bị tạm đình chỉ hoặc thu hồi, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lưu thông hàng hóa trên thị trường.

Lý do cần thực hiện hợp quy hàng hóa sản phẩm 

1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN)

Việc thực hiện chứng nhận hợp quy hàng hóa sản phẩm là yêu cầu bắt buộc theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, cùng các văn bản hướng dẫn như Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. Mọi sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm 2 – tức là có khả năng gây mất an toàn cho người tiêu dùng hoặc môi trường – đều phải được đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) trước khi lưu thông trên thị trường.
Thực hiện hợp quy giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro bị xử phạt, tịch thu hoặc đình chỉ lưu hành sản phẩm. Ví dụ, với vật liệu xây dựng hoặc thiết bị điện – điện tử, việc không có Giấy chứng nhận hợp quy và dấu CR có thể khiến lô hàng bị giữ tại hải quan hoặc không được cấp phép bán ra thị trường nội địa.

2. Bảo đảm chất lượng sản phẩm và an toàn cho người tiêu dùng

Một trong những mục tiêu cốt lõi của chứng nhận hợp quy là đảm bảo chất lượng và an toàn của sản phẩm. Khi sản phẩm được đánh giá và thử nghiệm theo các tiêu chuẩn trong QCVN hoặc TCVN, điều đó chứng minh rằng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về độ bền, độ an toàn điện, độ ổn định hóa học hoặc cơ lý.
Ví dụ, đối với mũ bảo hiểm (QCVN 2:2008/BKHCN), việc đạt chứng nhận hợp quy giúp đảm bảo sản phẩm chống va đập tốt, không chứa chất độc hại, từ đó bảo vệ người tiêu dùng và nâng cao niềm tin với thương hiệu. Ngoài ra, thực hiện hợp quy còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng trong suốt chuỗi sản xuất, góp phần giảm lỗi kỹ thuật và tỷ lệ hàng bị trả về.

3. Nâng cao uy tín doanh nghiệp và mở rộng cơ hội kinh doanh

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh mạnh mẽ, việc sản phẩm mang Giấy chứng nhận hợp quy và dấu CR (Conformity Regulation) chính là bằng chứng về chất lượng và độ tin cậy. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín thương hiệu, mà còn tăng khả năng trúng thầu, xuất khẩu hoặc hợp tác với các đối tác quốc tế.
Hơn thế, nhiều hệ thống phân phối, siêu thị, và dự án xây dựng hiện nay chỉ chấp nhận sản phẩm đã được chứng nhận hợp quy. Vì vậy, doanh nghiệp tuân thủ quy trình này sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn hơn, mở rộng tệp khách hàng và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và người tiêu dùng.

Danh mục hàng hóa cần chứng nhận hợp quy 

Chứng nhận hợp quy là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều loại sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm 2 – tức là các sản phẩm có khả năng gây mất an toàn cho con người, động vật, thực vật, tài sản hoặc môi trường. Việc phân nhóm và ban hành danh mục hàng hóa phải chứng nhận hợp quy được quy định chi tiết tại Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (68/2006/QH11) và các Thông tư ban hành danh mục hàng hóa nhóm 2 của từng Bộ quản lý chuyên ngành. Dưới đây là tổng hợp danh mục hàng hóa cần chứng nhận hợp quy theo từng bộ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và áp dụng đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN).

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Khoa học và Công nghệ (BKHCN)

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan đầu mối trong việc quản lý tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, đặc biệt trong lĩnh vực thiết bị điện – điện tử.
Các mặt hàng nhóm 2 thuộc BKHCN bao gồm:

• Thiết bị điện gia dụng như nồi cơm điện, bàn ủi, máy sấy tóc, tủ lạnh, máy giặt, quạt điện (theo QCVN 4:2009/BKHCN).
  
  

• Đồ chơi trẻ em (theo QCVN 3:2009/BKHCN).
  
  

• Bóng đèn LED, chấn lưu điện tử, và thiết bị chiếu sáng (theo QCVN 19:2019/BKHCN).
  Các sản phẩm này bắt buộc phải được thử nghiệm, đánh giá sự phù hợp và được dán dấu hợp quy CR trước khi lưu thông trên thị trường.
  
  

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Thông tin và Truyền thông (BTTTT)

Đối với lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định rõ danh mục hàng hóa nhóm 2 bao gồm:

• Thiết bị phát, thu phát vô tuyến, thiết bị di động (smartphone, tablet có SIM).
  
  

• Thiết bị đầu cuối viễn thông cố định và di động, thiết bị Wi-Fi, modem, bộ định tuyến (router).
  
  

• Thiết bị điện tử công nghệ thông tin như máy tính, màn hình hiển thị, thiết bị mạng.
  Các sản phẩm này phải tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về viễn thông (QCVN 18, QCVN 63, QCVN 101, v.v.) và được chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy trước khi được phép nhập khẩu hoặc kinh doanh tại Việt Nam.
  
  

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Công Thương (BCT)

Bộ Công Thương chịu trách nhiệm về các mặt hàng có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn năng lượng, môi trường, và hiệu suất năng lượng. Danh mục nhóm 2 gồm:

• Xăng dầu, khí hóa lỏng (LPG, LNG), nhiên liệu sinh học.
  
  

• Thiết bị điện – điện tử hiệu suất năng lượng thấp (điều hòa, tủ lạnh, TV, máy giặt, quạt điện).
  
  

• Phân bón vô cơ, vật liệu nổ công nghiệp, hóa chất nguy hại.
  
  

• Dây cáp điện, ổ cắm điện dân dụng, thiết bị đóng cắt điện (theo QCVN 4:2009/BKHCN và QCVN 9:2015/BCT).
  Các hàng hóa này phải được chứng nhận theo phương thức 5 hoặc 7 tùy loại hình sản xuất.
  
  

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Giao thông Vận tải (BGTVT)

Bộ GTVT quy định danh mục hàng hóa nhóm 2 chủ yếu trong lĩnh vực phương tiện và thiết bị giao thông vận tải, gồm:

• Ô tô, xe máy, xe đạp điện và linh kiện liên quan (theo QCVN 09:2015/BGTVT, QCVN 41:2019/BGTVT).
  
  

• Thiết bị an toàn giao thông: mũ bảo hiểm, đèn tín hiệu, gương chiếu hậu.
  
  

• Sản phẩm, vật liệu phục vụ xây dựng công trình giao thông như cọc thép, nhựa đường, sơn kẻ đường.
  Tất cả đều bắt buộc phải được thử nghiệm, chứng nhận hợp quy trước khi đưa vào sử dụng hoặc lưu thông.
  
  

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (BLĐTBXH)

Các sản phẩm, thiết bị thuộc danh mục máy móc, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động đều phải thực hiện chứng nhận hợp quy. Bao gồm:

• Bình chịu áp lực, nồi hơi, thang máy, cầu trục, pa lăng, thiết bị nâng hạ.
  
  

• Trang thiết bị bảo hộ lao động như mũ, găng tay, giày bảo hộ, dây an toàn.
  Những sản phẩm này nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động, được kiểm định nghiêm ngặt theo QCVN 25:2015/BLĐTBXH, QCVN 26:2016/BLĐTBXH, v.v.
  
  

Danh mục sản phẩm mật mã dân sự của Bộ Quốc phòng (BQP)

Theo quy định tại Luật An ninh mạng và Nghị định 58/2016/NĐ-CP, sản phẩm mật mã dân sự (như thiết bị mã hóa, phần mềm bảo mật dữ liệu) thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng.
Trước khi lưu hành, các sản phẩm này phải được thử nghiệm, chứng nhận hợp quy về tiêu chuẩn bảo mật thông tin, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu QCVN về an toàn thông tin và mã hóa dữ liệu.

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Công an (BCA)

Bộ Công an quản lý các sản phẩm liên quan đến phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự và vũ khí, vật liệu nổ. Danh mục bao gồm:

• Phương tiện, thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) như bình cứu hỏa, cảm biến khói, vòi phun nước.
  
  

• Thiết bị báo cháy tự động, hệ thống báo động an ninh, camera giám sát an toàn.
  Các sản phẩm này bắt buộc phải được chứng nhận hợp quy theo QCVN 06:2022/BCA và chỉ được lưu hành sau khi được Bộ Công an cấp phép kiểm định chất lượng.
  
  

Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (BNN&PTNT)

Trong lĩnh vực nông nghiệp, Bộ NN&PTNT quản lý danh mục hàng hóa nhóm 2 bao gồm:

• Thức ăn chăn nuôi, phân bón hữu cơ, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, giống cây trồng, giống vật nuôi.
  
  

• Sản phẩm thủy sản, vật tư nông nghiệp và thiết bị phục vụ sản xuất nông nghiệp.
  Các sản phẩm này phải được đánh giá sự phù hợp với QCVN chuyên ngành như QCVN 01-183:2016/BNNPTNT, QCVN 01-190:2020/BNNPTNT, nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm, môi trường và hiệu quả sản xuất.