Ủy thác nhập khẩu là gì? Quy trình và lợi ích doanh nghiệp cần biết

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, nhu cầu nhập khẩu hàng hóa quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam, SME, startup và các chủ shop thương mại điện tử ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có đủ kinh nghiệm, nhân lực và giấy phép để trực tiếp thực hiện toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu. Đây chính là lúc dịch vụ ủy thác nhập khẩu trở thành giải pháp an toàn, hiệu quả và tiết kiệm cho nhiều doanh nghiệp.

Vậy ủy thác nhập khẩu là gì, quy trình diễn ra như thế nào và doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì khi lựa chọn dịch vụ này? Bài viết dưới đây, TSL – đơn vị uy tín trong lĩnh vực logistics quốc tế và ủy thác nhập khẩu hàng hóa sẽ phân tích chi tiết để giúp bạn hiểu rõ, từ đó có định hướng đúng đắn cho hoạt động kinh doanh của mình.

Ủy thác nhập khẩu là gì? 

Khái niệm

Ủy thác nhập khẩu là hình thức mà doanh nghiệp hoặc cá nhân giao cho một công ty dịch vụ logistics hay đơn vị nhập khẩu chuyên nghiệp thực hiện toàn bộ các thủ tục liên quan đến mua hàng, vận chuyển quốc tế, làm thủ tục hải quan, nộp thuế nhập khẩu và bàn giao hàng hóa. Nói cách khác, đây là dịch vụ mà bạn ủy thác cho bên thứ 3 có đủ năng lực và giấy phép xuất nhập khẩu đứng tên trên hợp đồng, chịu trách nhiệm pháp lý, thay mặt bạn hoàn tất quy trình nhập khẩu.

Mô hình này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ (SME), startup, hoặc chủ shop thương mại điện tử chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Thay vì phải tự mình xử lý các thủ tục phức tạp, bạn chỉ cần làm việc trực tiếp với công ty ủy thác, cung cấp thông tin về hàng hóa, nguồn hàng và yêu cầu, mọi vấn đề còn lại sẽ được xử lý chuyên nghiệp, minh bạch và đúng quy định pháp luật.

Đối tượng sử dụng dịch vụ

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hiện nay được nhiều nhóm khách hàng lựa chọn, bao gồm:

• Doanh nghiệp SME và startup: Muốn nhập hàng từ Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc EU nhưng không có mã số xuất nhập khẩu hay nhân sự am hiểu thủ tục hải quan.
  
  

• Chủ shop kinh doanh online, thương mại điện tử: Thường xuyên cần nhập hàng order, hàng số lượng nhỏ nhưng vẫn mong muốn tiết kiệm chi phí logistics và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
  
  

• Nhà phân phối, đại lý: Cần nhập khẩu các mặt hàng chuyên dụng như máy móc, linh kiện, nguyên vật liệu nhưng muốn tối ưu quy trình và hạn chế sai sót trong khai báo hải quan.
  
  

• Cá nhân, hộ kinh doanh: Có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa tiêu dùng, phụ kiện, thời trang từ nước ngoài nhưng không muốn tốn công tìm hiểu quá nhiều thủ tục.
  
  

Có thể nói, ủy thác nhập khẩu chính là giải pháp an toàn, tiết kiệm và hiệu quả cho mọi đối tượng đang tìm kiếm cách đưa hàng hóa quốc tế về Việt Nam mà không phải gánh rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.

Lợi ích của dịch vụ ủy thác nhập khẩu 

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu giúp doanh nghiệp và cá nhân rút ngắn đáng kể thời gian xử lý các khâu phức tạp như đàm phán với đối tác nước ngoài, chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan, đóng thuế nhập khẩu và vận chuyển quốc tế. Thay vì phải đầu tư nhân sự, đào tạo nghiệp vụ hoặc tự mình tìm hiểu luật thương mại quốc tế, bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý, chi phí vận hành cũng như tránh những khoản phạt phát sinh do sai sót thủ tục. Đây là giải pháp tối ưu cho SME, startup và chủ shop thương mại điện tử muốn tối ưu logistics nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.

Giảm thiểu rủi ro pháp lý, hải quan

Một trong những thách thức lớn nhất khi tự nhập khẩu hàng hóa là rủi ro pháp lý và thủ tục hải quan. Việc khai báo sai mã HS code, áp thuế nhập khẩu không chính xác hoặc thiếu chứng từ có thể dẫn đến bị phạt, chậm thông quan hoặc giữ hàng tại cảng. Khi chọn công ty ủy thác nhập khẩu uy tín, bạn được hỗ trợ toàn diện bởi đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm, am hiểu luật xuất nhập khẩu, đảm bảo mọi quy trình đều minh bạch, đúng pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ chưa có giấy phép nhập khẩu hoặc thiếu đội ngũ pháp lý chuyên trách.

Tiếp cận nguồn hàng quốc tế dễ dàng

Ngoài yếu tố tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro, ủy thác nhập khẩu còn giúp bạn mở rộng cơ hội tiếp cận nguồn hàng từ nhiều thị trường lớn như Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và EU. Thông qua hệ thống đối tác và mạng lưới logistics toàn cầu, các công ty dịch vụ ủy thác có thể hỗ trợ khách hàng nhập khẩu máy móc, nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng, phụ kiện thời trang hoặc các mặt hàng đặc thù mà nếu tự tìm kiếm sẽ mất nhiều thời gian và dễ gặp rào cản pháp lý. Đây chính là lợi thế lớn để các nhà phân phối, đại lý và doanh nghiệp SME nâng cao năng lực cạnh tranh, đa dạng hóa nguồn hàng, đồng thời yên tâm về chất lượng và quy trình nhập khẩu.

Chi phí ủy thác nhập khẩu gồm những gì? 

Phí dịch vụ

Trong dịch vụ ủy thác nhập khẩu, khoản chi phí đầu tiên và bắt buộc là phí dịch vụ mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải trả cho công ty ủy thác nhập khẩu. Đây là chi phí để đơn vị thứ 3 thay mặt khách hàng thực hiện toàn bộ các thủ tục từ ký hợp đồng ngoại thương, mở tờ khai hải quan, xử lý chứng từ, nộp thuế nhập khẩu, đến vận chuyển hàng hóa về kho. Mức phí này phụ thuộc vào loại hàng, giá trị đơn hàng và thị trường nhập khẩu, thường dao động từ 5,000 USD trở lên. Để có báo giá chính xác, minh bạch và phù hợp từng nhu cầu, bạn nên liên hệ trực tiếp với TSL qua hotline: 0866 139 944 hoặc 0246 292 9229 để được tư vấn chi tiết.

Thuế nhập khẩu, VAT

Bên cạnh phí dịch vụ, khách hàng cần chuẩn bị khoản chi phí bắt buộc là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT). Các khoản thuế này được cơ quan hải quan áp dụng dựa trên mã HS code, trị giá tính thuế, xuất xứ hàng hóa và quy định tại Biểu thuế nhập khẩu Việt Nam. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí nhập hàng, đồng thời cũng là phần dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong việc khai báo hải quan. Khi sử dụng dịch vụ logistics trọn gói hoặc ủy thác, công ty đối tác sẽ đảm bảo khai báo chính xác, giúp khách hàng tránh bị phạt do kê khai sai và hạn chế rủi ro pháp lý.

Phí vận chuyển, lưu kho

Ngoài hai loại chi phí trên, khách hàng còn cần tính đến phí vận chuyển quốc tế, phí lưu kho và phí logistics nội địa. Các chi phí này phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu về cảng Việt Nam, cũng như trong thời gian hàng chờ thông quan tại cảng biển hoặc sân bay. Mức phí sẽ khác nhau tùy vào hình thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ), khối lượng, loại hàng hóa và thời gian lưu kho. Việc hợp tác với đơn vị ủy thác nhập khẩu uy tín sẽ giúp bạn có được mức chi phí hợp lý, tận dụng các tuyến vận tải quốc tế ổn định, đồng thời đảm bảo tiến độ giao hàng đúng cam kết.

So sánh: Tự nhập khẩu vs ủy thác nhập khẩu 

Ưu và nhược điểm của tự nhập khẩu

Tự nhập khẩu hàng hóa nghĩa là doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp đứng tên trên hợp đồng ngoại thương, tự xử lý mọi thủ tục liên quan đến đặt hàng quốc tế, vận tải, thông quan hải quan, đóng thuế nhập khẩu, VAT và quản lý logistics. Ưu điểm của hình thức này là giúp doanh nghiệp chủ động hoàn toàn trong việc lựa chọn nhà cung cấp, kiểm soát chi phí và quy trình. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là yêu cầu mã số xuất nhập khẩu, đội ngũ am hiểu luật thương mại quốc tế, chứng từ hải quan cũng như kinh nghiệm xử lý rủi ro. Nếu không có chuyên môn, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng chậm thông quan, sai mã HS code, chịu phạt thuế hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Đây là lý do khiến SME, startup, chủ shop thương mại điện tử thường e ngại khi tự nhập khẩu hàng hóa.

Ưu và nhược điểm của ủy thác nhập khẩu

Ngược lại, ủy thác nhập khẩu là việc bạn giao cho một công ty dịch vụ logistics hoặc đại lý nhập khẩu đứng tên hợp pháp và thay bạn thực hiện toàn bộ quy trình. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: không cần đầu tư nhân sự hay xử lý thủ tục phức tạp.
  
  

• Giảm rủi ro pháp lý: công ty ủy thác am hiểu luật hải quan, thuế nhập khẩu, hạn chế sai sót.
  
  

• Tiếp cận nguồn hàng quốc tế: dễ dàng nhập khẩu từ các thị trường lớn như Trung Quốc, Mỹ, EU, Nhật Bản, Hàn Quốc.
  
  

Điểm hạn chế là doanh nghiệp phải trả thêm phí dịch vụ ủy thác, và mức độ chủ động có thể ít hơn so với tự nhập khẩu. Tuy nhiên, với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân mới kinh doanh, đây là giải pháp an toàn, giúp họ tập trung vào phát triển kinh doanh thay vì lo lắng về thủ tục xuất nhập khẩu.

Quy trình ủy thác nhập khẩu mới nhất 2025 

Bước 1 – Ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Quy trình ủy thác nhập khẩu bắt đầu bằng việc doanh nghiệp hoặc cá nhân ký kết hợp đồng ủy thác với công ty dịch vụ logistics. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi, hàng hóa nhập khẩu, chi phí dịch vụ, thuế nhập khẩu, VAT và điều khoản pháp lý. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, pháp lý và an toàn cho cả hai bên.

Bước 2 – Đàm phán và đặt hàng quốc tế

Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty ủy thác nhập khẩu sẽ thay mặt khách hàng đàm phán với nhà cung cấp nước ngoài, xác định điều kiện Incoterms, thanh toán quốc tế và đặt hàng. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo mọi điều khoản giao dịch quốc tế đều tuân thủ luật thương mại quốc tế, tránh rủi ro tranh chấp hợp đồng.

Bước 3 – Thực hiện thủ tục hải quan và vận chuyển

Khi hàng hóa được xuất khẩu từ nước sở tại, công ty ủy thác sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan, khai báo mã HS code, nộp thuế nhập khẩu và VAT theo quy định. Đồng thời, hàng hóa sẽ được vận chuyển qua các tuyến logistics quốc tế bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ về cảng/sân bay Việt Nam. Bước này yêu cầu sự chính xác tuyệt đối để tránh tình trạng hàng bị giữ tại cảng hoặc phát sinh chi phí lưu kho.

Bước 4 – Thanh toán và bàn giao hàng hóa

Sau khi thông quan thành công, công ty ủy thác nhập khẩu sẽ tiến hành thanh toán các chi phí còn lại và bàn giao hàng hóa cho khách hàng tại kho hoặc địa điểm đã thỏa thuận. Doanh nghiệp lúc này chỉ cần nhận hàng và đưa vào hoạt động kinh doanh mà không phải trực tiếp tham gia vào bất kỳ thủ tục phức tạp nào. Đây chính là lợi thế giúp SME, startup và chủ shop thương mại điện tử yên tâm phát triển kinh doanh, trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.