Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết từ A–Z | Tư vấn miễn phí: 0866 139 944 – 0246 292 9229

Trong bối cảnh hoạt động thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết từ A–Z là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nhập khẩu nhanh chóng, đúng pháp luật và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp và cá nhân gặp khó khăn do chưa hiểu rõ thủ tục hải quan, hồ sơ nhập khẩu, chính sách quản lý hàng hóa hay cách xác định HS Code và thuế nhập khẩu.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa một cách chi tiết, dễ hiểu và cập nhật theo quy định mới nhất, từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến thông quan và nhận hàng. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ nhập khẩu trọn gói, đội ngũ TSL sẵn sàng đồng hành và giải đáp miễn phí qua 0866 139 944 – 0246 292 9229, giúp bạn nhập khẩu an toàn – nhanh chóng – hiệu quả ngay từ lần đầu tiên.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết từng bước 

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là một chuỗi các bước liên hoàn, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ chính sách nhập khẩu, hồ sơ pháp lý, thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế. Việc hiểu và thực hiện đúng từng bước không chỉ giúp thông quan nhanh, mà còn giảm rủi ro bị phạt, lưu kho, phát sinh chi phí. Dưới đây là quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết từng bước đang được áp dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay.

Bước 1 – Kiểm tra chính sách và điều kiện nhập khẩu hàng hóa

Trước khi tiến hành nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ mặt hàng dự kiến nhập khẩu có được phép nhập khẩu hay không. Ở bước này, cần tra cứu chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm: hàng cấm nhập, hàng nhập khẩu có điều kiện, hàng phải kiểm tra chuyên ngành hoặc xin giấy phép. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định mã HS Code chính xác để biết mức thuế nhập khẩu, thuế VAT, cũng như các yêu cầu liên quan đến kiểm định, công bố hợp quy, hợp chuẩn (nếu có). Đây là bước nền tảng quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa.

Bước 2 – Ký kết hợp đồng ngoại thương và chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

Sau khi đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện nhập khẩu, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài, thống nhất các điều khoản quan trọng như giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms 2020). Song song đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa, bao gồm: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, hợp đồng mua bán, C/O (nếu có). Bộ chứng từ đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình khai báo hải quan điện tử diễn ra nhanh chóng và hạn chế việc bị phân luồng kiểm tra.

Bước 3 – Khai báo hải quan và làm thủ tục thông quan

Khi hàng cập cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Dựa trên thông tin khai báo, tờ khai sẽ được phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ.

• Luồng xanh: được thông quan ngay
  
  

• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ
  
  

• Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa
  
  

Ở bước này, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan và/hoặc đơn vị dịch vụ khai báo hải quan để xử lý kịp thời các yêu cầu phát sinh, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.

Bước 4 – Nộp thuế nhập khẩu và nhận hàng về kho

Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản phí liên quan theo thông báo của cơ quan hải quan. Khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, hàng hóa sẽ được giải phóng khỏi cảng, vận chuyển về kho của doanh nghiệp. Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, đánh dấu việc hoàn tất thủ tục pháp lý và chính thức đưa hàng vào lưu thông hoặc sản xuất, kinh doanh.

>>>> Xem thêm bài viết chi tiết tại đây : Quy trình nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam của TSL.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là gì? 

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là tập hợp các bước nghiệp vụ và thủ tục pháp lý mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thực hiện để đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam một cách hợp pháp, đúng quy định của pháp luật hải quan. Quy trình này bao gồm từ khâu kiểm tra chính sách nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, nộp thuế nhập khẩu, cho đến khi hàng hóa được thông quan và đưa về kho. Việc hiểu đúng và đầy đủ quy trình nhập khẩu hàng hóa giúp doanh nghiệp chủ động thời gian, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh quốc tế.

Khái niệm quy trình nhập khẩu hàng hóa theo quy định hiện hành

Theo thực tiễn và các quy định của Tổng cục Hải quan Việt Nam, quy trình nhập khẩu hàng hóa được hiểu là chuỗi các thủ tục hải quan và nghiệp vụ logistics bắt buộc, được thực hiện trên cơ sở Luật Hải quan, các nghị định, thông tư liên quan. Quy trình này áp dụng cho mọi loại hàng hóa nhập khẩu chính ngạch, bao gồm hàng tiêu dùng, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất… và được quản lý thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Mỗi bước trong quy trình đều có vai trò quan trọng và liên kết chặt chẽ với nhau.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bao gồm những nội dung chính nào?

Về cơ bản, quy trình nhập khẩu hàng hóa bao gồm các nội dung chính như: xác định mã HS Code, kiểm tra chính sách quản lý hàng hóa, chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu (Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O…), thực hiện khai báo hải quan, phân luồng tờ khai, kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT. Mỗi nội dung đều ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan và chi phí nhập khẩu, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới tham gia lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa?

Việc nắm vững quy trình nhập khẩu hàng hóa giúp doanh nghiệp tránh các lỗi phổ biến như khai sai HS Code, thiếu chứng từ, vi phạm chính sách nhập khẩu hoặc bị giữ hàng tại cảng. Ngoài ra, hiểu rõ quy trình còn giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập khẩu hiệu quả, chủ động làm việc với forwarder, customs broker, cũng như quyết định chính xác nên tự làm hay thuê dịch vụ nhập khẩu trọn gói. Đây là yếu tố then chốt giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa áp dụng cho những đối tượng nào?

Quy trình nhập khẩu hàng hóa không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp lớn, mà còn phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), hộ kinh doanh, cá nhân nhập khẩu, cũng như các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử xuyên biên giới. Dù quy mô lớn hay nhỏ, việc tuân thủ đúng quy trình nhập khẩu là điều kiện bắt buộc để hàng hóa được lưu thông hợp pháp tại thị trường Việt Nam và tránh các rủi ro về pháp lý, thuế và xử phạt hành chính.

Các hình thức nhập khẩu hàng hóa phổ biến 

Trong hoạt động thương mại quốc tế, việc lựa chọn hình thức nhập khẩu hàng hóa phù hợp có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thủ tục hải quan và mức độ rủi ro pháp lý. Tùy vào năng lực, kinh nghiệm và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức nhập khẩu khác nhau theo quy định của Luật Hải quan Việt Nam và thông lệ thương mại quốc tế. Dưới đây là những hình thức nhập khẩu hàng hóa phổ biến đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức nhập khẩu hàng hóa thông qua đầy đủ thủ tục hải quan, có hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, vận đơn và thực hiện kê khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch được nộp đầy đủ thuế nhập khẩu, thuế VAT, tuân thủ các quy định về kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận xuất xứ (C/O) và chính sách quản lý hàng hóa. Đây là hình thức nhập khẩu an toàn, minh bạch, phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh lâu dài, giúp hàng hóa lưu thông hợp pháp và ổn định tại thị trường Việt Nam.

Nhập khẩu ủy thác

Nhập khẩu ủy thác là hình thức mà doanh nghiệp không trực tiếp đứng tên làm thủ tục nhập khẩu, mà ủy quyền cho một đơn vị khác (thường là công ty logistics hoặc dịch vụ xuất nhập khẩu) thực hiện toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp mới, hộ kinh doanh hoặc cá nhân chưa có kinh nghiệm về thủ tục hải quan, HS Code, thuế nhập khẩu. Nhập khẩu ủy thác giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro sai sót, tuy nhiên chi phí thường cao hơn so với việc tự làm thủ tục.

Nhập khẩu gia công, sản xuất xuất khẩu

Nhập khẩu gia công là hình thức nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện từ nước ngoài để gia công hoặc sản xuất hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng đã ký với đối tác. Hình thức này chịu sự quản lý chặt chẽ của cơ quan hải quan, yêu cầu doanh nghiệp theo dõi định mức, báo cáo quyết toán, quản lý tồn kho nguyên phụ liệu. Ưu điểm của nhập khẩu gia công là được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ quy trình nhập khẩu, hệ thống quản lý hải quan và quy định pháp lý liên quan để tránh rủi ro vi phạm.

Kinh nghiệm giúp nhập khẩu hàng hóa nhanh & an toàn 

Trong thực tế, việc nhập khẩu hàng hóa không chỉ phụ thuộc vào việc nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có kinh nghiệm xử lý hồ sơ, làm việc với hải quan và đơn vị logistics. Áp dụng đúng những kinh nghiệm thực tế dưới đây sẽ giúp quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí.

Xác định chính xác HS Code và chính sách nhập khẩu ngay từ đầu

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hàng hóa bị chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí là xác định sai mã HS Code và không nắm rõ chính sách quản lý hàng hóa nhập khẩu. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ HS Code để biết thuế nhập khẩu, thuế VAT, cũng như yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, công bố hợp quy. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS diễn ra thuận lợi và tránh bị xử phạt.

Chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ và nhất quán

Một bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa đầy đủ, thống nhất thông tin giữa các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, hợp đồng ngoại thương, C/O sẽ giúp giảm nguy cơ bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng (Incoterms 2020) để đảm bảo tính đồng bộ và chính xác. Hồ sơ rõ ràng không chỉ giúp thông quan nhanh, mà còn tạo thuận lợi khi làm việc với cơ quan hải quan và forwarder.

Lựa chọn đơn vị logistics và dịch vụ hải quan uy tín

Đối với doanh nghiệp mới hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm, việc hợp tác với đơn vị logistics, customs broker hoặc dịch vụ nhập khẩu trọn gói là giải pháp an toàn và hiệu quả. Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ từ tư vấn chính sách nhập khẩu, khai báo hải quan, xử lý kiểm tra chuyên ngành, đến việc theo dõi tiến độ thông quan. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực thủ tục và hạn chế rủi ro phát sinh trong toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa.