EMPRESAS

CONTROLANDO A SUA PARTICIPAÇÃO EM EMPRESAS E NEGÓCIOS

Se você é sócio de uma empresa ou negócio, também poderá controlar seus investimentos e retornos, com o programa Meu$ plus.

Antes de entrar nos detalhes, vale a pena ressaltar um conceito: “É essencial separar as suas finanças pessoais das finanças da empresa da qual você é sócio”. A empresa deve ter uma contabilidade totalmente separada.

O sócio não deve nunca comprar com seu dinheiro particular qualquer coisa para a empresa, assim como não deve nunca utilizar dinheiro da empresa para pagar suas contas pessoais. Se ele fizer isto, e isto é muito comum nas pequenas empresas familiares, jamais terá condições de saber se a sua empresa está dando lucro ou prejuízo.

Isto ocorre porque quando a empresa está indo mal e o sócio utiliza o seu dinheiro pessoal, originário de economias ou de outras fontes de rendimentos, para salvar as finanças da empresa, corre o risco de não perceber o quanto a sua empresa está dando prejuízo, podendo até chegar a uma situação de falência pessoal.

Ou, por outro lado, a empresa pode ser lucrativa, mas pode parecer que não seja, se o sócio estiver utilizando este lucro para gastos pessoais, fora da empresa. Outro problema é que quando há vários sócios, e não há uma separação rígida entre as contas pessoais e as contas da empresa, alguns sócios podem acabar levando vantagem sobre os outros, voluntariamente ou não, causando desequilíbrio nas relações da sociedade, ou até nas relações pessoais.

O certo é a empresa ter vida própria, sobreviver com seus próprios recursos. Os sócios devem decidir o quanto querem fazer de aporte de capital inicial na empresa, podendo eventualmente fazer outros aportes mais tarde, sempre proporcionalmente à sua quota de participação na sociedade, mas fora destas ocasiões não devem colocar dinheiro na empresa.

Do ponto de vista das finanças pessoais do sócio, a empresa tem que funcionar como se fosse uma caixa preta, uma aplicação financeira externa, na qual o sócio é um investidor, onde aplica recursos e depois de algum tempo obtém retornos, na forma de lucros e da própria valorização da empresa.

As despesas operacionais da empresa, com compras de mercadorias, pagamento de funcionários, aluguéis, e outras, assim como as receitas operacionais da empresa, não interessam à contabilidade pessoal do sócio, devem ser consideradas exclusivamente na contabilidade da empresa.

Os únicos fluxos financeiros que devem ser considerados, do ponto de vista do sócio, são aqueles valores que ele aplica na empresa, como investidor, e os valores que ele recebe da empresa como remuneração pelo seu capital, como:

• Aportes de Capital – os valores investidos pelo sócio para constituir o capital da empresa. No caso de vários sócios, quando se decide fazer um aumento de capital da empresa, os sócios devem participar com valores proporcionais à sua quota percentual de participação na empresa. Se um sócio fizer um aporte de capital superior à sua quota de participação, então a sua quota de participação na empresa deverá aumentar em relação aos outros sócios.
• Retiradas de Capital – os valores retirados pelo sócio, da parte que lhe cabe no capital da empresa. A retirada de capital por um só sócio reduz a sua quota de participação na empresa. Isto ocorre, por exemplo, quando um sócio vende a outros uma parte de suas quotas. A participação percentual dos sócios terá que ser ajustada. Não confunda “retirada de capital” com “pró-labore”, que veremos abaixo.
• Distribuição de Lucros ou prejuízos – são os valores distribuídos aos sócios, em função dos lucros gerados pela empresa, proporcionalmente às suas quotas de participação na empresa, ou os prejuízos assumidos pelos sócios, também proporcionalmente às suas quotas. A distribuição de lucros normalmente é feita após os balanços semestrais ou anuais da empresa.

Caso o sócio também trabalhe na empresa, poderá receber uma remuneração mensal pelos serviços prestados à empresa, que se chama de “pró-labore”, mas é o mesmo que “salário”. Ao contrário dos outros recebimentos acima, o pró-labore não influi na conta de “participação” do sócio na empresa, porque ao receber este valor o sócio não está exercendo o papel de sócio, mas o papel de empregado, que está recebendo um salário por serviços prestados, como qualquer outro empregado da empresa.

O pró-labore entra como “receita” em alguma conta corrente bancária do sócio, enquanto os aportes de capital, retiradas, lucros e prejuízos entram na sua conta de “participação” como sócio da empresa. Isto tudo pode ficar mais claro através de um exemplo, que vamos ver a seguir:

A Alice é sócia de uma pequena loja de roupas infantis “Mini Moda” junto com a sua amiga Carla, cada uma com participação de 50% no capital da empresa.

Para controlar a sua participação na loja, Alice cria uma conta no programa Meu$, com o nome “Mini Moda”, que é o próprio nome da loja, conforme abaixo;

É uma conta comum, sem cotas, com a característica “Invest” marcada, para o programa acompanhar a rentabilidade desta conta, como se fosse um investimento. Foi selecionada a carteira “Negócios” que é a mais apropriada para esta conta:

A loja foi fundada em Março de 2010, com capital de 80.000,00. A participação da Alice, de R$ 40.000,00 foi integralizada em três parcelas, sendo uma inicial de 20 mil e outras duas parcelas de 10 mil nos dois meses seguintes e foram registradas na conta Mini Moda:

A conta “Mini Moda” representa o capital que pertence à Alice nesta empresa, por isto todos os aportes de capital, retiradas de capital, lucros e prejuízos referentes à parte que cabe à Alice, são anotados nesta conta. Nas três primeiras linhas aparecem os aportes de capital feitos pela Alice. Todos foram feitos através de transferências da conta bancária “Brad Alice”.

Nota-se que após o terceiro aporte, no dia 08/05/10 o saldo é de R$ 40.000,00 que é o valor do capital inicial pertencente à Alice na loja. Na conta “Brad Alice” estas transferências vão aparecer como saídas de recursos, no meio de outros lançamentos comuns de uma conta corrente, despesas de alimentação, telefone e outras, como vemos abaixo:

Além dos aportes de capital feitos pela Alice, a empresa recebeu outros R$ 40.000,00 da outra sócia, foram feitas compras de mercadorias, pagamentos de serviços, aluguéis, foram recebidos pagamentos de clientes, etc. Todos estes movimentos financeiros foram anotados na contabilidade da empresa, mas não na conta “Mini Moda” da Alice, porque nesta conta só são anotados os movimentos financeiros que afetam a “participação” que a Alice possui na loja, como aportes de capital, retiradas, incorporações de lucros ou prejuízos.

Além de ser sócia, a Alice também trabalha na loja, e pelo seu trabalho recebe um “pró-labore” de R$ 1.800,00 que é creditado todo dia 14 na sua conta corrente “Brad Alice”. Veja um destes depósitos no dia 14/04/10. Aparece como uma “Receita”, na categoria “Salários, Honorários”.

Veja que este pró-labore não é anotado na conta “Mini Moda”, porque não tem nada a ver com o capital da Alice na loja. O pró-labore não aumenta nem diminui a sua participação na loja, é uma receita proveniente do seu trabalho e não do seu capital. Para a Alice é como ela estivesse recebendo o salário de qualquer outra empresa e não da sua, para a loja é como se estivesse pagando salário para qualquer outra funcionária.

À medida que passa o tempo, as operações da empresa vão produzindo resultados positivos ou negativos, que irão aumentar ou diminuir o capital que os sócios depositaram nela. Para saber a quantas anda a empresa, semestralmente, ou anualmente se faz um balanço, que vai dizer a situação atual das suas finanças.

No dia 02/07/10 foi feito um primeiro balanço da “Mini Moda”, computando-se o seu estoque, suas contas bancárias, contas a receber e contas a pagar, etc. Encontrou-se um Patrimônio Líquido de R$ 76.340,00 portanto houve uma redução de R$ 3.660,00 em relação ao capital inicial de R$ 80.000,00 que as sócias investiram na empresa. É natural a empresa que está começando ter algum prejuízo nos primeiros meses.

Como o patrimônio líquido, que é o capital pertencente aos sócios, reduziu em R$ 3.660,00 então, cada uma das sócias, teve também seu capital na empresa reduzido proporcionalmente à sua participação, ou seja 50% de R$ 3.660,00 que equivale a R$ 1.830,00 a menos para cada sócia, e isto tem que ser registrado na conta “Mini Moda” da Alice.

Para registrar isto, Alice faz o lançamento que vemos na linha do dia 02/07/10 na conta “Mini Moda”, Figura 88. O lançamento é de “Despesa” porque registra um prejuízo de R$ 1.830,00 e a categoria usada foi “Despesas de Negócios”. Vemos que o saldo nesta linha R$ 38.170,00 reflete o valor da participação da Alice na empresa, naquela data.

No início de dezembro de 2010, a Mini Moda estava precisando de um reforço de caixa em função das compras para o Natal, então, a Alice, que tinha recursos disponíveis, resolveu emprestar R$ 10.000,00 para a loja, a ser devolvido em 1 mês, cobrando juros de 2% por este empréstimo.

Esta operação foi registrada na conta “Mini Moda”, no dia 05/12/10 como uma transferência de dinheiro da conta bancária da Alice “Brad Alice” para a conta “Mini Moda” e no dia 07/01/11, aparecem dois lançamentos, o primeiro onde é anotada a “receita” dos juros do empréstimo, de R$ 200,00 como um rendimento de aplicação financeira, e em seguida a transferência de recursos da conta “Mini Moda” para a conta bancária da Alice, que registra a devolução do empréstimo pela loja, incluindo os juros, no valor de R$ 10.200,00.

Alguém poderia perguntar, porque a Alice está cobrando juros da sua própria loja ? - A razão é simples: ela não é a única sócia. Caso a outra sócia também tivesse emprestado a mesma quantia, então ambas podiam combinar que não cobrariam juros da loja, porém se só uma empresta, não seria justo para ela deixar de ganhar rendimentos do banco, para financiar a loja sozinha. É um exemplo daquilo que falamos antes: Não se deve misturar as finanças pessoais com as finanças da empresa. A empresa tem que ser tratada como uma entidade separada.

Em função das boas vendas de Natal, o balanço do segundo semestre da loja Mini Moda, realizado em 08/01/11 apontou um Patrimônio Líquido de R$ 92.340,00 com um aumento de 16.000,00 em relação ao último balanço. Este resultado positivo deve ser incorporado ao capital das sócias na empresa, sendo R$ 8.000,00 para cada uma.

Na conta “Mini Moda” da Alice, isto está registrado no dia 10/01/11 como “incorporação de lucros” , na categoria “Receitas de Negócios”. Quando a empresa tem lucros, parte destes lucros pode ser distribuída aos sócios em dinheiro, e as sócias da Mini Moda resolveram distribuir R$ 1.500,00 para cada uma, como participação nos lucros. O restante dos lucros ficou incorporado ao capital da empresa. Isto aparece registrado na conta “Mini Moda” da Alice, também no dia 10/01/11 como uma transferência de dinheiro para sua conta corrente “Brad Alice”, com a descrição “distribuição de lucros”.

Após todas estas operações, vemos que o saldo da conta “Mini Moda”, no dia 10/01/11 está em R$ 44.670,00 que é quanto vale a participação da Alice na loja Mini Moda nesta data.

Aparentemente a Alice foi bem sucedida em seu empreendimento, porque investiu R$ 40.000,00 recebeu R$ 1.500,00 de lucros e ainda tem um capital de R$ 44.670,00 na loja. Para saber se a loja está sendo mesmo um bom investimento, a Alice pode consultar o gráfico “Rentabilidade dos Investimentos" e ver qual é a rentabilidade líquida da conta “Mini Moda” no período de 05/03/10 a 10/01/11 e, se fizer isto vai verificar uma rentabilidade líquida de 19,86% ao ano, que é uma boa rentabilidade, acima dos investimentos médios do mercado.

Além disso, Alice ainda recebeu R$ 1.800,00 por mês de pró-labore, mas isto não conta do ponto de vista de investidora, porque isto ela recebeu como remuneração pelo seu trabalho e não pelo seu capital, por isto os valores de pró-labore não aparecem na conta “Mini Moda”, que é como se fosse uma conta de investimento, e por isto também não influem na sua rentabilidade.

O acompanhamento das finanças internas da própria empresa, não é feito com o programa Meu$ plus, porque mesmo uma loja como a Mini Moda, tem uma movimentação financeira que envolve compras e vendas de mercadorias, controle de estoque, folha de pagamento e vários outros controles que fogem ao objetivo do programa Meu$, que é destinado a “finanças pessoais”, a não ser no caso de empresas muito pequenas, ou microempresários individuais, que eventualmente poderiam usar o programa para esta finalidade.

O uso do programa Meu$, ou outro programa de finanças pessoais, para controlar os seus investimentos e retornos em uma empresa da qual é sócio, como vimos no exemplo acima, é essencial para você acompanhar a evolução do seu capital na empresa e a rentabilidade que a empresa está lhe dando como investidor.

PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS E MICROEMPRESÁRIOS

No caso dos profissionais autônomos ou microempresários que são os únicos donos de um negócio, a regra que se aplica para a participação em empresas, de não misturar as finanças pessoais com as finanças da empresa, pode não ser aplicada porque o profissional e a empresa muitas vezes se confundem que é o caso, por exemplo, de um dentista que trabalha sozinho em seu consultório, ou de um corretor de imóveis, ou uma cabeleireira, um despachante, um vendedor autônomo e tantas outras profissões.

Nestes casos, é comum o profissional utilizar a mesma conta bancária para depositar rendimentos profissionais e pagar despesas pessoais, ou seja as suas finanças pessoais e profissionais acabam ficando misturadas, mas o programa Meu$ plus tem alguns recursos que podem facilitar o controle das contas pessoais e profissionais que são registradas juntas no mesmo banco de dados, fazendo alguma separação entre as finanças pessoais e as finanças dos negócios, na análise dos resultados.

Para isto, deve-se acrescentar algumas categorias específicas de receita e despesa, de acordo com o ramo de atividade profissional. Por exemplo, um corretor de imóveis, poderia acrescentar na tabela de categorias de receitas: “Comissões de Vendas” e “Comissões de Aluguéis”, caso queira registrar separadamente estes dois tipos de rendimentos, para saber o quanto cada uma destas áreas está dando de resultado. Na parte das “despesas”, poderia acrescentar outras categorias específicas relacionadas com a sua atividade profissional como, por exemplo: “Publicidade”, na qual iria anotar as despesas com anúncios de seus imóveis no jornal, internet, confecção de faixas e placas, etc.

Já uma cabeleireira, necessitaria criar outras categorias como, por exemplo: “Compra de Produtos”, para registrar as compras de shampoos, cremes, esmaltes e outros produtos consumidos no salão, uma categoria “Despesas com Instalações” para registrar o aluguel, luz e outras despesas com as instalações do salão, etc.

Existe um recurso chamado Setor que permite agrupar as categorias de um determinado negócio para facilitar a análise separada das receitas e despesas deste negócio. Por exemplo, um dentista pode ter um conjunto de categorias como: compra de equipamentos, manutenção de equipamentos, aluguel de consultório, despesas administrativas, receitas de consultas, receitas de próteses, etc. Todas estas categorias podem ser associadas a um Setor denominado "Consultório" e assim ele poderá analisar o conjunto de receitas/despesas do Consultório separadamente das suas receitas/despesas pessoais.

Existe também a tela de Negócios pela qual o profissional autônomo pode controlar recebimentos parcelados de seus clientes.

De acordo com a profissão, cada um poderá incluir as categorias de receitas e despesas mais apropriadas e também utilizar setores, para analisar seus resultados. No mais, o profissional autônomo irá utilizar o programa normalmente,tanto para seu controle financeiro pessoal como profissional.