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UTILIZANDO REFERÊNCIAS
UTILIZANDO REFERÊNCIAS
Referências são identificações opcionais que se coloca em lançamentos para poder identificá-los como um grupo e tem várias utilidades. As referências são escritas diretamente no campo "Ref", ou colocadas automaticamente pelos lançamentos programados.
SUBDIVIDINDO UMA COMPRA EM DIVERSAS CATEGORIAS
SUBDIVIDINDO UMA COMPRA EM DIVERSAS CATEGORIAS
Algumas vezes fazemos uma compra com um único cheque, ou um único débito no cartão, mas que envolve despesas que gostariamos de separar em categorias diferentes. No exemplo acima, a Alice fez uma compra no dia 07/04/13, no supermercado Super Mar de diversos itens de alimentação e suprimentos para sua casa, mas também comprou um presente de aniversário para seu sobrinho. Entretanto pagou tudo com um único cheque de R$ 265,82.
Para distribuir as despesas nas categorias corretas do programa, ela fez dois lançamentos para esta compra: No primeiro lançamento colocou a parte de "alimentação e suprimentos", no valor de R$ 187,32 e no segundo lançamento o presente, de R$ 78,50. Entretanto, para saber que estas duas linhas foram pagas com um único cheque e para facilitar a conferência posterior com o extrato bancário, ela colocou a mesma referência nas duas linhas "ch2512" que se refere ao número do cheque utilizado que era Nº 2512.
TOTALIZANDO LINHAS COM UMA REFERÊNCIA
TOTALIZANDO LINHAS COM UMA REFERÊNCIA
Além de facilitar a identificação, o uso da referência tem a vantagem que quando diversas linhas tem a mesma referência, quando se clica com o cursor em cima de qualquer uma delas, aparece na parte de baixo da tela o nome da referência e a soma dos valores de todas as linhas que tem esta referência. Assim, quando clica em qualquer uma das linhas com a referência "ch2512" aparece na parte de baixo da tela, "Total Ref ch2512 = -265,82" dando o total destas linhas, que é o valor do cheque.
As referências podem estar em linhas subsequentes ou em linhas separadas, como é o caso das referências "anacarol" que estão no mesmo exemplo nas linhas um pouco acima e referem-se a valores recebidos de uma cliente chamada Ana Carolina.
FACILITANDO A CHECAGEM DE CONTAS
FACILITANDO A CHECAGEM DE CONTAS
O uso de referências pode facilitar a conferência de contas contas correntes, cartões de crédito, empréstimos e outras. Por exemplo, em uma conta de cartão de crédito podemos marcar as compras que apareceram na fatura de um determinado mês, por exemplo Abril/2013 com a referência "abr13" e assim, enquanto vamos checando a conta, podemos ver na parte de baixo o total das linhas que tem esta marca, facilitando a conferência com o total da fatura (veja um exemplo completo em cartões de crédito).
FACILIDADES PARA COPIAR REFERÊNCIAS
FACILIDADES PARA COPIAR REFERÊNCIAS
No exemplo acima, para facilitar a colocação da referência "abr13" nas diversas linhas, podemos utilizar o recurso "copiar" (esta opção aparece logo acima do campo "Total Ref"). Marcando esta opção, o campo Total Ref torna-se amarelo e fica aberto para edição. Escrevemos então a referência que queremos copiar e depois quando clicamos no campo "Ref" de qualquer linha, ou no campo "Quit", a referência que está em amarelo é copiada para a linha em que clicamos. Quando queremos parar com este processo, desmarcamos o campo "copiar". Isto é muito útil para conferir os lançamentos dos cartões de crédito.
LANÇANDO UM CONTRACHEQUE DE SALÁRIO
LANÇANDO UM CONTRACHEQUE DE SALÁRIO
Outra utilização é no caso de você receber salário através de um depósito bancário, porém no valor deste depósito terem sido descontados valores referentes a planos de saúde, seguros e outros itens, que devem ser classificados em categorias diferentes.
No exemplo abaixo, o Jorge recebeu um crédito de R$ 3.201,48 da empresa ABC Industrial onde trabalha. No seu contracheque de salário, constam os seguintes valores:
No programa, Jorge lança:
a) O seu salário líquido, calculando o seu salário bruto menos o imposto de renda e o inss, que dá: R$ 3.720,45 como "Receita" na categoria "Salários, honorários"
b) O seu plano de saúde que é descontado em folha de pagamento, como "Despesa" na categoria "Saúde"
c) O seguro do seu veículo, que também é descontado em folha de pagamento, como "Despesa" na categoria "Seguros".
Na referência destas três linhas o Jorge coloca "SJ#0513" significando "salário jorge do mês 05/13". Assim, quando clica em qualquer uma destas 3 linhas, irá aparecer na parte de baixo o total delas, ou seja o valor R$ 3.201,48 que é exatamente o valor do crédito recebido de sua folha de pagamento no banco.
É necessário separar o salário, do plano de saúde e do seguro, pois são coisas totalmente diferentes. Se não forem lançadas separadamente o Jorge não poderá acompanhar o quanto está gastando em saúde e em seguros ao longo do tempo.
Quanto ao salário, o Jorge decidiu lançar somente o seu salário líquido, sem lançar separadamente o imposto de renda e o inss descontados em folha, porque não tem interesse em acompanhar estes impostos, quer que o programa acompanhe somente o seu salário líquido. Poderia entretanto ter optado por lançar o salário bruto como receita e o desconto de imposto de renda e o inss separadamente como despesas. Tanto faz, porque o total creditado dá o mesmo, mas seriam mais dois lançamentos e o que iria aparecer nos gráficos como receita, seria o salário bruto e não o líquido. É questão de preferência. Se você preferir ver o salário líquido nos gráficos, porque o salário bruto é uma ficção, nunca chega às suas mãos e também não quiser acompanhar o quanto é descontado de imposto de renda e inss no seu salário, então a primeira opção é adequada, caso contrário, use a segunda opção.
PROGRAMANDO O RECEBIMENTO DE SALÁRIO
PROGRAMANDO O RECEBIMENTO DE SALÁRIO
Como o recebimento de salário normalmente tem uma frequência mensal, é um candidato típico para utilizar o recurso dos lançamentos programados. No caso acima, uma programação para fazer os lançamentos todo mês na conta do Jorge, a partir de 11/06/13 seria assim:
Na referência "SJ#" o símbolo "#" é substituído pelo programa pelo mês e ano correntes, quando é feito o lançamento.
Consulte lançamentos programados, para mais detalhes sobre o funcionamento.
CONTROLANDO RECEBIMENTOS/PAGAMENTOS DE NEGÓCIOS
CONTROLANDO RECEBIMENTOS/PAGAMENTOS DE NEGÓCIOS
Para pessoas que prestam serviços ou tem um pequeno negócio e recebem pagamentos parcelados de seus clientes, existe a possibilidade de controlar estes recebimentos com uma tela chamada Negócios, que utiliza como base um nome de referência de negócio, que é colocado no campo "Ref", como por exemplo "amigosLago", abaixo:
Para pessoas que prestam serviços ou tem um pequeno negócio e recebem pagamentos parcelados de seus clientes, existe a possibilidade de controlar estes recebimentos com uma tela chamada Negócios, que utiliza como base um nome de referência de negócio, que é colocado no campo "Ref", como por exemplo "amigosLago", abaixo:
Fazendo-se duplo-clique com o mouse em cima deste nome de referência, abre-se a tela de Negócios correspondente, ou cria-se um negócio para esta referência, se ainda não existir Veja exemplo completo aqui.
Fazendo-se duplo-clique com o mouse em cima deste nome de referência, abre-se a tela de Negócios correspondente, ou cria-se um negócio para esta referência, se ainda não existir Veja exemplo completo aqui.
VISUALIZANDO REFERÊNCIAS SEPARADAMENTE
VISUALIZANDO REFERÊNCIAS SEPARADAMENTE
É possível visualizar separadamente o conjunto de todas as linhas que contém a mesma referência na conta atual, o que pode facilitar a análise das mesmas, caso estejam muito dispersas no conjunto de lançamentos. Para fazer isto, primeiro clique em uma das linhas que contém a referência desejada e em seguida pressione o botão que encontra-se logo abaixo do título "Ref". Para voltar a mostrar todas as linhas da conta, pressione este botão novamente.
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